伝え方は鍛えられる、学校では教えてくれない伝え方のコツ

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伝え方

どうしたら伝え方が上手くなるんだろう…
入社してまもない社員、結論から話すように、と何度指導したことだろうか。

この記事を読んでいるあなたは、何度注意しても直らない部下の伝え方について、どのような指導をしていけば良いのか、と悩んでいるのではないでしょうか。

“言葉を伝える”とは、一見すると、とても簡単でシンプルなことのように思えます。しかし、言い回しの違いや微妙なニュアンスの違いにより、相手が自分に対して不快感を覚えたり、時には自分が意図していなかった方向へと話が進んでしまいます。それほど、言葉の一つ一つが繊細で、扱いが難しいのです。

そんな時、あなたは心の底からより強く思うはずです。そう、

もっと上手く伝えられるようになってほしい

事実として、伝え方は上手くなります。ただ、伝えられない人のほとんどが、考える癖をつけられていないだけなのです。逆に言うと、考える癖をつけるだけで、伝え方はいくらでも上手くなります。

また、多くの人が知らないことですが、伝え方は鍛えることが出来ます。筋肉トレーニングやランニングと同様、コツを学び、日々少しずつ実践をすることで、誰でも上手く伝えられるようになるのです。

今回は、伝え下手なあなたの部下でもきっと変われる、誰でもすぐに実践できる伝え方のコツについてご紹介していきます。

伝え下手でも改善できる、すぐに実践できる伝え方のコツ

まず、この章を読む前に、事前に知っておいて欲しいことがあります。

それはこのコツを全て実践したからと言って、今すぐに飛躍的な上達が見られないということです。

冒頭でもお話をしたように、伝え方は筋肉トレーニングと一緒です。筋肉トレーニングを始めたばかりの人が、急に100kgのバーベルを持ち上げてくださいと言われても、まず出来ません。それは誰しもが分かることです。バーベルを持ち上げるために、毎日コツコツ、トレーニングを続ける、この積み重ねこそが、成功への近道です。

伝え方も同様です。まずは、コツを学び、実践をしてみる。その後、この実践を繰り返し、自分の伝え方にしていく、これの繰り返しです。

相手に何を伝えに来たのか、話す前に考える癖をつける

あなたは、相手に何を伝えたくて、その言葉を発したのでしょうか?ただ話を聞いて欲しかっただけでしょうか?

何か目的があって相手に話しかけたのではないでしょうか?

今日あった打ち合わせ内容を一部始終報告したが、相手に全く伝わらなかった、自分でも途中から何を話しているのかが分からなくなった、これは話しが下手な人に良くある特徴です。筆者も新入社員の頃は、お前の言っていることが全く分からない、何を報告しにお前はここにいるのか、と上司から良く怒られたものです。

このようにどこの会社でも良くありそうな状況ですが、なぜ、このようなことが起こるのでしょうか?

理由はとても簡単で、その人自身に考える癖がついていないからです。どういうことかというと、今すぐこれを相手に伝えたい・話したいという思いばかりが先走り、頭の中が整理出来ていない、伝えたいことがまとまっていない状態で話を始めてしまうのです。

話す前にまずは考えるという癖をつけるだけで、少しずつ改善をしていくでしょう。

結論、理由、提案、端的な話し方を身につける

まずは結論から話せ、一度はどこかで聞いたことのあるセリフではないでしょうか?

当たり前のことですが、あなたが言葉を伝える時には、その言葉を伝えるべき相手がいます。

伝えるということは、相手に自分の言葉を理解してもらうことです。理解をしてもらうためには、相手に分かりやすく話をする必要があります。そこで、意識していきたいのが、結論、理由、具体例(具体的な提案)という話し方を強く意識することです。

慣れない人にとっては、窮屈に感じる伝え方ですが、分かりやすく話しをするためには、なるべく短く端的に話す必要があります。重要な内容を伝える時こそ、この伝え方をより意識すべきです。

まずは質問や回答について、一言で返せるように訓練する

筆者の経験上、普段しないことをしようとすると、そちらばかりに思考が寄ってしまい、話せなくなったりと難しく考えがちです、そのため、なるべくその質問や回答について、一言返せるように訓練していくと良いでしょう。

例えば、「これ提出遅れそうかな?」と上司に質問をされた場合、あなたならどのように返答をしますか?

結論から話すと…そんな難しい枕詞はいりません。まずはシンプルに、質問された人に対して、一言で返答をするようにしてみましょう。

「これ提出遅れそうかな?」
「すみません、遅れます(結論)」

「すみません、遅れます」という一言が、結論になっていますね。このように、はじめは、その質問や回答について、自分の返答を一言で述べることだけを意識するだけで、グッと端的に話すことが出来ると思います。

この後の会話の展開として、上司は部下がなぜ期限までに提出を出来ないのだろうか、という疑問を持つことでしょう。

「提出が遅れるのはわかった。しかし、なぜ遅れそうなんだ?」
「○○だからです。(理由)」

ここではじめて、聞かれたことに対して、結論(理由)を話せば良いのです。これなら、難しく考えずとも、必然と結論から話せることになりますし、端的で相手に伝わりやすいです。この伝え方に慣れてきたら、結論の後に理由をつけて話すことを心がけると良いでしょう。

一言で返せないと、こうなる

前章では、結論から話すとはどういうことなのかを学習してもらうために、その質問に対して、一言で答えるようにトレーニングしていきましょうと、ご説明させていただきました。

ただ一方で、これを一言以外で返答するとどのようなことがおこるのでしょうか。先ほどの例をあげて、見てみましょう。

「これ提出できそうかな?」
「いやー、ちょっと今日明日会議が立て続けに入って、時間が取れなくて、」
「だから提出できるのかどうか、結論を聞いているんだ」

確かに言い訳をしたくなる気持ちはわかりますが、相手からしてみれば、提出ができるのかどうか、という結論を聞きたいだけなのです。

自分の常識を当たり前だと思わない

社内で日々当たり前のように使っているその業界だけが知っている専門用語も、一歩外を出てたら、誰しもが知らない言葉となります。

自分の発している用語があたかも、世間の誰しもが知っている当たり前の言葉だと思わないようにしましょう。

相手にわかりやすく伝える努力をする

相手が理解しやすいように、難しい言葉をいかに噛み砕いて伝えられるのか、ということも人に言葉を伝える上ではとても重要です。

それは相手のことを考え、思いやることにも繋がります。また、何かを伝えるときには、必ず相手の反応を見ながら話すように心がけましょう。

相手が自分の話を理解してくれているのかどうか、また自分の伝え方に誤りがないかどうかを、相手の反応を見ながら話すことにより、双方での認識のズレを未然に防ぐことが出来ます。

筆者も部下に話すとき、またプレゼンをする際には、必ず相手の反応を見ながら話をします。また、話が人段落すると必ず、ここまでの話で何か質問はありますか?、疑問はないか、理解が出来ているのかを、確かめます。

伝えるということは、相手がいて初めて成り立つコミュニケーションです。まず第一に、相手のことを思いやり、相手のことを考えて言葉を伝えるように心がけましょう。

まとめ

今回は、誰でもすぐに取り入れられる伝え方のコツについてご紹介しました。

この記事で最も重要なことは、相手に言葉を伝える前に、必ず考える癖をつけるということです。

また、考える癖をつけることと、以下のような伝え方を身につけることにより、

・結論、理由、提案、端的な話し方を身につける
・自分の常識を当たり前だと思わない
・相手にわかりやすく伝える努力をする

あなたの部下も少しずつ、伝え方が上手くなっていくでしょう。継続は力なり、諦めずに取り組みましょう。

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長時間労働の是正と共に検討すべき
福利厚生制度の拡充

働き方改革が進む中で、その取り組みの中心となっている長時間労働の是正。

すでに多くの企業が取り組みを行っている中で、セットとして注目されているのが、給与・福利厚生制度などの待遇面の向上です。残業削減は従業員のプライベートを確保し、仕事に対するモチベーションの向上に繋がっている一方で、残業代が減り、従業員の賃金低下が目立ってきています。

しかし、基本給を上げることは難しいので、残業代の代替策が求められます。

従業員満足度、生産性の向上、採用強化・離職防止に繋がる福利厚生制度の拡充を検討していくことが得策です。

業界トップの導入実績を誇るベネフィット・ステーションは、

・最短2週間で大手企業と同等の福利厚生を簡単に整備できる
・全国の企業、幅広い年代層や多様なニーズに応えるための100万を超える福利厚生優待サービス
・東証一部上場企業の約45.3%、公務団体の約46.6%が導入済み
・従業員が直接サービスを申込むため、導入後の事務作業は一切なし

と、従業員1人あたり380円から(コーヒー1杯と同じ値)で充実した福利厚生制度の拡充が実現できます。

企業は人なりという言葉があるように、従業員の会社に対する満足度を高めることは、企業の業績を向上させることに繋がります。

ぜひこの機会に、福利厚生制度の拡充を検討していきましょう。


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