コミュニケーション能力を向上させるために取り入れたい6つのツール
企業が円滑にビジネスを進めるにあたり、社内の適切なコミュニケーションは欠かせません。コミュニケーションが活発な組織においては、業務効率化や生産性の向上が期待できるため、企業の競争力アップにもつながる重要な要素と考えられます。
つまり、社員一人ひとりのコミュニケーション能力を向上させてフルに活用することこそが、企業の生産性を上げることに直結するともいえるでしょう。
ここでは、企業の課題である社員のコミュニケーション能力について、企業としてどのような対策が考えられるかについて解説します。
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職場のコミュニケーションが活発な組織に得られる6のメリット
コミュニケーション能力の重要性が注目されていますが、社員のコミュニケーション能力が高い組織には、具体的にどのようなメリットがあると考えられるでしょうか。
生産性アップに繋がる
コミュニケーション能力を向上させることで、チーム内の業務分担がスムーズに進み、メンバー同士の進捗が分かるため、協力しやすい環境が生まれます。
また、部署横断的なプロジェクトの進行や、他部門との情報共有が円滑になるので、業務の効率化が進み生産性向上につながります。社内のコミュニケーションが活発化することで、新しい取り組みへの提案が生まれるなど、業務改善が行われることも考えられるでしょう。
複数の部署で行っていた仕事を一本化するといった、無駄な業務やコストの削減を行うことも可能です。また、業務の成功事例や資料を共有することで、他のメンバーの生産性がアップすることも考えられます。
顧客からの信頼を得やすい
対外的にも、優れたコミュニケーション能力は大きな力を発揮します。
例えば、営業担当者のコミュニケーション能力が長けていれば、顧客が何を求めているのか上手に聞き出し、その解決方法を効果的にプレゼンすることができるでしょう。
顧客との長期的な信頼関係を築くためにも、傾聴力があることは有利に作用します。聞き上手な人は、相手から情報を聞き出すために必要な質問を的確にすることができるためです。また、挨拶、話し方、表情、言葉遣いなどはその人の第一印象を決める重要な要素になるため、非言語のコミュニケーション能力も身につけることで、初対面の人の警戒心を解き、信頼関係を築きやすくなるでしょう。
社員の満足度が上がる
社員のコミュニケーション能力が高い組織では、社内のコミュニケーションが活発なので、自分の意見を出しやすい風通しのよい職場環境であることが多いと考えられます。
普段からコミュニケーションが取れているメンバーの間では、信頼関係が築かれているためです。往々にしてコミュニケーション能力が高い上司は、部下の不満を吸い上げて解決することができます。
部下にとっては、上司が自分を気にかけてくれる、共感してくれる、ということだけでも仕事のモチベーションが上がるきっかけになり得ます。そのため、社員の仕事や会社に対する満足度が上がると考えられるでしょう。
社員の定着率が上がる
社員が仕事の満足度が高い場合には、会社に対するエンゲージメントが高まり、離職率を抑える効果もあります。優秀な社員を採用しても、コミュニケーションが不足し閉塞感がある組織では、力を十分に発揮することは難しいでしょう。
相談する上司や、情報交換する同僚がいることなど周囲の人との人間関係が円滑であることは、仕事の満足度や会社への愛着心に大きく寄与します。退職する社員の退職理由でもっとも多いものは「人間関係への不満」と言われています。
そのため社員のコミュニケーション能力を向上させて、無駄な業務や人間関係の不安要素を取り除くことで、社員のエンゲージメントレベルを上げて、優秀な社員を定着させることが可能と考えられます。
企業のブランド力が上がる
人材が定着する企業は、企業文化の醸成がしやすいことから、いわゆる「働きやすい企業」としてのブランド力を身につけることができます。
社内サークル活動や社内イベントが盛んだったり、社員の口コミや評判がよかったりという、プラスの印象が人材獲得の際にも大きな武器となります。離職率の高い企業では、常に新規採用と業務引き継ぎが行われ、残された社員が疲弊してしまう恐れもありますが、定着率が高い企業では社内ノウハウがきちんと蓄積され、会社の一体感が築きやすいというメリットもあります。
常に求人広告を掲載している、前任者がすでに退職していて引継ぎ業務がずさんであるなど、離職率が高そうな企業が敬遠されるのはこのためです。
個人のスキルアップにつながる
コミュニケーション能力を向上させることは、その社員個人の人間力アップにもつながります。仕事で身につけたビジネスマナー、調整力、傾聴力などは私生活においても人間関係を円滑にするうえで欠かせないでしょう。
また、プレゼンテーション能力やファシリテーション能力は、経験を重ねるほど伸びるスキルであり、キャリアアップを考える場合に必要とされる能力といえるでしょう。部下を持って人材マネジメントする場合や、顧客との折衝をする場面でも、コミュニケーション能力は不可欠なので、自分自身のスキルアップのためにも重要と考えられます。
日常的に取り組もう！コミュニケーション能力を高める方法
仕事をしながらでも負担にならない、日常的にできるコミュニケーション能力向上の方法とはどのようなものがあるでしょうか。
毎日違う人に話しかける
日々同じ顔ぶれとばかり話していると、視野が狭くなり、話す話題も限られてしまいます。コミュニケーション能力を鍛えるには、普段話をしない部署の人に声をかけるなどして、なるべく多くの人と関わるといいでしょう。
挨拶から始まり、世間話をするようになると、今まで知らなかった他部署の仕事について知ることができるため、将来的に自分の業務に役立つ可能性もあります。
ランチに行ってみる
同様に、ランチに行くメンバーもいつも一緒ではなく、他の人を誘ってみるという方法もあります。ランチタイムは立ち話よりもしっかり時間がとれるうえに、食事の話など仕事以外の話もしやすいので、くつろいだ雰囲気で会話をすることができます。
会話の中では、自分が話すだけではなく、相手の言うことを「聞く力」と相手が話す意図をくみ取る「読む力」を養うように気を付けましょう。
交流会に行ってみる
会社が主催する社内イベントや、仕事帰りにも参加できる異業種交流会など、新しい人と知り合う機会を有効に利用しましょう。初対面の人との挨拶、自己紹介、相手への質問などを通してコミュニケーション能力を向上させる練習をすることができます。
また、業務やキャリアアップに関する情報収集やネットワーク作りのためにも人脈を広げておくことは大切です。
会議で発言してみる
会議では必要がない限りただ座って聞いているだけ、という人もいるかもしれません。会議にはできる限り積極的に参加して、質問や提案をするようにしましょう。
無理に発言をしなければ、と気負う必要はありませんが、的確な質問をすることで会議が盛り上がることもあります。普段発言が少ない人は意識的に発言を増やすように意識するのもいいでしょう。
深掘り質問してみる
仕事中の会話でも友人との会話でも、質問力を上げる訓練をすることができます。何かひとつ質問したあとに、さらに深掘りして聞いてみましょう。
「例えばどのような」、「なぜそうしたのか」、「その時どう思ったか」など、聞いていくうちに相手が考えていることがより具体的に分かりやすくなっていきます。
また、相手も自分に興味を持ってもらっていると感じることができるため、コミュニケーションがさらにスムーズになるでしょう。
具体的に話す癖をつける
自分が話す場合にも、例を挙げるなど具体的に話す癖をつけるといいでしょう。仕事においては特に、いつ（When）、どこで（Where）、だれが（Who）、なにを（What）、なぜ（Why）、どのように（How）という5W1Hを意識し、根拠を明確にすること、数値を交えて話すことを重視すると、話が分かりやすくなります。
上司への報連相は、結論から話し目的を明確にするなど、ロジカルに話すように心がけましょう。
感謝の気持ちを伝える
感謝の気持ちを相手に伝えることで、やりとりの最後にいい印象を残すことができます。感謝されることで仕事のやりがいを感じる人が多いように（※６）、他者に感謝されることで自分の仕事を認められると感じることができるためです。
このように、ちょっとした心遣いで相手を尊重する気持ちを伝えることができ、結果的に気持ちよく会話を進めることができます。
話題を集めておく
ニュースや話題になっていることはチェックしておくといいでしょう。雑談からコミュニケーションが広がり、ビジネスにつながることもあります。
広い視野を持ち、趣味を多く持つ、話題のお店に行ってみる、新しいことを始めることで、自分がこれまで知らなかった新しい情報が入ってきます。
視野を広く持ち、何事にも好奇心を持って臨むことが大切です。
経験を積む
例えば学生であれば、接客業のアルバイトをしてみる、社会人であれば率先して調整役を買って出る、私生活では飲み会などを企画する、など、自らコミュニケーション能力を伸ばせるような経験を積極的に積みましょう。
プレゼンテーションや人前で話すことなども場慣れすることが重要です。失敗から学ぶことも多いため、とにかくやってみる姿勢が大切です。
セミナーに参加する
コミュニケーション能力向上のためには、最低限のテクニックを学ぶことも効果的です。ビジネスマナー研修や、コミュニケーション能力のセミナーに参加し、話し方や姿勢などを学ぶことができます。自分では気づかなかった話し方の癖などを指摘してもらうことができるかもしれません。
コミュニケーションを活性化させるために役立てたい5つのツール
社内のコミュニケーションツールとして代表的なもののひとつは電子メールです。
多くの企業で社内連絡や情報共有のために利用することも多いのではないでしょうか。
電子メールは、多くの人が使い慣れているツールではありますが、使いにくさもあります。定型の挨拶文を入れる慣習があるなど、気軽な雑談ベースのコミュニケーションには適しません。また、受信するメールが多すぎて重要なメールを見逃してしまうリスクがある、不特定多数への情報発信には向かないなどの点も指摘されます。
そのため、コミュニケーションを活性化させ、効率的な業務を推進するためにグループウエアやオンラインストレージなどを導入する企業も増えてきました。
グループウエアは、社内のコンピューターネットワークを利用したシステムで、スケジュール管理、会議室予約、稟議決裁や経費精算などのワークフローに使われることがあります。
さらにコミュニケーションの精度と頻度を上げるツールとして、以下のような機能を導入する企業もあります。
社内SNS
FacebookやTwitterなどのSNSの流行を背景に、ビジネスの現場でもSNSを利用して社内コミュニケーションを活発化させる動きがあります。社員へのお知らせや会社の新しいトピックを周知するなど、誰でも参加できるツールですが、利用頻度に個人差が出るなど運用面での課題も残ります。
導入する前に、社内SNSで具体的にどのような課題を解決したいのかという目的を明確することが重要です。一部の部署だけで試験運用を行うなど、段階的に導入するというのも一つの手でしょう。
社内ブログ
社内ブログは社内SNS同様に注目を集めている社内コミュニケーションツールのひとつです。個人のブログとは異なり情報発信の対象者は社員に限定され、共有された情報に対してコメントができる、必要な記事を検索できる、RSS化できるなどの機能があります。社内イベントの写真を公開するなど、部署の垣根を超えた社員同士の親睦を深めることも期待できるでしょう。また、従来の「会社から社員へ」という一方通行の情報提供だけではなく、「社員から社員へ」、「社員から会社へ」という相互のコミュニケーションを、上下関係を気にしすぎることなく気軽にできるというメリットもあります。
チャットツール
ビジネスチャットツールと呼ばれる、業務で利用するチャット機能もよく利用されています。日常生活でもLINEやSkypeの利用に慣れている社員が多いため、業務でもストレスなく利用できるというハードルの低さと、ちょっとした質問や相談もしやすい手軽さが人気です。グループを作ってチーム内の情報共有や業務連絡をする、タスク管理をする、ファイル共有をするという基本的な機能が、円滑なコミュニケーションと業務の効率化、意思決定のスピードを後押しすると考えられます。
文書管理ツール
文書管理ツールは、ファイルサーバーに代わるものとして利用されるツールで、文書の共有、活用、廃棄などを一元管理できるものです。サービスによっては、文書内の文字検索やアクセス権限付与ができるなど便利なものも多くあります。
ファイルにコメントを付けたり、ビジネスチャットツールと連携してチャットすることもできるので、自分のパソコンで同じファイルを見ながら複数メンバーとコミュニケーションを取ることができます。動画など容量の大きいファイルもストレスなく共有できます。
ビデオ会議
ビデオ会議システム自体は新しい技術ではありませんが、雇用の多様化やワークライフバランスの充実、ビジネスの国際化などの流れを受けて、利用価値が上がっているツールのひとつと考えられます。自宅勤務の社員、海外の関連会社の社員、出張中の社員などとも、容易に会議を組むことができるためです。
チャットやメールでは把握しきれない相手の表情や感情を読み取ることができるほか、出張費のコスト削減や意思決定のスピードを早める効果もあります。 このように、社内のコミュニケーションを活発化させるツールは多くありますが、ツールを導入するだけでは不十分です。機能が多すぎて使いきれない、一部のユーザーしか使っていないという状況にならないように、しっかりツールが活用されて定着しているかどうかを確認して、啓蒙活動を続ける必要があるでしょう。
まとめ
社員のコミュニケーション能力の向上を促進し社内コミュニケーションの円滑化を図ることは、企業の生産性をアップさせる施策として大変有効と考えられます。
業務の効率化を後押しするほか、顧客との信頼関係を築き、社員のエンゲージメントレベルを上げる効果も期待できるでしょう。社員個人のコミュニケーション能力を向上させると同時に、コミュニケーションツールの充実化などインフラを整備することで、より効果的なコミュニケーションの活性化を実現することが可能になります。
企業の経営者や人事部門の担当者は、コミュニケーションツールを導入するにあたり、導入目的を明確化してその会社に合ったツールを選ぶことと、導入したあとの効果測定を行いツールの定着化に向けて取り組む必要があるでしょう。
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社員のやる気を引き出すインセンティブ・ポイント
労働力人口が減少している今、一部の調査では日本で働く人の70%は“やる気がない”とも言われています。
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