残業削減はどう実現する？成果の上がるユニークなアイデアについて
近年、企業にとって大きな問題となっているのが従業員の残業です。OpenWork働きがい研究所の調査によると、2021年の1ヶ月あたりの残業時間は全業種平均で約25時間でした。残業をするのが当たり前だった時代もありましたが、サービス残業などのブラックな働き方を経て、企業は残業を減らそうという意識に変わっており、残業時間は年々減少傾向にあります。
この残業削減に至った理由として働き方改革の施行が大きく影響していますが、削減をしようと思ってもすぐに実現できるわけではありません。安直な残業削減では企業の生産性を低下させるだけで持続的な成長が立ちいかなくなってしまうため、効果的な残業削減の実現はハードルが高いといえるでしょう。今回は、成果が出せる残業削減の方法について、実例を交えながら解説していきます。
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目次
なぜ、いま残業削減なのか？
残業削減がなぜ求められるようになったのか、その背景について見てみましょう。
働き方改革による時間外労働の上限規制導入
働き方改革によって時間外労働、つまり残業時間の上限規制が導入されました。これは大企業・中小企業を問わず規制されています。これまで残業時間は行政指導のみでしたが、今は法律によって明確に規制されるようになりました。政府は、多様な働き方の選択や生産性向上を目指し、長時間労働の改善施策を目的に残業時間の削減など様々な取り組みを推進しています。
労働条件への厳しい視線
現在、残業が多い企業では人材確保が難しくなっています。「残業があっても短時間か」「残業代をきちんと支払ってくれる会社なのか」など、求職者からは残業に対する厳しい視線が向けられています。
このように、残業のあり方は企業の採用活動に大きな影響を与えているのです。
残業に起因する日本企業の低い生産性
残業が原因となっている生産性の低さは、日本企業の大きな課題です。誰かが残業をしていると周囲の人が退社しにくくなることや、自分の仕事を効率良く終わらせても誰かの仕事が新たに割り振られてしまうことなど、生産性の低下を招く問題は山積みとなっています。
残業削減がもたらすメリット
残業削減をおこなうことは、企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。
残業代を削減できる
残業削減によって、企業にとって非常に大きなメリットとなるのが残業代の削減です。無理に残業を減らしてコストだけを削減するのではなく、個人の能力やスキルに応じて業務を割り振ったり単純作業はツールによる自動化することで業務効率化が実現しますので、生産性を下げることなく適切に残業削減を実施することがポイントとなります。これによって得た余剰資金で新たな人材を確保したり、既存の人材に対する待遇を手厚くする資金に充てられます。
また、テレワークでも残業申請は可能ですが、残業を原則として禁止している企業も多くこのルールが残業削減につながっています。逆に、会社から見えない環境だからといってサービス残業状態にならないような仕組み作りが必要です。
労働生産性の向上
残業削減によって、抱える業務を定時には終わらせるよう従業員が努めるようになります。
そうすることで従業員それぞれがタイムマネジメントできるようになる上に作業効率の向上につながり、結果として企業全体の労働生産性もアップします。仕事にメリハリが生まれることで、職場の士気も上がるでしょう。
人材流出の予防
残業削減は従業員の負担を直接的に減らすことにつながるため、離職や休職を未然に防ぐことができます。労働時間が決まっているにもかかわらず残業が発生すると労働時間の長さが勤務を続ける上でのネックになるため、勤怠管理システムなどを導入して労働時間を管理することは従業員にとっては大きなメリットといえるでしょう。また、必要以上の残業時間を増やさないように、やむを得ず残業をする場合は事前申請制にしたり残業することを同じ部やチームのメンバーに共有することもおすすめです。
企業の評価を高める
残業をしない方針が社内外に広まって実際に残業が減れば人材流出を解消するだけでなく、新たな人材確保につながり人手不足が解消する可能性もあります。長時間残業を強いるブラック企業が取りざたされる中で残業削減によってホワイト企業と認められれば、評価と注目度が上がって採用活動を有利に進められるでしょう。
残業削減が失敗する原因とケーススタディ
ここでは、残業削減が失敗に終わったケースを見ていきましょう。従業員にとって大きなメリットであり、企業にも恩恵がある残業削減ですが、適切に進めていかなければ様々な問題が生じますのでしっかりと対策しましょう。
退社だけを強制している
残業をしないことに固執し従業員を定時で帰宅させたとしても、自宅で仕事をさせていては意味がありません。残業時間を少なくするためにはそもそもの仕事量を減らし、従業員が自宅に仕事を持ち帰るという抜け道をかいくぐることがないよう管理徹底が必要です。
運用上の支援がない
「残業を減らす」「残業をしない」と声をかけるだけで、実際にどのように削減するかという具体例やサポートがないと残業削減は浸透しません。経営陣や管理職が率先して行動に起こさなければ、従業員からは偽善的だと思われるでしょう。
オンとオフの区別がない
残業削減によって、帰宅後や休日などのプライベートな時間までメールやチャットの対応を求められることがあります。これでは従業員が常に業務に縛られることになり、残業削減を実施した意味がなくなってしまいます。ワークライフバランスは大切ですので、業務時間外の対応はNGとしましょう。
残業削減をどう実現すべきか
前項では失敗例を見てきましたが、残業削減はどのような流れでおこなうべきなのでしょうか。ただ声高に「残業を減らせ」といっても、残業時間は簡単に減るものではありません。また、残業時間を減らしたとしても業務量が変わらなければいつか大幅な残業時間を必要とすることになり、結果として業務の質が低下する可能性もあります。ここでは、従業員にとって大きなメリットになり、かつ企業が無理なく実行できるような具体的なアイデアを紹介します。
残業を削減できた従業員に対してインセンティブを付与する
残業を削減できた従業員に対し、インセンティブを与えるという方法があります。それは、ベネフィット・ワンが提供するポイントプラットフォームの「インセンティブ・ポイント」です。
インセンティブ・ポイントは従業員への感謝をポイントで可視化し、働く人のエンゲージメントを強めるポイントプラットフォームです。このようなポイント制度を導入し、例えば、前月より残業を10％削減した場合は、「インセンティブ・ポイント」内で貯められる5,000ポイントを付与、20％削減すれば10,000ポイントを付与して従業員に還元する、といった活用ができます。ポイントは残業を削減するほど付与され、従業員は貯まったポイントで好きな賞品と交換できるという仕組みです。このように、目に見えるインセンティブがあれば、より残業削減に取り組みやすくなるでしょう。
不必要な業務もなくしていく
自宅に仕事を持ち帰ることがないよう、不必要な業務を削減しましょう。惰性で続いているような業務は取りやめるなど、ムダな業務がないか洗い出しや整理をおこなう必要があります。また、形骸化している定例会議や朝礼・夕礼、研修なども同様に業務時間を削っていますので、不要なものは削減して業務時間に充てるといった残業削減をおすすめします。
生産性を向上させるツールを導入
生産性向上は残業の削減に役立ちます。生産性を向上させるためには業務をスムーズにおこなう必要がありますが、今の現代社会ではもはや人力だけでおこなうことは不可能なほどデータや情報を扱う必要があります。データをともなう業務効率化の方法として、RPAなどのツールやAIによるシステムを積極的に導入・運用を検討しましょう。数ある業務の中でも単純作業やルーティン業務などマニュアル化できる業務は自動化したりデジタル化することでその業務にかかる工数や担当する人数を削減でき、DXを実現できます。DXが実現できている企業の従業員は、デジタル化できない業務や新たな事業の創出が可能になり、結果として企業の持続的な成長に貢献できます。
仕事の流れを適正化する
タイトな納期やスケジュールが設定されている場合も、業務の見直しが必要です。
常に納期に追われている状態は従業員にとっても大きなストレスになり、生産性やモチベーションの低下につながりかねません。また、こうした状況ではどうしてもミスが発生しやすくなる傾向がある上に、残業をしないと納期に間に合わなくなるという悪循環に陥ってしまいます。顧客の都合でやむを得ない納期が発生する場合を含み、いつでも緊急時の対応ができるよう業務量に余裕を持たせましょう。
仕事そのものも見直す
残業時間を減らすことだけにフォーカスするのではなく、仕事量や内容そのものを見直しましょう。上司や管理職は仕事量に無理がないか、各従業員への割り振りは能力やスキルに見合っているか、各従業員が描くキャリアプランに適切かなどを再考することが重要です。
残業削減を実現した企業のユニークなアイデア例
ここからは、残業削減に取り組む企業が実際におこなった施策を紹介します。
社内で意識的に取り組んだ事例
社内全員で取り組んだ事例として最初に紹介するのは、業務カレンダーを用いることで残業削減ができた成功事例です。
これは、社員の名前と今後の業務予定を書き出したカードを掲示し、各社員の仕事量を可視化するという施策です。今週はどのような業務があるのか、今日おこなう予定の業務は何なのか、自分だけでなく他の社員のタスクも把握できます。それによって業務量に偏りがある場合は、余裕のある社員に仕事を割り振ることもでき、結果的に社員全体の残業削減につながります。
また、全員が同じ時間に退社することを目標に掲げて、残業削減に努めた事例もあります。この事例では、全員が同じ時間に退社できるよう時間内で効率良く業務をおこなう、朝礼時に退社時間を宣言して残業をしないようにするといった取り組みがおこなわれました。
他にも、オフィス勤務に限定されますが社内のインテリアをあえて落ち着かないものにして退社を促すという、ユニークな残業削減の取り組みを実施している企業もあります。
ツールやアウトソーシングを利用した事例
自動化できる作業については、ツールやシステムを積極的に導入するほか、アウトソーシングを利用して自社業務の幅を狭め、負担を少なくするという方法を採っている企業もあります。安価で高品質な作業を委託できるクラウドソーシングサービスを利用している企業も多く、社員のモチベーションやパフォーマンスの向上にもつながります。
実際に、企業が残業削減のために取り組んでいることは様々で、社風によっても大きく異なる傾向があります。いきなり残業を禁止とするような極端な始め方ではなく、従業員が無理なく対応できるように段階的な残業削減を心がけましょう。
適切な残業削減は、企業と従業員双方の負担を軽減します
残業削減は、多くの従業員にとってメリットがありますが、生活が理由で残業代や諸手当を必要としている従業員がいることも事実です。ですから、仕事量や残業時間の見直しをおこなうとともに、従業員が残業削減に取り組むメリットを示す必要があります。
そのために利用したいのが、残業削減の取り組みをインセンティブ化できるベネフィット・ワンのデジタル型ポイントプラットフォームの「インセンティブ・ポイント」です。特定の条件を満たした従業員にポイントを付与し、貯まったポイントは好きな賞品と交換ができます。企業が残業削減のために大規模な取り組みをおこなわずとも、「インセンティブ・ポイント」の導入によってスムーズな残業削減ができますので、ぜひご検討ください。
人材定着率40%UPに成功
社員のやる気を引き出すインセンティブ・ポイント
労働人口が減少している今、一部の調査では日本で働く人の70%は“やる気がない”とも言われています。
優秀な人材が辞めてしまう…
会社へのエンゲージメントが低い…
職場に活気がなく生産性が上がらない…
上記のような問題は、社員のモチベーションを向上させることで解決ができます。
モチベーションの向上は社員のエンゲージメントを高め、労働生産性の向上にもつながります。
社員のやる気を引き出すオリジナルのポイント制度”インセンティブ・ポイント”は、
・多様なニーズに合わせて、約20,000点から好きなアイテムと交換できる
・コミュニケーションが活性化され、社内環境の改善につながる
・人材定着率40%アップに成功した事例も。確実な導入効果を実感できる
すでに業界トップシェアを誇る576社が導入、404万人の社員が利用しています。
ぜひこの機会に、社員のやる気を引き出すオリジナルのポイント制度を検討してみましょう。
