ワークライフバランス

従業員から休職を希望されたら?会社として取るべき手続き方法を解説

身体やメンタルが不調でプレゼンティーズムの状態が発生している従業員

従業員の休職理由として認められているものはいくつかありますが、ケガや病気、適応障害やうつ病などによって長期的に働けなくなった際の傷病休職は、突然発生して急な対応が求められるケースが多いです。そうなった場合には、休職を受け入れる手続きはもちろん、休職中の連絡など、継続した対応が必要となります。

この記事では、急な対応が求められる従業員の休職制度についての正しい知識を紹介します。企業担当者として、もしもの時の心構えのためにもぜひ参考にしてください。

健康経営、うまく実践できていますか?

健康経営とは、従業員の健康管理を経営課題として戦略的に取り組む経営手法のことです。
従業員が健康であれば高い集中力を保って仕事に取り組めるため、生産性が向上するというプラスのサイクルが生まれます。

しかし、健康経営は効果が見えにくく、担当者の負担だけが増える一方に思われがちです。

そこで、健康経営にはどのようなメリットがあるのか、特に健康経営が必要な企業の特徴を挙げ、取り組みの手順をまとめました。

健康経営銘柄や健康経営優良法人と言った顕彰制度の申請方法についても掲載していますので、理想的な健康経営を実現しましょう。

従業員が休職する際の手続き方法

就業規則とスケジュールのイメージ

まずは、従業員から休職の希望を伝えられた際にどんな対応が必要か、具体的に解説します。そもそも休職制度については、義務付ける法的根拠や法律上の定義がありません。つまり、国としての統一の規定はないため、企業ごとに設定した就業規則に則る形になります。多くの企業には休職制度に関連する就業規則がありますが、まず、自分自身の会社にその規定が存在するかということと、従業員が置かれている状態が休職の条件にあてはまるかどうか確認して対応するようにしましょう。

休職願の受理

就業規則を確認したら、休職を希望する従業員に対して休職願(休職届、休職申請書など呼ばれる場合もあります)の提出を依頼します。その際、自社の就業規則に則ってその他に必要な書類があれば、そろえて提出するよう従業員に指示を出します。

社会保険料や住民税の支払方法の確認

社会保険料・住民税の支払方法を確認します。従業員は休職中も会社に所属しているため、社会保険料や住民税の支払い義務があります。ただし、勤務中は給与から天引きしていますが、休職中は給与が支給されず従業員から徴収する必要があるため、そのことを説明した上であらかじめ支払方法を決定しておく必要があります。

一般的には未払い分の給与からまとめて徴収するか、定期的に振込みしてもらうかを従業員に選択してもらう場合が多いです。

傷病手当金・労災保険の書類対応

健康保険における傷病手当金や労災保険の給付金についての書類対応をします。従業員側から給付金の申請に必要な書類への対応を求められるため、定められた箇所に企業側が記入、押印します。

休職中の連絡方法の確認

休職中の連絡方法について確認をします。休職は復帰が前提となるため、休職理由が体調不良であれば回復状況の報告、あるいは復職のタイミングや復職時の業務連携のための連絡方法を決めておく必要があります。ただし、従業員にとって連絡自体が負担になることも考えられるため、各ケースに合わせた対応が必要になることを理解しておくとよいでしょう。
連絡方法は、一般的に電話よりも従業員の体調や時間的な都合に合わせやすいメールのほうがよいとされています。また、頻度は最低でも月に1回程度を目安にしましょう。

ここで注意すべきことは、原則として休職者は就業困難な状態にあることが多いため、引き継ぎや業務マニュアルの作成をするのはほとんど不可能であるということです。休職期間に入れば従業員は労働義務がなくなり、休養に専念することになります。休職を開始した後に仕事に関する内容を具体的に聞き出すことはご法度とされていますので注意しましょう。

【アンケート】従業員の健康に対する意識理解していますか? 

効果的な健康経営を実施するためには、現状を把握したうえで、自社に適した取組みを検討することが重要です。ただ、なにから実施すればいいのかわからない方が多いのではないでしょうか?自社の現状把握はアンケートを活用しましょう。

・健康に対して持っている意識
・健康に対しておこなっている取組みはなにか

こういった従業員の現状を知ることで、自社に適した効果的な取組みを実施することが可能です。以下より無料でダウンロードできますのでぜひご活用ください。

疾病が原因で休職する場合は診断書が必要

休職や健康診断の結果に対する管理を説明している医師

就業規則によりますが、適応障害やうつ病を含めた病気が原因で療養のための休職の場合、多くの企業では医師からの診断書が必要です。従業員に診断書の必要性を伝え、医師からの診断書を作成してもらうよう説明しましょう。
診断書は申請すれば誰でも発行されるというわけではありません。医師が休養や支援などが必要と判断した際に限定して発行されるものです。

従業員本人が担当医師に発行を依頼しますが、診断書の発行は原則として有料であることと、書類の発行には時間がかかる場合もあるということは担当者としてあらかじめ説明しておくと親切でしょう。病院によって異なりますが、一般的に診断書の発行料金は2,000円から10,000円、発行期間は即日から2週間程度といわれています。

休職の場合、社会保険資格の手続きは不要

休職期間中は、給与の支払義務はないものの、雇い主と従業員という関係が続いているため、退職者のように社会保険資格の喪失に関連する手続きは不要です。ただし、通常であれば給与からの天引きによって社会保険料は徴収されるため、支払方法についてあらかじめ話し合っておく必要があります。また、社会保険料は従業員側と企業側とで折半して支払うものですので、企業側の支払いは継続的におこなわなければなりません。

一方、労災保険と雇用保険からなる労働保険についてですが、こちらの保険料は月々の給与額によって決まりますので給与が0円であれば保険料も0円となり、従業員側はもちろん企業側も保険料の負担は一切ありません。

福利厚生のアウトソーシングについて

福利厚生の充実は、従業員満足度を向上させ、採用や離職防止にも役立ちます。

もしこれから福利厚生の導入を検討するのであれば、自社で新たな制度を一から作るよりも、低価格で手間をかけずに簡単に導入ができるアウトソーシングサービスを利用すると良いでしょう。

数あるサービスの中でも、業界でトップシェアを誇る「ベネフィット・ステーション」の導入をおすすめします。

・140万件以上のサービスが利用できるため、年齢や性別関係なく、従業員の多様なニーズに答えることができる
・福利厚生会員数は業界最大の1,548万人(※2022年4月現在)
・「福利厚生」「健康支援」「教育・研修」をサポート

従業員が企業担当者を介さずサービスの利用申し込みを行うため、導入後の事務作業はほとんどありません。

ぜひこの機会にご検討ください。

従業員が休職中に会社として必要な対応

上司ではなく人事総務担当者が休職する従業員と面談しているイメージ

次に、従業員が休職期間中に実施すべき企業側の対応について説明します。

定期的な連絡

休職前に決めた頻度と連絡方法に沿って従業員と定期的な連絡を取ります。その際、現在の体調を含めた状況を主にヒアリングし、従業員の精神的負担を少なくする観点から連絡方法は電話よりメールが良いとされています。

担当者をつけるポイントとして、直属の上司よりも総務部などから担当者をつけることが一般的で、対応する担当者は1名もしくは少人数が推奨されています。

復職に向けた相談

時期を見て復職に向けた相談をしていきます。回復にともない、本人から復職についての意思表示があった際に復職について判断するという流れです。
しかし、本人に復職意思があるからといってすぐに復職させてはいけません。特にメンタルヘルスに問題があって休職した場合、素人判断での職場復帰は疾患再発のリスクを高めます。

復職には主治医や産業医の許可が必要であることを説明した上で、慎重に復職の検討を踏むようにしましょう。

休職期間の延長・退職などへの対応

中には順調に回復できず休職期間がさらに必要になるケースや、復職のめどが立たないというケースもあります。その場合は、休職期間の延長や退職などの対応が必要です。休職期間を延長する場合は、就業規則によって決められている最長の休職期間がどの程度なのか、また例外規定はあるのかなどを確認した上で従業員本人と相談することになります。

退職については、あらかじめ就業規則に「休職期間内に復職できない場合は、自然退職とする」などの内容が明記されていると、企業側としても負担なく退職への対応を進めることができます。このため、休職に入る前には復職や休職をともなう退職についても確認しておくほうが安心でしょう。

場合によっては解雇という判断も

休職期間を満了しても復職できず見通しもまったく立たない場合、最終的には解雇という判断もやむを得ません。その判断は、各企業の就業規則に則って実行することになります。解雇に関しては就業規則に記載がなければなりません。なお、従業員を解雇する場合は、労働基準法により30日前に告知をするか30日分の予告手当の支払いが必要になります。

ただし、基本的な考え方として休職期間満了時に復職できないことを理由に懲戒解雇はできないため、就業規則をよく確認した上での対応となることを理解しておきましょう。

令和の健康経営に必須といわれる健康データ活用とは?

2023年度(令和5年度)の健康経営調査度の中で、調査ポイントに「データの利活用の促進」があげられていますが、その中で健康データの活用自体が健康経営の実現・情報開示の促進にもつながるとあります。
また、数値によって健康経営の取り組みが見える化できることで、改善点が分析できるようになります。

しかし、多くの企業では従業員に関するデータは取得するだけで組織改善などにうまく活用できていないようです。

このような状態で健康経営を推進する担当者のために、健康経営を推進していくなかでのデータ活用の重要性やデータを最大限に活かせる方法について解説します。

休職は早めの対策で予防を

ベネワン・プラットフォームの概念図

休職は従業員にとって給与がなくなるだけでなく、治療費や保険料の負担など経済的に大きな痛手となります。また、休職の事実そのものが精神的な負担となるかもしれません。そういったことを理解しつつ、休職前から職場復帰に至るまで企業側からの正しく詳しい情報提供や事務手続き、話し合いが必要となります。そのためにも、まずは自社の休職に関する規則がどのようになっているかを事前に確認しておくとよいでしょう。ただ、休職について最も重要なことは、従業員の不調を早期発見すること、つまり休職予防です。

ベネフィット・ワンが提供する「ベネフィット・ステーション」は、140万件以上のサービスを全国どこからでもご利用いただける総合福利厚生サービスです。例えば、「24時間心と身体の相談デスク」というサービスでは、心身の不調に気づいたらいつでも専門家へ相談でき、ストレスを気軽に吐き出せる場を提供することで世代間の格差なく幅広い世代の従業員に対して平等にストレスケアをサポートします。

ベネフィット・ステーションでひじょうにニーズが高いのは健康支援で、従業員1人ひとりの健康習慣を改善する支援をします。健康リスクの判定やそれぞれの健康状態に合わせた情報コンテンツは専門家によって提供しますので、ヘルスリテラシーの向上を促進します。そして、健康に興味関心を示さない無関心層へは動機づけをおこない、1人ひとりに対して生活と健康習慣の改善を支援します。

ベネフィット・ステーションを導入いただくと、従業員の健康データや勤怠システムと連携する従業員のデータ活用プラットフォーム「ベネワン・プラットフォーム」が無料でご利用いただけます。その日の気分を簡単に登録して管理することで従業員の日々のコンディションの変化を可視化できます。そして、蓄積したデータを分析することで従業員の離職予防や能力を最大限に発揮できる人事異動をシミュレーションが可能になります。従業員自身も自らの心身の状態を把握できますので、ワークライフバランスの充実へ向けたサポートを実現します。

また、コンディション以外にも、健康診断やストレスチェックの結果、コロナ対策での検温やワクチン接種も一元管理します。健康データのほかには前述の勤怠データに加え、目標管理や評価などのタレントマネジメント機能や、従業員アンケートなどのサーベイ機能も備えた人事領域のDX化にもおすすめのプラットフォームです。

休職について正しい知識を身につけつつ、ぜひ、自社で休職予防対策をしてみてはいかがでしょうか。

従業員の健康を支援するヘルスケアサービスについて

人生100年時代と言われるようになった昨今、新型コロナの影響で在宅勤務が進み、従業員の健康管理や健康促進など健康課題を抱えている企業が増えています。

ベネフィット・ワンでは、そのような健康課題を解決するサービスを多数ご用意しています。

【サービスの一例】
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・特定保健指導の支援
・ストレスチェックのWeb実施
・各種ワクチン接種の運営代行(新型コロナ・インフルエンザ)
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中小企業の方へは、産業保健をすべてひとまとめにしたパッケージサービスもございます。

ぜひ、下のリンクから課題を確認し、自社に合ったサービスを検討してみてください。


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