ワークライフバランス

ハイブリッドワークとは?在宅とオフィス勤務併用のメリットと課題を紹介

オフィス勤務とリモートワークのハイブリッドワークで会議をする従業員

この記事のまとめ

・ハイブリッドは異種の組み合わせの意で、在宅勤務とオフィスワークの併用もハイブリッドワークの1

・ハイブリッドワークは従業員のワークライフバランスの充実と経費削減、ブランド力向上に寄与

・オフィスワークもはさむハイブリッドワークは、在宅勤務に紐づくデメリットを一定程度軽減する

・ハイブリッドワークのデメリットは限定的なため、対策を講じることで十分ケアが可能

・ハイブリッドワークの導入にともない、在宅勤務者との協働を前提としたオフィス空間の整備が必要

従業員満足度を高めて企業の労働生産性を向上し、持続的な事業成長へと導く働き方を

残業を減らして有給取得をしやすい環境整備も整えた。しかし、蓋をあけてみると業績が芳しくない…それは、時間や場所を問わない柔軟な働き方やデジタル化による業務効率化という本質的な働き方改革が実践されていないことが原因です。

人手不足の今、

・従業員一人当たりの労働生産性の向上
・離職率の低下、採用強化
・従業員満足度の向上
・テレワークの拡大
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このような課題は早急に取り組む必要があります。
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ハイブリッドワークとは

コロナ禍で一般的になった在宅勤務

新型コロナウイルス感染症の影響で在宅勤務の導入が半ば強制的に進み、現在も在宅勤務とオフィス勤務(出勤)を併用する会社が多くみられます。企業にとって、在宅勤務の導入は新型コロナウイルス感染症の感染予防が目的でした。しかし、アフターコロナにおいても働き方改革の推進やワークライフバランスの充実を目的に、柔軟な働き方の選択肢の1つとして部分的な在宅勤務の実施に動き出す企業が増えています。

ハイブリッド型のワークスタイルとは

コロナ禍において、在宅勤務と同様に「ハイブリッド型」という言葉を耳にするようになった方も多いと思います。「Hybrid(読み方:ハイブリッド)」は、モノでいえば自動車のハイブリッドカーで馴染みがありますが、元々は「異種の組み合わせ」という定義です。また、類語に「コラボレーション」があり、ハイブリッドは前述のとおり違うもの同士の組み合わせや掛け合わせを意味しますが、コラボレーションは「共同作業」や「合作」の意味で異種の人材による作業や活動のことという違いがあります。

ハイブリッド型のワークスタイルにおいては、「対面」と「Webオンライン」の組み合わせを意味しており、仕事においてオフィス勤務と在宅勤務を組み合わせることを「ハイブリッドワーク」と表現します。コロナ禍でZoomをはじめとしたWeb会議やオンラインミーティングを経験した人も多いと思いますが、これもハイブリッド型の1つです。その他にも、学校の授業においては「ハイブリッド型授業」や、株主総会では「ハイブリッド型バーチャル株主総会」というように、さまざまなコトのハイブリッド化が注目を浴びています。

広がりを見せるハイブリッド化

現在、ハイブリッド化している代表的な3つの事例について、以下で詳しく解説します。

ハイブリッド化の例 概要
ハイブリッド型授業

「同じ授業を教室(対面)と教室以外(オンライン)で受講」することなどを指します。ハイブリッド型授業は、コロナ禍において世界中の教育機関で実施され、双方向のコミュニケーションで授業を実施できることや教育目的に沿う授業方法が選べることなどを理由に、教員と学生から高い教育効果が確認されています。

なお、この授業方法を自由に選択できる授業はハイフレックス型といわれており、学生が自由に選択できることから主体性を育む効果が得られています。

ハイブリッド型バーチャル株主総会

対面とオンラインによる株主総会の実施を指します。導入にあたっては、経済産業省が提供する「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド」が参考になります。

※ガイドは英語版も用意されています(中文*など他言語のガイドはありません)

ハイブリッド型展示会 現場とオンラインそれぞれで展示会鑑賞を同時並行的に実施することを指します。Web上でも実施することで現地に行くことができない参加希望者が参加しやすくなる上に、開催側は参加者のデータを獲得して参加状況を把握しやすくなります。

*英語のみ(中文などの多言語翻訳はない)である情報は202234日時点です。

イブリッドワークを導入する目的

東京都が20225月に発表した資料では、従業員数が30人以上の都内企業における20224月のテレワーク実施率は52.1%でした。そのうち、テレワークの頻度は週1日がおよそ30%、週2日が21%程度で、半数近くの企業が週3日以上となっています。

 

テレワーク実施回数の内訳

参考:東京都 テレワーク実施率4月の調査結果

企業がハイブリッドワークを導入する目的はさまざまですが、出社することで組織が一体となって円滑なコミュニケーションを図り、生産性を高めたい反面、感染対策で出社人数を絞る対応策を取る必要があることが大きな理由の1つです。その他にも、前述の在宅勤務における働き方改革の推進とワークライフバランスの充実以外に、業務効率の向上と交通費やオフィス周りの経費削減もあげられます。

これらはハイブリッドワークのメリットにもつながりますので、次項で詳しく紹介します。

ハイブリッドワークのメリット・デメリット

在宅勤務でオンライン会議をする従業員

ハイブリッドワークのメリット

ハイブリッドワークのメリットについて、従業員と企業別で紹介します。ハイブリッドワークが注目されているのは、従業員、企業ともにメリットが大きいことによります。

 

従業員のメリット

1 自宅とオフィスを往復する時間の削減
2 通勤時、満員電車のストレスから解放される
3 働き方の選択肢が増え、ワークライフバランスが充実する
4 モチベーション向上にともなう業務効率化
5 オフィスワークを併用することでコミュニケーション不足や孤立感の拡大を防ぐ

 

企業のメリット

1 従業員のモチベーション向上にともなう業務効率化
2 オフィスの縮小による光熱費などのコスト削減
3 在宅勤務の実施による交通費の削減
4 採用力の向上・離職の抑制モチベーション向上にともなう業務効率化
5

有給休暇の取得促進

ハイブリッドワークの導入にともない、従業員にも企業にも多くのメリットがもたらされます。完全な在宅勤務(フルリモートワーク)の場合に比べるとメリットは減少しますが、同時にデメリットも軽減しますので、雇用の確保とバランスの取れた最適なワークスタイルを実現する可能性に大きな期待が寄せられています。

ハイブリッドワークのデメリット

ハイブリッドワークのデメリットについて、従業員と企業別で以下の通り紹介します。ハイブリッドワーク導入にともなうデメリットは、フルリモートのみのケースと比べると大きく低減されます。

 

従業員のデメリット

1

在宅勤務の際にオンとオフの境目が曖昧になる

2 在宅勤務の仕事環境は従業員自身が一定程度整える必要がある
3 在宅勤務時にコミュニケーション不足や孤立感を覚える場合がある

 

企業のデメリット

1

初期費用がかかる(オフィス縮小にともなう移動、在宅勤務の導入、福利厚生の見直し費用)

2 人事評価の難化
3 情報漏洩のリスクが高まる
4 在宅勤務時のコミュニケーション不足にともなう従業員の孤立化など、勤務状況の把握がしづらい

ハイブリッドワークのデメリット対策例

ハイブリッドワークにデメリット感じている従業員

従業員のデメリット対策例

<在宅勤務の際にオンとオフの境目が曖昧になる>

おすすめの対策例

・毎朝、当日の業務内容を上司と部下で共有する(タスクを管理しオーバーワークを抑制)

・始業時、休憩時、終業時に上司やチームメンバーにチャットで報告する

・部下の抱える業務量や質を確認し、持っている能力や発揮できるパフォーマンスと極端に乖離している場合は業務分掌を変更する

 

<在宅勤務の仕事環境は従業員自身が一定程度整える必要がある>

おすすめの対策例

PCや周辺機器は高価な上にセキュリティの課題があるので、一般的には企業側で用意する

・机や椅子、インターネット環境は従業員自身が整えるケースが多い

・光熱費等は私的利用との按分を考えると実費精算は現実的でなく、一律手当の支給が一般的

※ネット環境の例のように、超高速回線などの個別的事情は考慮せず、仕事に差し支えなく機能するスペックで補助を算出

※前提として、企業の補助方針や従業員が在宅環境に求める充実度の具合により、従業員の負担が変動します。インターネット環境1つをとっても、超高速回線を用いると従業員には業務効率化やネットワーク環境でのストレス軽減などのメリットをもたらしますが、コストは非常に高くなります。

 

<在宅勤務時にコミュニケーション不足や孤立感を覚える場合がある> 

※従業員・企業同様のデメリット

おすすめの対策例

・意思疎通を目的とした気軽に連絡をとる機会を創出する(オンライン昼食会・雑談のチャットルーム)

・在宅勤務者がいることを前提に、オフィスワークの場合でもコミュニケーションはオンラインツールを前提にする

・このような状況を把握しづらい企業の場合、定期的に簡単なアンケート形式でコンディションやメンタル面における調査を実施したり、集約した勤怠データを基に個々の従業員の異変を察知する仕組み(サービス・ソリューション)を構築する

企業のデメリット対策例

<初期費用がかかる>

おすすめの対策例

・一時的にかさむ支出に耐えうるか、事前に確認する

・テレワーク用のPCやセキュリティソフト費用が高価なため、出張用PCや各部署で持つ余剰PCを棚卸しして、購入が必要なPC数を精査する

・高額機器は購入ではなくリースも検討する

・在宅に必要な備品の購入補助や、在宅と出勤者が平等に利用できる福利厚生などに絞ることで、福利厚生見直しのコストを削減する

 

<人事評価の難化>

おすすめの対策例

・成果主義の評価制度の導入が対策のベース

・急激な評価方針の転換は評価する側にもされる側にも負担が大きいため、当面はオフィスワークの際の業務過程を評価しつつ、徐々に成果による評価比率を上げていく

・出社と在宅で評価の差が起こらないように評価軸を明確にする

 

<情報漏洩のリスクが高まる>

おすすめの対策例

・ルールによるリスクヘッジ  

基本となる作業(仕事)方法のルール化

・人によるリスクヘッジ

ルールやセキュリティ対策を理解する機会提供(説明会、窓口設置など)

・技術によるリスクヘッジ

種々の脅威に対して「認証」、「検知」、「制御」、「防御」を実施

ハイブリッドワークに適応しづらい社員への対応

ハイブリッドワークに適応しづらい理由

ハイブリッドワークに適応してメリットを感じる社員も入れば、なかなか適応できない社員もいます。その理由としては、ハイブリッドワークのデメリットに記載したように「孤立感を覚えてしまう」ことや「オンとオフの切り替えができない」といったことがあげられます。

また、従来から出社勤務をしてきたベテラン社員からは、「そもそも家で仕事をすることに違和感を覚えて集中できない」や「職場の制度が整っていない在宅では仕事することが難しい」といった声も聞かれます。逆に、在宅勤務やICTツールに慣れている若者世代からは、「会社のツールが在宅勤務のすべての機能に対応できていないことで在宅勤務がしづらい」や「配属部署どころか業務に直接かかわる限られたメンバーの顔と名前も一致せずコミュニケーションがとりづらい」という声もあげられています。

ハイブリッドワークに適応しづらい社員へのアプローチ

社員の働き方改革や多様性の許容がハイブリッドワークの大きなメリットの1つですので、在宅勤務の強要は控えましょう。並行して、今後の社会動向など先行きが見えない時代において、在宅勤務の比率が増える可能性がいつ発生するかわかりません。持続的な事業継続や社員の安全確保のためにも、在宅勤務における「孤立感」や「オンとオフの切り替えが難しい」などのデメリットに対して、コミュニケーションの機会や負荷がかからない勤怠管理など対策を講じ、社員にハイブリッドワークのメリットを感じてもらえるように段階的なスケジュールを立てて実施を進めていくことをおすすめします。

孤立を防ぐために特に重要とされているコミュニケーションについては、上司と部下、チームや部署内でチャットや1on1を実施するなどお互いに信頼関係が生まれると企業や組織に対するエンゲージメントが向上し、ハイブリッドワークを実施していてもお互いを信頼しているからこそスムーズな業務遂行が可能になります。

ハイブリッドワークを導入する場合のオフィスの注意点

ハイブリッドワークのオンライン会議でマスクを着用して資料を投影しているオフィス出社の従業員

ハイブリッドワークの導入にともない、オフィス整備はどのような点に注意すべきでしょうか。そのヒントをいくつか紹介します。

換気と機密の両立

会議室でも換気のためにドアや窓を開けることが今や一般的ですが、機密が守りにくくなります。また、ソーシャルディスタンスを保ちながら利用するとなると、収容人数が制限されてしまうことから、特にオフィスが狭い企業にとっては大きな課題です。解決策として、社内のレイアウトを変えて会議室と通常のワークスペースを離すことや、会議室のドア付近に自然音などが流れるスピーカーを設置することがあげられます。

円滑な会議運営と密回避の両立

オフィスと在宅勤務者をつなぐリモート会議において、オフィスにいる社員は既述した情報管理の観点から会議室に集まることが一般的ですので、オフィスにいる社員同士の物理的な距離が近くなります。そのため、マイクをオンにするとハウリングが発生してしまいますので、使用するPCを絞って音を拾わせないようにする対策が必要です。また、この問題を解決する対策の1つとして、マイクスピーカーの導入があります。マイクスピーカーはPC内蔵のスピーカーよりも高性能で離れていても音を拾うので、社員同士の密集を避けることができます。

在宅勤務者との円滑なコミュニケーションスペースや集中できる場所の確保

会議室が他で使用中、または会議室を使うまでもないがリモート会議がしたい等の需要に応えるスペースとして、近年急速に普及しているのがテレワークブースです。これはリモート会議に限らず、作業に集中したい社員が利用することも想定されていて、用途の自由度が高く働き方の柔軟性をさらに高める場所としておすすめです。

フリーアドレス化にともなうワイヤレスインターネット環境の構築

大企業から中小企業まで企業規模を問わず、部分的な在宅勤務の導入によるオフィス縮小が背景となり、オフィスにフリーアドレスを取り入れる企業が増加しています。これにともない、有線を用いたインターネット接続でなく、ワイヤレスインターネット回線を用いることでストレスなく仕事をすることができます。もしくは、使用するデバイスをデスクトップPCからモバイルPCへ移行して、ネットワーク環境のワイヤレス化を進めましょう。

まとめ

今回は、ハイブリッドワークについて紹介しました。ハイブリッド型のワークスタイルを実現するためには、リモートワークでもオフィス勤務でも同等のワークライフバランスの充実が必要です。ベネフィット・ワンが提供する「ベネフィット・ステーション」は、全国どこでも同一のサービスが受けられる次世代型福利厚生サービスです。また、リモートワークの実施状況など、従業員のデータを可視化するには「ベネワン・プラットフォーム」というデータ活用プラットフォームを提供しています。従業員1人ひとりの煩雑なデータを集約し、それを管理・分析することで、どこにいてもどんな働き方でも従業員の働きがいと人事部のDXを実現しますので、ぜひご利用ください。

 

この記事のポイントは以下の通りです。

・ハイブリッドは異種の組み合わせの意で、在宅勤務とオフィスワークの併用もハイブリッドワークの1

・ハイブリッドワークは従業員のワークライフバランスの充実と経費削減、ブランド力向上に寄与

・オフィスワークもはさむハイブリッドワークは、在宅勤務に紐づくデメリットを一定程度軽減する

・ハイブリッドワークのデメリットは限定的なため、対策を講じることで十分ケアが可能

・ハイブリッドワークの導入にともない、在宅勤務者との協働を前提としたオフィス空間の整備が必要

ワークライフバランスの充実を支援する
福利厚生サービス ベネフィット・ステーション

待機児童問題/介護離職者の増加など、ワークライフバランスを取り巻く環境には問題が山積しています。

フレキシブルな勤務形態、休業・休暇制度を整えることは大前提として必要ですが、それだけでは育児・介護にかかわる金銭の問題や情報の提供不足といった課題が残ります。

福利厚生サービス ベネフィット・ステーションの導入により上記の課題を解決することができます。

①【育児】保育園探しのお手伝いや認可外保育施設利用時の割引等があり、保育と仕事の両立を支援できる。
②【介護】介護情報の無料提供・無料相談、介護用品購入費用の一部還付を受けられ、介護離職を防止する。


また、従業員が企業担当者を介さずサービスの利用申し込みを行うため、導入後の事務作業はほとんどありません。

ぜひ人事制度の改定と併せて福利厚生制度の拡充を検討していきましょう。


まずは具体的な内容を見てみる