働き方改革

テレワークから始める働き方改革|基本理解と導入のヒントを紹介

働き方改革 テレワーク

近年、働き方改革の文脈だけでなく新型コロナウィルスの影響もあり、「テレワーク」という言葉を耳にする機会が増えてきています。

総務省が平成30年に発表した「情報通信白書」によれば、約7割の回答者がテレワークを、「知っている」「名前を聞いたことがある」と答えており、その取り組みの認知度は徐々に高まってきています。

※出典:総務省|平成30年版情報通信白書

一方で、テレワークに対して、「名前は何となく知っているが、具体的な内容は分からない」、「制度の導入に興味はあるが、進め方が分からない」といった方も多いのではないでしょうか。

実は近年、このテレワーク制度が、従業員の働き方だけでなく、企業の在り方を変革する取り組みとして、注目を集めています。

ここで指す「企業の在り方」とは、業務上のコスト削減や生産性向上、危機管理などの経営上の課題だけでなく、自社の優秀な従業員がその能力を十分に発揮し、最大限リソースを活用することができるような「働き方改革」を実現するための取り組みです。

本記事では、テレワークに関する基本的理解や社会的背景、メリット、導入のポイントなどについて紹介いたします。

【注目】自社にとって本当に必要な福利厚生制度は?

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テレワークとは、情報通信技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと

テレワークをしている女性

そもそも「テレワーク」とは、情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。

テレワークは「離れた(Tele)」と「仕事(Work)」を掛け合わせた造語で、「離れた場所で行う仕事」という意味になります。

PCやスマホなどのITツールを活用しながら、1週間のうち8時間以上オフィスから離れた場所で仕事をしていれば、テレワークをしている状態であるとされます。

ちなみに、自宅で袋詰めをしたり部品を組み立てたりする仕事(内職)は家内労働であり、ITツールを活用していないのでテレワークの定義には当てはまりません。

テレワークの3つのワークスタイル

ビデオチャットで場所が離れていても仕事を進めている様子

一般社団法人テレワーク協会によると、テレワークは、働く場所や雇用形態によって、主に3つのワークスタイルに分類されます。

在宅勤務

在宅勤務とは、勤務先(オフィス)に出勤せず、自宅で就業する働き方をいいます。

モバイルワーク

モバイルワークは勤務先に行くことなく、場所や時間にとらわれずに働くスタイルのことです。 近年では、ノートPCやタブレット型端末といったモバイル機器を利用して、出先で仕事を行うことを指します。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務は、勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方のことです。一社専用で社内LANがつながる「スポットオフィス」や「専用サテライト」に加えて、数社で共同利用する「共同サテライト」「レンタルオフィス」などの施設が利用され、都市企業は郊外にサテライトを、地方企業は都心部にサテライトを置くのが一般的です。

テレワーク導入を検討する際は、上記分類を参考に自社ならどのワークスタイルを取り入れられるのかを、試しにシミュレーションしてみましょう。

※参考:テレワークとは?│一般社団法人テレワーク協会

「テレワーク」は政府が推進する「働き方改革」のひとつ

メディアと談話をしている政治家

テレワークは、政府が推進している「働き方改革」においても重要な位置付けです。

2013年6月に閣議決定され、2014年に改訂された『世界最先端IT国家創造宣言』では、「雇用形態の多様化とワーク・ライフ・バランス(「仕事と生活の調和」)の実現」という項目において以下のような目標が定められています。

若者や女性、高齢者、介護者、障がい者を始めとする個々人の事情や仕事の内容に応じて、クラウドなどのITサービスを活用し、外出先や自宅、さらには山間地域等を含む遠隔地など、場所にとらわれない就業を可能とし、多様で柔軟な働き方が選択できる社会を実現するとともに、テレワークを社会全体へと波及される取組を進め、労働者のワーク・ライフ・バランスを実現する。
※引用:『世界最先端IT国家創造宣言』、「雇用形態の多様化とワーク・ライフ・バランス(「仕事と生活の調和」)の実現」

また政府は、女性の仕事と家庭の両立を進めることが働き方改革の実現に近づくと考え、テレワークを推進している従業員1000名以下の企業に対して、一企業ごとに上限500万円の助成金を用意しています。

※参考:令和元年度(平成31年度)「テレワーク活用推進コース」

最終的には、日本に住む労働可能な全ての労働者がワーク・ライフ・バランスを実現するために、テレワークを積極的に取り入れ、全労働人口の10%をテレワーカーにするという目標を政府は掲げています。

コロナ禍でもなぜ進まない?テレワーク導入状況と今後の課題

テレワークがしずらいオフィス

 

2020年に起きた最も大きなビジネス環境の変化と言えば、テレワークと答える方も多いはずです。これまでオフィスで当たり前に働いていた日常が一変し、IT企業だけでなく非IT企業でもテレワークの推進が叫ばれています。

ですが、実際にどれくらいの企業がテレワークを実施しているのでしょうか。

2020年4月に東京商工会議所が発表した調査によれば、東京23区の中小企業およそ1万3000社を対象に、テレワーク実施状況についてヒアリングしたところ、「実施している」と答えた企業は26%にとどまり、「検討中」が19.5%、「実施の予定はない」が54.4%という結果でした。

外出自粛のムードが全世界で広まる中、なぜ、日本ではテレワーク導入が進まないのでしょうか。

勤務先にテレワーク制度があると回答した割合は、雇用者全体のうち19.1% 

2019年に総務省が発表した「情報通信白書」によると、「テレワーク制度を導入している」と回答した企業の割合は、全体のうち19.1%でした。

※参考:総務省|通信情報白書

また、企業の規模によっても導入割合は大きく異なります。以下の図をご覧ください。

※参考:総務省|通信情報白書

従業員数が増加するにつれてテレワークの導入率が高くなっていることから、中小企業よりも、大企業での導入の方が進んでいることがわかります。

また、国土交通省が発表したデータによると、情報通信業(IT関連)のテレワーカーの割合が30%超で最も多く、第3位以下の建設業や製造業などは20%以下にとどまっています。業種によってもテレワークの導入には差が開いているのです。

※出典:国土交通省|『平成29年度 テレワーク人口実態調査』

労働者全体の20%以下の導入率で、かつテレワーク制度を活用出来ている業界が偏ってしまっている現在の状況では、政府が目指している「テレワーク導入企業を2012年比で3倍に増やす」という目標の達成は難しい状況にあります。

このように、日本企業にとってテレワークは、大企業やベンチャーが行うもの、業種的な偏りがあることがわかります。

中小企業への導入活性化がカギ

また、テレワーク制度の導入率が低い原因のひとつに、中小企業が活用出来ていないという問題点があります。

以下のグラフは令和元年に総務省が発表した「テレワークの導入やその効果に関する調査結果」に掲載されているものです。テレワークを導入している企業を「従業員数」別に見た結果が表されています。

※出典:テレワークの導入やその効果に関する調査結果│総務省

上記の図では、従業員数が増えるほどテレワークを導入する企業が増加していることが見て取れます。

従業員数が100〜299人以下の企業と2000人以上の大規模な企業では3倍以上の開きがあり、企業の規模によって「テレワークを導入する際のハードル」や「得られるメリット」に違いがあることが予想されます。

一方、大企業がテレワークを導入するには様々な理由がありますが、1つは福利厚生の一環として、従業員の通勤負担を軽減する目的があります。

次に、企業のイメージ向上により、優秀な人材を確保することが目的でしょう。

しかし、テレワークは大企業のものだけではなく、中小企業を含めた全ての企業・労働者のために推進されているものです。

それでは、現実問題として中小企業での導入課題となっているものは何でしょうか。

先ほどのテレワーク人口実態調査では、「テレワークを実施してみたいと思わない理由」について、データが公開されています。

※出典:国土交通省|『平成29年度 テレワーク人口実態調査』

テレワークを導入しない理由として主に、そもそも制度自体が会社に存在していない、仕事内容がテレワーク に馴染まない、自由な時間が増えると思えないなどの理由が挙げられました。

アンケート結果の通り、テレワークが一部の大企業のものだけに留まり、中小企業の活用が進んでいないことがわかります。

次項では、テレワークにおける導入のメリットとポイントを解説する前に、なぜ今私たちはこの制度と向き合う必要があるのかについて、その背景をお話します。

いま、テレワークを行うべき3つの理由

テレワークで仕事が円滑に回っている様子

みなさんもご存知の通り、日本社会は慢性的な人口不足が課題となっています。

総務省統計局が2020年2月に発表した人口推計によると、日本の総人口は概算値で1億2601万人で、2009年以来11年連続で減少しています。

前年比で30万人以上が減少していると見られており、中でも15〜64歳までの労働力人口の減少が顕著です。

※引用:計局ホームページより人口推計|令和2年概算値

このペースで人口減少が進めば、特定の業界のみならず全ての業種において働き手が不足する状態となるでしょう。

さて、そうした社会的背景を踏まえ、いま私たちがテレワーク制度を検討するべき理由とは何かを考えてみます。

テレワークを行うべき理由その1:優秀な働き手を採用・確保するため

労働人口(働き手)が減り続ける状況では、各企業は優秀な人材を確保するために様々な施策を打つでしょう。

しかし、働ける条件がオフィスに必ず出社し、そこで8時間働かなくてはならないという条件だとしたら、優秀な人材を確保出来る確率は低くなります。

たとえ能力が高い人であっても、介護や出産・育児休暇などやむを得ない事情で自宅から出れない人は条件から漏れてしまい、採用・継続の機会を逃してしまいます。

そうした貴重な働き手を少しでも確保出来る環境を企業が用意しておくことは重要なことです。特に、都市部にオフィスを構えている企業が地方の優秀な従業員を雇用したり、逆に地方の企業が都市部の優秀な従業員を雇用したりできるようになるので、採用の際に企業や求職者の間でネックとなりがちな「転居」の概念がなくなります。

求職者の費用負担を減少させるために転居費用を負担している企業もありますが、こうしたコストをかけずに採用を強化できるのがメリットです。

企業側から見れば活用できる人材が増えますし、人材側から見ても働ける企業が増加するため、双方にメリットが生まれます。また、以下の図は「就職希望者のニーズ」をグラフ化したものですが、実はここにもテレワークの文字が登場しています。

※引用:テレワークの最新動向と総務省の政策展開|総務省

求職者のニーズを調査した結果、「副業・兼業の解禁」に次いで「テレワーク」が2位という結果でした。このことから、テレワークを導入している企業を魅力的だと感じる求職者が多いことが分かります。

優秀な人材も、自らの就職観に基づいて、理想的な生活が送れる企業を探している可能性が高いので、採用の強化という面でもテレワークの導入は費用対効果の高い施策と言えるでしょう。

テレワークを行うべき理由その2:災害時にも業務を継続することができる

いま最も皆さんにとっても身近な問題となっているのが、コロナによる影響でしょう。オフィスで働けない状況では、テレワークを行わない選択肢はありません。

また感染症だけでなく、年間を通して災害が多い日本では、大規模な地震や台風などによって交通機関がストップし、出社の手段が閉ざされることも考えられます。

しかし台風や大雨など危機的な状況の中、社員を無理やりオフィスに来させるのはリスクを伴います。

そんな時に自宅からPCやインターネットを活用しながら社員同士連絡を取ることが出来れば、安全を即座に確認し合うことも出来るうえ、ネットさえ開通していれば業務を遂行することが可能です。

上記のように、テレワークが導入されていれば「社員の安全」「生産性」の両方を守ることができます。

テレワークを行うべき理由その3:経営課題に対して総合的なメリットがある

本記事の冒頭でも書かせていただいたとおり、テレワークは単なる福利厚生の一環ではなく、経営に大きなインパクトを与える経営戦略の一つです。

一般社団法人日本テレワーク協会によれば、企業がテレワークを行うメリットは以下のようにまとめられています。

※引用:テレワーク協会HPより

テレワークを行うと、顧客への迅速・的確な対応が求められるような営業職だけでなく、計画的・集中的な作業が必要な研究・開発職にとって「生産性の向上」が得られます。

また、近年働き方改革の文脈で語られることが多くなった「ワーク・ライフ・バランスの実現」においても家族と過ごす時間が増え、社員の自己研鑽の時間も増やすことが可能です。

そして、これまで当たり前のコストだと思っていた、「オフィス賃料」「社員の通勤費」「印刷費用」などを削減することも可能です。

テレワーク導入のポイント

テレワーク制度について確認する社員

ここまでテレワークにおける基本的理解、社会的文脈、メリットについて書かせていただきました。

本項では、在宅勤務という形態に限り、テレワーク導入のポイントについて紹介いたします。

社員の在宅勤務を実現しようとする中で、元々オフィス勤務のみが定められている企業の場合、短期間で社内の仕組みを変革することは容易ではありません。

テレワークに関するコンサルティングを行っているテレワークマネジメント株式会社代表の田澤氏著『在宅勤務が会社を救う』の中で、在宅勤務導入を成功させるための法則十ヶ条が紹介されています。

  • その一・・・・・・目的を明確にせよ
  • その二・・・・・・一歩一歩、無理は禁物
  • その三・・・・・・社員全員に徹底すべし
  • その四・・・・・・仕事道具を雲の上(クラウド)に置け
  • その五・・・・・・ホウレンソウを見直せ
  • その六・・・・・「頭の中」共有せよ
  • その七・・・・・・特別扱いするな
  • その八・・・・・・一緒に仕事をせよ
  • その九・・・・・・日頃から備えよ
  • その十・・・・・・会える時間を大切にせよ

※出典:田澤由利「在宅勤務が会社を救う」(東洋経済新報社、2014年)

ここで挙げられていることはつまり、たとえ社員が遠隔地にいたとしても、ITツールを活用しながら普段と同じような業務、チームワークを準備・形成することが大切である、ということではないでしょうか。

十ヶ条に関する詳細の説明も同書では語られておりますので、参考文献を是非ご参照ください。

また、標準的なテレワーク(在宅勤務)制度を自社に導入・運用させるため、一般的には、以下のようなフローが想定されます。

※参考:田澤由利「在宅勤務が会社を救う」(東洋経済新報社、2014年)より

導入初期においては、本格的な制度導入までにはどのようなハードルや調整が社内で必要なのかを一つずつ洗い出し、プロジェクト化することで社員の協力や認知を得ることが出来るでしょう。

田澤氏は、在宅勤務導入において、「何をもってテレワーク(在宅勤務)が実現できたのか」という最終的な目的を明確にすることが大切だと言います。

企業の就業規則に在宅勤務規定を追加するのみでは導入が完了したとは言えません。

導入における各プロセスのステップを一つずつ完了していき、最終的なゴールまで焦らず着実に進めていくことが必要です。

本項に関する詳しい説明・手順などは、厚生労働省が発行している『テレワークではじめる働き方改革〜テレワークの導入・運用ガイドブック』にも詳しいので、是非一読ください。

また、文末にテレワークお役立ちリンク集も掲載しておりますので併せてご活用ください。

テレワーク活用の事例

テレワークで成功したチーム

テレワーク導入への心構えが社内で出来たとしても、やはり「実際のところ課題解決は出来るの?」「うまく活用出来ている会社はあるの?」といった 疑問や不安も多く残るかと思います。

ここからはテレワークを活用して、従業員満足度や採用強化に繋げた企業の事例を見ていきましょう。

事例1:株式会社流研

※参考:株式会社流研公式サイトより

株式会社流研では、育休を終えた社員からの要請を受けてテレワークを導入しました。通勤時間が片道約2時間かかっていた従業員も中にはいましたが、テレワークの導入によって、通勤にかかるコストや労力を削減して時間の有効活用が可能となりました。

会社概要

  • 設立: 1982年(昭和57年)8月2日
  • 本社所在地:北海道札幌市
  • 主たる事業:ソフトウェア開発
  • 従業員数:65名

導入の目的

保育施設が不足している地域に住む従業員が子育てと仕事を両立したり、通勤時間を短縮したりできるよう、育休明けの社員からの要請によって導入しました。

導入形態

2017年4月からテレワークの導入を社内規定に組み込み、ミーティングを各種ツールで行うなど、テレワークを活用したリモートワーク形式で業務が進むように改善。

テレワーク期間を設け、その期間は月に1回程度の出社で業務が行えるような環境が整っています。

導入のメリット

札幌市内から市外へ引っ越すことになった社員が「辞める」「通勤時間の負担を強いられる」ことなく業務に勤しめるような環境を構築。「働き方の改革に積極的に取り組んでいる企業にこそ頼みたい仕事ということで仕事の依頼を受けた」「マスコミから取材を受ける」などのメリットも生まれました。

女性の社会参画が期待されている時代だからこそ、採用にも効果的なのではないか、と川村専務は語っています。

導入までのプロセス

2016年12月に育休を終えた女性社員から「保育施設の不足」「通勤時間が長い」等の相談を受け、2017年4月にはテレワークの導入に踏み切ります。同社はすでに時短勤務などの施策にも取り組んでいたため、従業員が自らテレワークと時短勤務などを組み合わせてフレックスな勤務体制を整えられるようになっています。

事例2:株式会社キャド・キャム

※参考:株式会社キャド・キャム公式サイトより

自社従業員の希望に合わせて在宅勤務が選べる、フレックスな勤務形態を実現。

会社概要

  • 設立:1972年
  • 本社所在地:山形県鶴岡市
  • 主たる事業:建築設計業(一級建築士事務所)、建設業、不動産業
  • 従業員数:106名(2018年時点)

導入の目的

従業員106名のうち女性が多くを占めていたため、育児や家庭の生活がうまく両立できるように、という思いからテレワークを導入。家族が体調を崩した際に看病しながら仕事ができるなど、従業員の生活が安定し、働きやすい環境を用意するために導入に踏み切りました。

導入形態

従業員一人ひとりのライフスタイルに合わせて「自分の仕事は自分で管理」するため、建物や床の設計図を作成するなど「在宅で可能な業務」は自分で場所を決めて取り組んでもらうような形態を取っています。

導入のメリット

有能な人材が自由な働き方をしている姿を見て、若い世代の従業員もスキルアップの意欲を高めています。スキルがあれば裁量が与えられ、結果的に自由な時間や選択が得られると分かれば、従業員のモチベーションも高まります。

一人ひとりが働きたい環境を整えることで、会社全体の力を高めることに繋げています。従業員の方にとっても介護や育児と仕事が両立しやすく、テレワークの便利さやありがたさを感じたといいます。

業務の特性上、専門的なスキルと納期を守る責任感が求められる同社。自分の仕事を自ら管理する意識を持つことで、「集中するときには集中して仕事をこなす」といった時間を扱うスキルが身に付いたといいます。

従業員がやりがい、スキルアップへの意欲を高めているのもテレワークを導入したメリットです。

事例3:株式会社パクチー

※参考:株式会社パクチー公式サイトより

Web業界の強みを活かして「自由な働き方」を実現。

会社概要

  • 設立:2014年
  • 本社所在地:千葉県美浜区
  • 主たる事業:Web制作・コワーキングスペース運営
  • 従業員数:17人

導入の目的

人口減少を受け、「色んな場所で働く人のシェアが必要」と考えた坂本社長がテレワークを導入。

導入形態

千葉県の廃校を活用した海の見えるコワーキングスペースの運営を開始。それと同時に自社内でテレワークを導入しました。自然豊かなコワーキングスペースに、趣味と仕事を両立させようと多くの人が訪れるようになると、自社の従業員の中からもテレワークを実践する方が誕生したといいます。

導入のメリット

テレワークを導入したとしても「どこで仕事をすればよいのか分からない」という新たな問題にぶつかる方も少なくありません。同社は海の見える自然豊かな立地にあるコワーキングスペースを運営すると同時にテレワークを導入したため、「都会の喧騒から離れて仕事に取り組みたい」というニーズを満たしつつ、テレワーク導入による生活と仕事の両立を可能にしています。

また、コワーキングスペースという特性上、様々な業種、企業の方が訪れることで、新たなビジネスやアイディアが生まれる場としても活用されています。同社の従業員にとってもそういった場を活用できるのはメリットですし、シナジー効果が生まれる可能性も含まれています。

導入までの経緯とプロセス

2018年3月にコワーキングスペースの運営に着手すると同時にテレワークを導入。活用した従業員は「やりたい仕事ができ、夢をかなえる場所も提供してもらえました」と語っており、ワーク・ライフ・バランスの確立にも一役買っています。

従業員のニーズを読み取って、働きやすい環境を整えることで従業員満足度が高まり、長く優秀な人が努めてくれる企業になっていく、ということを教えてくれる事例です。

まとめ|テレワークは経営を効率化させる効果的な手段

新型コロナウィルスの爆発的な感染により、政府だけでなく、大企業においても、いまテレワークを活用した新しい働き方に注目が集まっています。

一方で、中小企業では未だ低い導入率のままです。

本文中でも述べているようにテレワークは、経営をより効率化させるための戦略的手段です。

もちろん、実際に制度を導入し、正常にワークさせるためには様々な疑問や課題が山積みとなるでしょう。

しかし、何故導入するべきなのかという最終目的を常に忘れず、ステップ・バイ・ステップでプロジェクトを進めていけば、必ず達成することが出来ます。

また、テレワークに関する相談機関や助成金も用意されていますので、そうしたサービスに頼る・相談することも一つの手段です。

離れて仕事をすることだけが常に正しい方法・手段であるとは限りません。

こうした柔軟な働き方を検討し、従業員のワーク・ライフ・バランスをしっかりと考えることが出来る企業が、アフターコロナにおける強い組織として生き残っていくのではないでしょうか。

テレワークから始める働き方改革に少しでもご関心があれば、お気軽に一度ご検討してみてはいかがでしょうか。

参考文献・リンク

付録:テレワークお役立ちリンク集

テレワーク導入事例集(総務省)

http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/18028_03.html
テレワーク実施企業に対して調査を行い、事例集として策定。

中小企業におけるクラウドソーシング活用事例集(中小企業庁)https://www.mirasapo.jp/talent/files/jinzai_jirei06.pdf

地域中小企業におけるクラウドソーシングの活用事例20社を掲載。https://www.soumu.go.jp/menu_kyotsuu/important/kinkyu02_000385.html

新型コロナウイルス感染症対策:テレワーク緊急導入支援プログラムのご紹介
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/02ryutsu02_04000341.html

 

「働き方改革」何から取り組めば良い?
とお悩みの企業担当者の方へ

やるべきことが分からず、まずは今話題の残業の抑制から取り組んでみたという企業が約86%を超える中、その半数にも及ぶ、約44%の従業員が残業抑制に関する満足度を実感出来なかったと回答をしています。(※参考:LINE株式会社 livedoor NEWS 残業削減で「収入が減った」が3割 「生産性で評価して」という声

このようにそもそもの目的を見失い、残業を減らしたり、休みを増やしたところで、従業員の満足度が下がればその施策は無意味なものとなります。

何から始めて良いのか分からない・従業員満足度を向上させたい、とお困りの企業担当者は、まずは福利厚生アウトソーシングサービスの導入を検討してみはいかがでしょうか。

福利厚生の充実は、従業員満足度の充実による労働生産性の向上、離職率の低下・採用力の強化(人材不足の補填)など、様々なメリットがあります。


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