テレワークから始める働き方改革|基本理解と導入のヒントを紹介

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働き方改革 テレワーク

「テレワーク」という言葉をご存知でしょうか。

政府が2018年3月に発表した「テレワーク人口実態調査」では、回答者における「テレワーク」という働き方の認知度は徐々に増加しているものの、半数を少し上回る程度でした。

しかし、実際に聞いたことがあるという方でも「名前は何となく知っているけど、具体的にどのようなものなのかわからない」、「導入に興味はあるが、進め方がわからない」といった感想をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

※出典:国土交通省『平成29年度 テレワーク人口実態調査』

実は近年、この「テレワーク」という制度が従業員の働き方だけでなく、企業の在り方を変革する取り組みとして注目されてきています。

ここで指す「企業の在り方」とは、業務上のコスト削減、生産性向上、危機管理などの経営上の課題だけでなく、自社の優秀な社員がその能力を十分に発揮し、長期間働き続けられるような「働き方改革」を実現する取り組みです。

本記事では、このテレワークに関する基本的理解と社会的背景、メリット、及び(在宅勤務)導入のポイントについて紹介いたします。

テレワークとは、情報通信技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと

テレワークをしている女性

そもそも、「テレワーク」とは、情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。

テレワークの「テレ(Tele)」は英語で「離れた」の意、「ワーク(Work)」は「仕事」。

つまり、「離れた場所で行う仕事」という意味の造語です。

PCやスマホなどのITツールを活用しながら、1週間のうち8時間以上離れた場所で仕事をしていれば、テレワークをしている状態であるとされています。

ちなみに、自宅で袋詰めをしたり部品を組み立てたりする仕事(内職)は家内労働であり、ITツールを活用していないのでテレワークの定義には当てはまりません。

4つのワークスタイルから考えるテレワーク

ビデオチャットで場所が離れていても仕事を進めている様子

ICTを活用した柔軟な働き方と一括りになっていても具体的なイメージがしづらいかもしれません。

ここでは、テレワークがどのようなワークスタイルなのかを4つの分類から説明いたします。

4つのワークスタイルの図※参考:田澤由利「在宅勤務が会社を救う」(東洋経済新報社、2014年)より

(1)雇用型/モバイル型

会社に勤務し、移動して仕事をしている人、「営業担当」や出張の多い社員。

(2)雇用型/在宅型

会社に勤務し、子育てや親の介護、あるいはワーク・ライフ・バランスのために家で働く「在宅勤務者」。

(3)自営型/モバイル型

自営で仕事をしつつ、コワーキングスペース、電車、カフェ、家等を移動して仕事をする「ノマドワーカー」。

「SOHO」「フリーランス」と呼ばれる方で、移動が多い人はここに含まれる。

(4)自営型/在宅型

会社等に属さず、外に出にくい状況にあるため、家で仕事をしている。「在宅ワーク」や「在宅就業」などと言われている。

テレワーク導入を検討する際は、上記分類を参考に自社ならどのワークスタイルを取り入れられるのかをシミュレーションしてみましょう。

「テレワーク」は政府が推進する「働き方改革」のひとつ

メディアと談話をしている政治家

またテレワークは、政府が積極的に実現するべき国の目標としても位置づけられています。

2013年6月に閣議決定され、2014年に改訂された『世界最先端IT国家創造宣言』では、「雇用形態の多様化とワーク・ライフ・バランス(「仕事と生活の調和」)の実現」という項目において以下のような目標が定められています。

若者や女性、高齢者、介護者、障がい者を始めとする個々人の事情や仕事の内容に応じて、クラウドなどのITサービスを活用し、外出先や自宅、さらには山間地域等を含む遠隔地など、場所にとらわれない就業を可能とし、多様で柔軟な働き方が選択できる社会を実現するとともに、テレワークを社会全体へと波及される取組を進め、労働者のワーク・ライフ・バランスを実現する。
※引用:『世界最先端IT国家創造宣言』、「雇用形態の多様化とワーク・ライフ・バランス(「仕事と生活の調和」)の実現」

また、その目的達成のための具体的な数字も、女性の就業支援目標と共に盛り込まれています。

これらの取り組みなどにより、2020年には、テレワーク導入企業を2012年度比で3倍、週1日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者数の10%以上にし、また、こうした取り組みも含めた女性の就業支援等により、第一子出産前後の女性の継続就業率を55%(2009年においては38.0%)、25歳から44歳までの女性の就業率を73%(2011年においては66.8%)まで高めるとしています。

要約すると、労働可能な全ての労働者がワーク・ライフ・バランスを実現するために、テレワークを積極的に取り入れ、2020年までに全労働人口の10%をテレワーカーにするという目標を政府は掲げているということですが、上記からもテレワークは単なるブームではないということがわかります。

なぜテレワークは進まないのか?導入状況と今後の課題

テレワークがしずらいオフィス

ITを活用したワークスタイルの概念は1970年代には既に登場しており、日本での実証実験は、1980年代前半には行われていました。

約30年以上議論されてきたテレワークですが、実際の国内における導入状況はどの程度進んでいるのでしょうか。

勤務先にテレワーク制度があると回答した割合は、雇用者全体のうち14.2%

2018年3月に国土交通省が行なった「平成29年度 テレワーク人口実態調査」では、勤務先にテレワーク制度があると回答した割合は、雇用者全体のうち16.3%でした。

またそのうち業種別では、情報通信業(IT関連)のテレワーカーの割合が30%超で最も多く、第三位以下の建設業や製造業などは20%以下にとどまっています。

※出典:国土交通省『平成29年度 テレワーク人口実態調査』

労働者全体の20%以下の導入率で、かつテレワーク制度を活用出来ている業界が偏ってしまっている現在の状況では、国が目指す目標を到達することは難しいでしょう。

※出典:国土交通省『平成29年度 テレワーク人口実態調査』

なぜ、制度導入が進まないのか?

テレワーク制度の導入率が低い原因のひとつに、中小企業が活用出来ていないという問題点があります。

総務省の発表によると、資本金50億円以上の企業における導入率は13.6%です。一方で、資本金1,000万円未満の導入率は1.2%に留まります。

大企業がテレワークを導入する目的として様々なことが考えられますが、ひとつは福利厚生の一環としてそれだけの環境を整える体力があるということ。

二つ目は、企業のイメージ向上により、優秀な人材を確保することが目的だと筆者は考えます。

しかしながら、テレワークは大企業のものだけではなく、中小企業を含めた全ての企業・労働者のために推進されているものです。

それでは、現実問題として中小企業での導入課題となっているものは何でしょうか。

先ほどのテレワーク人口実態調査では、「テレワークを実施してみたいと思わない理由」についてのデータが公開されています。

※出典:国土交通省『平成29年度 テレワーク人口実態調査』

この表を見ると、実施してみたいと思わない理由2位は、「仕事の内容が、テレワークに馴染まないと思うから」。

3位は、「自由な時間が増えるとは思えないから」。7位には、「深夜まで仕事をしてしまいそうだから」。という結果でした。

このアンケート結果の通り、多くの企業に導入する理由が見当たらず、一部の大企業のみが活用出来て済む話ならば、なるほど確かにテレワーク制度は多くの私たち一般労働者にとって関係の無い話なのかもしれません。

しかし、政府が国を挙げて推し進めるということは、それなりの理由があります。

次項では、テレワークにおける導入のメリットとポイントを解説する前に、なぜ今私たちはこの制度と向き合う必要があるのかについて、その背景をお話します。

いま、テレワークを行うべき3つの理由

テレワークで仕事が円滑に回っている様子

みなさんもご存知の通り、この国は慢性的な人口不足です。

どの程度のペースで人口減少が進んでいるのかと言えば、総務省が2017年7月に発表した住民基本台帳に基づく2017年1月1日時点の人口動態調査によると、日本の総人口は1億2558万3658人で、2009年以来8年連続で減少しています。

前年比30万8084人減り、この数字は1968年以降の調査で最大です。また、出生数は初めて100万人を割っています。

このペースで人口減少が進めば、特定の業界のみならず全ての業種において働き手が不足する(もしくは既に不足している)状態となるでしょう。

さて、そうした社会的背景を踏まえ、いま私たちがテレワーク制度を検討するべき理由とは何かを考えてみます。

テレワークを行うべき理由その1:優秀な働き手を採用・確保可能

生産年齢人口(働き手)が減り続ける状況では、各企業は優秀な人材を確保するために様々な施策を打つでしょう。

しかし、働ける条件がオフィスに必ず出社し、そこで8時間働かなくてはならないという条件だとしたら、優秀な人材を確保出来る確率は低くなります。

たとえ能力が高い人であっても、介護や出産・育児休暇などやむを得ない事情で自宅から出れない人は条件から漏れてしまい、採用・継続の機会を逃してしまいます。

そうした貴重な働き手を少しでも確保出来る環境を企業が用意しておくことは重要なことです。

理由その2:来社が困難の場合でも業務可能

社員がオフィスに来るのが困難な場合はどのような時でしょうか。

まず思いつくのは、自然災害です。

年間を通して災害が多い日本においてリスクは、記憶に新しい東日本大震災のような大規模な地震だけではありません。

台風や大雨など危機的な状況の中、社員を無理やりオフィスに来させるのは健全な企業の姿ではありません。

自宅からPCやインターネットを活用しながら社員同士連絡を取ることが出来れば、安全を即座に確認し合うことも出来る上、どのような場合でも出来る限り業務を遂行することが可能です。

理由その3:経営課題に対して様々なメリットがある

冒頭の「はじめに」でも書かせていただいたとおり、テレワークは単なる福利厚生の一環ではなく、経営に大きなインパクトを与える経営戦略の一つです。

一般社団法人日本テレワーク協会によれば、企業がテレワークを行うメリットは以下のようにまとめられています。

テレワークを実施していない理由

※出典:テレワーク協会HPより

テレワークを行うと、顧客への迅速・的確な対応が求められるような営業職だけでなく、計画的・集中的な作業が必要な研究・開発職にとって「生産性の向上」が得られます。

また、近年働き方改革の文脈で語られることが多くなった「ワーク・ライフ・バランスの実現」においても家族と過ごす時間が増え、社員の自己研鑽の時間も増やすことが可能です。

そして、これまで当たり前のコストだと思っていた、「オフィス賃料」「社員の通勤費」「印刷費用」などを削減することも可能です。

いかがでしょうか。テレワークが企業の経営において非常に大きなインパクトを与えうる制度(働き方)だということが、ご理解いただけましたでしょうか。

導入のポイント

テレワーク制度について確認する社員

ここまでテレワークにおける基本的理解、社会的文脈、メリットについて書かせていただきました。

本項では、在宅勤務という形態に限り、テレワーク導入のポイントについて紹介いたします。

社員の在宅勤務を実現しようとする中で、元々オフィス勤務のみが定められている企業の場合、短期間で社内の仕組みを変革することは容易ではありません。

テレワークに関するコンサルティングを行っているテレワークマネジメント株式会社代表の田澤氏著『在宅勤務が会社を救う』の中で、在宅勤務導入を成功させるための法則十ヶ条が紹介されています。

  • その一・・・・・・目的を明確にせよ
  • その二・・・・・・一歩一歩、無理は禁物
  • その三・・・・・・社員全員に徹底すべし
  • その四・・・・・・仕事道具を雲の上(クラウド)に置け
  • その五・・・・・・ホウレンソウを見直せ
  • その六・・・・・「頭の中」共有せよ
  • その七・・・・・・特別扱いするな
  • その八・・・・・・一緒に仕事をせよ
  • その九・・・・・・日頃から備えよ
  • その十・・・・・・会える時間を大切にせよ

※出典:田澤由利「在宅勤務が会社を救う」(東洋経済新報社、2014年)

ここで挙げられていることはつまり、たとえ社員が遠隔地にいたとしても、ITツールを活用しながら普段と同じような業務、チームワークを準備・形成することが大切である、ということではないでしょうか。

十ヶ条に関する詳細の説明も同書では語られておりますので、参考文献を是非ご参照ください。

また、標準的なテレワーク(在宅勤務)制度を自社に導入・運用させるため、一般的には、以下のようなフローが想定されます。

テレワークの効果

※参考:田澤由利「在宅勤務が会社を救う」(東洋経済新報社、2014年)より

初期の導入においては、本格的な制度導入までにはどのようなハードルや調整が社内で必要なのかを一つずつ洗い出し、プロジェクト化することで社員の協力や認知を得ることが出来るでしょう。

田澤氏は、在宅勤務導入において、「何をもってテレワーク(在宅勤務)が実現できたのか」という最終的な目的を明確にすることが大切だと言います。

企業の就業規則に在宅勤務規定を追加するのみでは導入が完了したとは言えません。

導入における各プロセスのステップを一つずつ完了していき、最終的なゴールまで焦らず着実に進めていくことが必要です。

本項に関する詳しい説明・手順などは、厚生労働省が発行している『テレワークではじめる働き方改革〜テレワークの導入・運用ガイドブック』にも詳しいので、是非一読ください。

また、文末にテレワークお役立ちリンク集も掲載しておりますので併せてご活用ください。

テレワーク活用の事例

テレワークで成功したチーム

テレワーク導入への心構えが社内で出来たとしても、やはり「実際のところ課題解決は出来るの?」「うまく活用出来ている会社はあるの?」といった 疑問や不安も多く残るかと思います。

そこで、厚生労働省が発行している『平成26年度 テレワーク活用の好事例集〜仕事と育児・介護の両立のために〜』の中から、いくつか実際にテレワークを活用している企業を紹介いたします。

事例1:カルビー株式会社

全国の事務間接部門の全従業員を対象に、在宅勤務より、業務の生産性向上を図りつつ、育児支援を実施。

会社概要

  • 設立:1949年
  • 本社所在地:東京都千代田区
  • 主たる事業:菓子・食品の製造・販売
  • 従業員数:連結3,341人(2014年時点)

導入の目的

従業員の働き方に対する意識改革を目的とし、経営トップは、「早く来て早く退社して、勉強や交流会等に時間を使いなさい。

新たなインプットにより成長し、会社に貢献してほしい」というメッセージを発信している。

導入形態

2014年4月より、全国の事務間接部門の従業員を対象(上司が認めた者は誰でも)に、週2日を上限とする在宅勤務制度を導入。

営業職の従業員に対しては、従来から直行直帰のモバイルワークを認めている。

導入のメリット

在宅勤務のトライアルでのアンケートでは、従業員からおおむね高い評価が得られている。

特に、「育児期間中の従業員が子どもの送り迎えをしやすくなった」「通勤時間を削減でき時間にゆとりができた」「通勤ラッシュを回避できるようになった」というコメントがある。

また、女性の部下を持つ管理職から、「残業が減り、部下の『ライフ・ワーク・バランス』が向上したという声がある。

導入までのプロセス

2009年、経営刷新がスタートし、2010年ダイバーシティを「成長のためのエンジン」と位置づけ、「ダイバーシティ委員会」を発足させた。その後、トライアルを経て、2014年に在宅勤務制度を本格導入した。

事例2:株式会社SiM24

完全在宅勤務により、高度なシミュレーション業務を担当する従業員の確保を実現。

会社概要

  • 設立:2005年
  • 本社所在地:大阪府大阪市
  • 主たる事業:半導体パッケージおよび電子機器一般の製造工程に必要な電子機器や部品の応力解析、熱分析などの受託シミュレーションサービス
  • 従業員数:20人(2014年時点)

導入の目的

解析シミュレーションに関する高度な知識を有する優秀な人材を確保し、継続雇用する目的がある。

また、ネットを介して顧客へ即答性・緊急対応性のある解析サービスを提供できる働き方として、競合他社との差別化を狙っている。

導入形態

高度なシミュレーション業務を担当する従業員全員が完全在宅勤務である。

導入のメリット

高スキルを持つ従業員のすべてが完全在宅勤務であるため、本社には4名分の従業員の机しかない。

本社を最小限のスペースで用意することが可能である。

また、従業員は自宅で仕事ができるので、遠隔地で働くことが可能である。

これにより、転居の必要があっても会社で同じように働き続けることが出来る。

導入までの経緯とプロセス

  1. 顧客が求めるスピード化とコスト削減を実現する業務の在り方。
  2. 解析シミュレーション業務において、高度な工学的知識を有する人材の確保・育成が困難という課題の解決。
  3. 女性活用の観点から優秀な女性たちが働ける環境の構築。

以上、3点を踏まえて検討した結果、在宅勤務が有効な働き方と認識し、導入に至った。

事例3:旧NTTアイティ株式会社(現NTTテクノクロス株式会社)

他社のモデルとなるようなテレワークを全従業員(雇用形態、職種、役職等の制限なし)が着実に実践

会社概要

  • 設立:1987年
  • 本社所在地:神奈川県横浜市
  • 主たる事業:情報通信分野におけるマルチメディア関連機器、応用システムの開発・販売
  • 従業員数:228人(2014年時点)

導入の目的

通勤時間をゼロにすることにより、ワーク・ライフ・バランスの向上を図る目的で導入した。

導入形態

在宅勤務制度は全従業員が対象で、雇用形態、職種、役職等の制限は設けていない。

原則、上限として月5日、営業日連続2日まで実施可能である。利用申請をした従業員は、原則、在宅勤務の実施希望日の前日までに、メールにて実施希望の旨と通話連絡手段を提示し、上司の承認を得る。

導入のメリット

終日在宅勤務は通勤時間をゼロにすることにより、従業員個人の時間が有効活用でき、体力面でも、ワーク・ライフ・バランスの面でも良い方向に向いている。

午前中に所用があり、午後から勤務可能な従業員や、傷病等の事由で、通勤に支障があって出社できない従業員も年次有給休暇を取らずに自宅で作業(勤務)をすることが出来る。

導入までの経緯とプロセス

2008年から本格導入している在宅勤務制度は、実施対象者を管理職と一般職の2段階に分けて試行した後、本格導入に至っている。

本格導入後も社員の声(社員会)の意見を取り入れながらテレワークの利活用の幅を広げている。

社員のワーク・ライフ・バランスを考えると大変有効な施策なので、廃止や縮小は考えられないとのこと。

従業員数が大規模な企業だけでなく、数十名単位の企業であってもテレワークの効果を得ることは可能だということが上記事例から知ることが出来ます。

まとめ

昨年、Googleが六本木に1ヶ月限定で「Google Telework Lounge」をオープンしました。

この施設では、実際に訪問者がテレワークを疑似体験出来るように、「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」「在宅勤務」などの体験スペースが用意されています。

離れた場所で仕事をすると業務に支障が出るのではないか?といった疑問を持つ方でも、実際にここでテレワークを体験してみると、そのような不便を感じる人の割合は少なかったそうです。

政府だけでなく、民間の大企業からもこうした情報発信・啓蒙活動が近年、活発に行われています。

一方で、中小企業からの発信は導入の達成率から見てもごく少数です。

しかし逆を言えば、中小企業からテレワークに関する体験談や情報を外部に提供することが出来れば、最新の活動を行なっている企業として注目される可能性は大いにあるのではないでしょうか。

PR目的だけでなく、本文中でも述べているようにテレワーク制度は、経営をより効率化させるための戦略的手段です。

日本の少子化・人手不足に関する記事やニュースを聞かない日はありません。

それだけに優秀な社員の獲得・確保の手段(武器)は、多い方が良いはずです。

もちろん、実際に制度を導入し、ワークさせるためには様々な疑問や課題が山積みとなるでしょう。

しかし、何故導入するべきなのかという最終目的を常に忘れず、ステップ・バイ・ステップでプロジェクトを進めていけば、必ず達成することが出来ます。

また、テレワークに関する相談機関や助成金も用意されていますので、そうしたサービスに頼る・相談することも一つの手段です。

離れて仕事をすることだけが常に正しい方法・手段であるとは限りません。

しかし、こうした柔軟な働き方を検討し、社員のワーク・ライフ・バランスをしっかりと考えることが出来る企業が強い企業として生き残っていくのではないでしょうか。

テレワークから始める働き方改革に少しでもご関心があれば、お気軽に一度ご検討してみてはいかがでしょうか。

参考文献・リンク

付録:テレワークお役立ちリンク集

厚生労働省ホームページ
http://www.mhlw.go.jp/
※ホームページ内で「テレワーク普及」と検索。
テレワーク相談センター
http://www.tw-sodan.jp/
テレワーク導入や実施時における労務管理上の課題などについて、個別企業からの相談に対応する「テレワーク相談センター」を設置。
情報通信機器を活用した在宅勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン
http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/shigoto/guideline.html
在宅勤務に関する労働基準関係法令の適用及びその注意点などについて解説。
テレワークセキュリティガイドライン(第3版)
http://www.soumu.go.jp/main_content/000215331.pdf
テレワークにおける情報セキュリティ対策について解説。
職場意識改善助成金(テレワークコース)
http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/syokubaisikitelework.html
テレワークを新規で導入する中小企業に対する助成金制度。導入経費の1/2〜3/4(上限額:150万円)を助成。
テレワーク導入事例集(総務省)
http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/18028_03.html
テレワーク実施企業に対して調査を行い、事例集として策定。
中小企業におけるクラウドソーシング活用事例集(中小企業庁)
https://www.mirasapo.jp/talent/files/jinzai_jirei06.pdf
地域中小企業におけるクラウドソーシングの活用事例20社を掲載。
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「働き方改革」何から取り組めば良い?
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やるべきことが分からず、まずは今話題の残業の抑制から取り組んでみたという企業が約86%を超える中、その半数にも及ぶ、約44%の従業員が残業抑制に関する満足度を実感出来なかったと回答をしています。

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