働き方改革

5分で分かる!リモートワークを成功させるコミュニケーションのコツ

近年、新型コロナウイルスの影響により、従業員の「リモートワーク」に踏み切る企業が増えてきています。 

リモートワークとは、オフィスに通勤しなくてもITツールなどを活用して遠隔で働くことができる働き方のことです。

現代の働き方の多様化に加え、社会情勢の変化により、以前にも増して注目を集めています。

株式会社パーソル総合研究所が20203月に発表した調査「新型コロナによるテレワークへの影響について、全国2万人規模の緊急調査結果」によれば、正社員の13.2%(推計360万人)がリモートワークを実施したといいます。またそのうち、現在勤務している会社でリモートワークを実施した割合は、47.8%です。

リモートワークという言葉が出てきた当初は、企業に属さない働き方をしている人を対象としたものでしたが、労働人口の長期的な減少を受け、国や企業も本格的にリモートワーク を推し進めるようになりました。

2020年現在、一般的になりつつあるリモートワークですが、「リモートワークのメリットは?」「コミュニケーションがうまくいかない」といった疑問やお悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、リモートワークにおけるコミュニケーションがうまくいくコツだけでなく、コミュニケーションが円滑になるツールも併せてご紹介させていただきます。

リモートワークとはオフィスに通勤しなくても働けるスタイル

リモートワークとは、オフィスに通勤しなくても働けるスタイルのことです。

直訳すると「遠隔業務」という意味ですが、本質的には「場所にとらわれないワークスタイル」といってよいでしょう。

例えば都心のオフィスで働くメンバーや、地方で在宅勤務をするメンバーが同じチームで仕事を行うのがリモートワークの一例です。

また在宅勤務固定ではなく、介護や育児など、その時の状況に応じて在宅勤務を柔軟にできるような仕組みでもあります。

近年はインターネット環境の発達によって、ネットワーク環境があればリモートワークの導入自体は難しくありません。

リモートワークが広まっている背景

パーソル総合研究所が発表したテレワーク実施率の調査によると、2020410日〜12日の調査結果は全国平均27.9%で、39日15日の調査結果(13.2%)から約2倍に増えました。新型コロナ感染拡大が収束しても、テレワーク導入はさらに進むとみられています。

リモートワークという働き方自体は、新型コロナウイルスの感染拡大が起こる以前から注目されていましたが、新型コロナによる緊急事態宣言が発令されたことをきっかけに、より導入する企業や、導入に向けた議論がなされるようになりました。

そこに至るまでにリモートワークが注目されていた社会的な背景として、以下のような理由があります。

働き方改革の推進

リモートワークは、政府が現在推し進めている「働き方改革」を実現するために、欠かせないワークスタイルです。

現在の日本では、労働生産人口が急激に減少しており、2027年には7000万人、2051年には5000万人に減るといわれています。

これまで出産や育児、親の介護などの事情でキャリアを断念していた人たちも、リモートワークを行うことで、再び働けるようになるため、国の目標にもリモートワークの実施率が組み込まれています。

大規模な感染症拡大、災害への対策

ここまでにも述べてきたように、2020年初頭から猛威を奮っている新型コロナウイルスのような大規模な感染拡大や、東日本大震災のような災害への対策としても、リモートワーク は注目されています。

有事が起こった際は交通機関がストップしてしまうため、離れた場所で働くことができれば、従業員の安否確認が安易にできるだけでなく、業務も続けることができます。

そうした理由から、リモートワークの需要は今後も伸びていくと考えられています。

リモートワークのメリット3つ

リモートワークの導入には、以下の3つのメリットがあります。

(従業員・企業の)最大のメリット:時間の節約・生産性アップ

従業員のメリット:自分に合わせた働き方が選べる

企業のメリット:優秀な人材を地域問わず採用できる

自社でリモートワークを導入する価値があるか、このメリットを享受したいかで判断するのがおすすめです。

1)最大のメリットは時間の節約・生産性アップ

リモートワークに取り組む最大のメリットは、働く時間を最大限節約し、生産性をアップすることができる点です。

これまでの働き方のように、毎朝1時間かけて通勤するというスタイルだと、時間的にも体力的にもロスが多く、仕事に充てられられるリソースが十分確保することができません。

リモートワークを行って移動時間を減らすことで、1日のうちで使える労働時間を最大化させることができ、体力的にも温存できます。また、時間が取られる対面コミュニケーションではないことを活かし、業務の効率化・生産性向上を図ることも可能です。

2)従業員のメリット:自分に合わせた働き方が選べる

リモートワークにおける従業員のメリットは、自分に合わせた働き方が選べる点です。

例えば、リモートワークなら通勤がないので、それまで移動に使っていた時間を子どもの送り迎えや介護などの用事に充てることができるでしょう。

また、自宅で集中して仕事に没頭することももちろん可能なため、家庭の事情を優先するばかりでなく、「バリバリ働きたい方」という方にもリモートワークは対応できます。

望むライフスタイルにあわせて柔軟なワークスタイルを選ぶことができるのが、従業員にとってのリモートワーク導入メリットといえるでしょう。

3)企業のメリット:優秀な人材を地域問わず採用できる

リモートワークは、企業にとっても直接的なメリットがあります。

それは、

求人の対象が広がる

地域にかかわらず優秀な人材が確保しやすくなる

ということです。

これまで、採用の場面で優秀な人材であっても、勤務地の都合による辞退、オフィス勤務を前提とすることで、採用を見送らざるを得なかったケースなどに直面したことはないでしょうか。

リモートワークが働き方の選択肢に入っていれば、通勤可能な勤務地に限らず、全国から優秀な人材を採用することができます。

リモートワークが求人の売りになる

これから遠くない将来、高齢者の割合は益々増え、大介護時代を迎えると言われています。

その中で、働き盛りであっても、家庭的な事情から好きな仕事・やりたい仕事をあきらめなければならないケースがあるかもしれません。

しかしリモートワークを導入している会社であれば「生活を取るか、仕事を取るか」という二者択一に悩む可能性を減らせます。

また、同様の理由でいったん会社を辞めざるを得なかったものの、家計を支えるために働く必要がある、という優秀な人材を自社に呼び込むことも可能でしょう。

リモートワークで失敗しないためのコツ(基本編)

リモートワーク における主な課題は、コミュニケーション

リモートワークを円滑に行うにあたって最も難しいのが、コミュニケーションの問題です。

2020年3月に発表されたペーパーロジック社の、東京在住の会社員でリモートワークを行っている111人を対象に実施した調査によれば、45.9%の人が「対面よりコミュニケーションが難しい」と回答しています。

出典:ペーパーロジック社「リモートワーク ・テレワークに関する調査」

そのほか、リモートワークを実践する際には、以下のような課題もあります。

・普段のコミュニケーションの総量が減る

・業務の進捗状況が把握しづらい

・データや情報管理にリスクがある

・経費申請・処理が大変になる

・自律的に動ける人でないと、業務の生産性が下がる

失敗しないためのコツ1:暗黙の了解(察する)をやめる

ここからは、上記のようなリモートワークの弊害をどのように避けるのかについて考えていきます。

まず初めに失敗しないためのコツは、察するという文化をやめるということです。

リモートワークでは、基本的に自分から発信しなければ誰も自分の意思を察してくれません。

日本のコミュニケーションでは、「ハイコンテキスト」つまり、察し合いの文化であると言われています。育ってきた背景や文化が似ているため、暗黙の了解で認識を合わせることができる、というコミュニケーションです。

ですがリモートワーク では相手の顔や態度が分からないため、状況の共有が不透明になりがちです。その結果、認識の違いや、相手への不信感に繋がってしまう場合があります。

リモートワークにおいては、常に察する文化をやめて、きちんと一つひとつの行動や状況を言語化することが大切でしょう。

失敗しないためのコツ2:コミュニケーションのきっかけをルール化してみる

リモートワークで在宅勤務をしていると、同僚と話すきっかけはミーティングのみ、という状況になりがちです。ミーティングでは業務に必要な会話が主なので、最低限のコミュニケーションになってしまい、声をかけづらくなってしまうこともあります。

そこで例えば、始業時や就業時はチャットや電話などで挨拶を行う、ランチタイムはテレビ会議を使ってみんなで食事を週に1回は食べる、などの小さなルールを設けることで、必然的に会話をするきっかけが生まれます。

メンバー同士のコミュニケーションを活発にすることで、成果に結びつくアイデアや、円滑な業務遂行に役立つ点も期待できます。

失敗しないためのコツ3:ネガティブな指摘はチャットではしない

チャットでのコミュニケーションの難点は、口頭に比べるとどうしても「冷たい印象」が出がちなところです。

好意的なコミュニケーションであれば、アイコン・スタンプ・絵文字などを活用することでだいぶ緩和できますが、叱る・注意するなどのネガティブ内容を伝えざるを得ないシーンでは課題化しやすいです。

またチャットは、文字でずっとデータが残ってしまうため、後から見返した際に「思い出しネガティブ」になりやすかったり、キャプチャを取られて他の人に流出してしまう懸念もあります。

口頭コミュニケーションであっても、注意する時には呼び出して個別に指摘するのが鉄則ですが、それと同じようにリモートコミュニケーションにおいてはチャットではなく電話・オンライン会議を使うのが気持ちよくメンバー(社員)が働くために重要です。

失敗しないためのコツ4:自社に必要なツールやシステムを選定する

リモートワークにより、勤怠管理システムやコミュニケーションツール、Web会議システムなど、さまざまなサービスやプロダクトの導入を検討することになると思います。

また、そもそもの話にはなりますが、リモートワークをおこなうためには、パソコンやネット環境を用意する必要もあります。

つまり、リモートワークの実施には少なからずお金が掛かってしまいます。

政府や地方自治体が設定している助成金や補助金の制度も上手く活用しながら、リモートワーク環境を整えていくことが大事になってきます。

そして、実際に運用する中で、自社にとって本当に必要なツールやシステムを導入していくようにしましょう。

また、リモートワークを推進するサービスやプロダクトの中には無償提供をおこなっているものもあるので、チェックしてみてください。

失敗しないためのコツ5:マネジメントのかたちを変えて信頼関係を築く

今度は、管理職側からの視点で見てみましょう。リモートワークによって働き方が大きく変わるということは、マネジメントの方法も大きく変わるということです。

ここで注意しておかなければいけないことは、個々の従業員がしっかりと「セルフマネジメント」ができているか、です。

離れた場所で働く上司にとって最も不安な点は、部下がしっかりと働いているだろうか、ということでしょう。目で見れない以上、信頼を前提として、細かいマネジメントをせずに部下の労働環境をつくらなければいけません。

信頼関係がうまく築けていない状態で仕事のやりとりを行ってしまうと、上司と部下で、「言った言わない問題」や「どうして助けてくれなかったのか」「なぜ報告しなかったのか」といった違いに疑心暗鬼になってしまう可能性があります。

そうならないためにも、普段から、Web会議システムを活用して常に違いの状況を見えるようにしたり、コミュニケーションを普段以上に密に取る必要があるでしょう。

コミュニケーションが円滑になるコツ(応用編)

コミュニケーションツール(サービス)を活用しよう

ここまでチャットツールや普段の連絡手段において有効な、リモートワークのコツについてお伝えしました。

一方で、組織の中でのコミュニケーションが十分に行われていないと、業務が円滑に回らなかったり、良好な人間関係を築くのが難しくなる場合があります。

そのような時には、社内コミュニケーションを活発にするようなツールを活用するのがおすすめです。ツールを活用すると都度の努力ではなく、仕組みで課題を解決できるため、その効果は持続的かつ大きいものとなるでしょう。

ここではコミュニケーションが円滑になるコツの応用編として、おすすめのサービスをご紹介します。

インセンティブ・ポイント: 社内コミュニケーションを活性化する

参照:社内ポイントを、カンタンに|incentive point

ベネフィット・ワンが、自社の従業員エンゲージメント向上ために開発した社内ポイント制度BIPoBenefitone Incentive Point Program)から生まれたサービスです。

440社の導入実績があるインセンティブ・ポイントは、

・会社から貢献への称賛や社員同士の感謝をポイントにのせて贈り合うことで称賛文化の醸成が可能

・多様なニーズに合わせて、約20,000点から好きなアイテムとすぐに交換できる

・導入により150%の売り上げUPや離職率30%改善に成功した例など、確実な導入効果を実感できる

・東証一部上場、福利厚生業界NO1実績のベネフィット・ワンが提供する圧倒的安心感

手間なく簡単に社内ポイントプログラムが実現できるサービスです。

主な導入企業

公式サイト https://bs.benefit-one.co.jp/incentivepoint/

2UniposFringe81:タイムラインで社員の活躍が見える

参照:Unipos|新しい成果給「Unipos」サービス提供開始

社員同士で成果給を贈り合えるピアボーナスの仕組みです。SlackChatWorkなどのチャットツールから気軽に投稿でき、タイムラインで全社共有ができるので、社内のコミュニケーションを活性化するためのツールとしておすすめです。

コミュニケーションにより貯まったポイントは給与にプラスして支給することができます。

公式サイト https://unipos.me/ja/

3)コミュニティオ:オリジナル社内通貨でモチベーションの最大化

参照:コミュニティオ|毎日のシゴトにちょっと嬉しいボーナスを

コミュニティオは、企業独自の名称をつけたオリジナル社内通貨を発行できるサービスです。

「毎日のシゴトにちょっとうれしいボーナスを」をコンセプトに、日常の業務の忙しさに埋もれてしまいがちな、小さな気遣いや、ポジティブな行動が、「リワード=社内通貨」として評価される仕組みを提供します。

手に入れた社内通貨はQRコードで簡単に飲み物やおやつと交換出来、ありがとうおめでとうの気持ちが、ちょっと嬉しいご褒美に変わります。

公式サイト:https://communitio.jp/

まとめ|どんなことでも言いやすい雰囲気と場をつくることが大切

新型コロナウイルスの影響により、私たちの働き方やコミュニケーションのあり方は大きく変化しました。

アフターコロナの時代には、リモートワークを行う人と、そうでない人とが混じり合って働くこととなります。そのためこれまでより一層、働く人同士のコミュニケーションと連携が重要になってきます。

今回の記事でご紹介したようなコツを実践してみると共に、リモートワークが円滑になるようなコミュニケーションツールやサービスなども活用して、生産性を向上させていきましょう。

社内コミュニケーションが活性化
社員のやる気を引き出すインセンティブ・ポイント

優秀な人材が辞めてしまう…
会社へのエンゲージメントが低い…
職場に活気がなく生産性が上がらない…

上記のような問題は、社員一人一人のモチベーションを向上させることで解決ができます。

モチベーションの向上は社員のエンゲージメントを高め、労働生産性の向上にもつながります。

社員のやる気を引き出すオリジナルのポイント制度”インセンティブ・ポイント”は、
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