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従業員から休職を希望されたら？会社として取るべき手続き方法を解説

最終更新日:2024.11.14

従業員の休職理由として認められているものはいくつかありますが、ケガや病気、適応障害やうつ病などによって長期的に働けなくなった際の傷病休職は、突然発生して急な対応が求められるケースが多いです。そうなった場合には、休職を受け入れる手続きはもちろん、休職中の連絡など、継続した対応が必要となります。

この記事では、急な対応が求められる従業員の休職制度についての正しい知識を紹介します。企業担当者として、もしもの時の心構えのためにもぜひ参考にしてください。

1 従業員が休職する際の手続き方法
2 疾病が原因で休職する場合は診断書が必要
3 休職の場合、社会保険資格の手続きは不要
4 従業員が休職中に会社として必要な対応
5 休職は早めの対策で予防を

従業員が休職する際の手続き方法

まずは、従業員から休職の希望を伝えられた際にどんな対応が必要か、具体的に解説します。そもそも休職制度については、義務付ける法的根拠や法律上の定義がありません。つまり、国としての統一の規定はないため、企業ごとに設定した就業規則に則る形になります。多くの企業には休職制度に関連する就業規則がありますが、まず、自分自身の会社にその規定が存在するかということと、従業員が置かれている状態が休職の条件にあてはまるかどうか確認して対応するようにしましょう。

休職願の受理

就業規則を確認したら、休職を希望する従業員に対して休職願（休職届、休職申請書など呼ばれる場合もあります）の提出を依頼します。その際、自社の就業規則に則ってその他に必要な書類があれば、そろえて提出するよう従業員に指示を出します。

社会保険料や住民税の支払方法の確認

社会保険料・住民税の支払方法を確認します。従業員は休職中も会社に所属しているため、社会保険料や住民税の支払い義務があります。ただし、勤務中は給与から天引きしていますが、休職中は給与が支給されず従業員から徴収する必要があるため、そのことを説明した上であらかじめ支払方法を決定しておく必要があります。

一般的には未払い分の給与からまとめて徴収するか、定期的に振込みしてもらうかを従業員に選択してもらう場合が多いです。

傷病手当金・労災保険の書類対応

健康保険における傷病手当金や労災保険の給付金についての書類対応をします。従業員側から給付金の申請に必要な書類への対応を求められるため、定められた箇所に企業側が記入、押印します。

休職中の連絡方法の確認

休職中の連絡方法について確認をします。休職は復帰が前提となるため、休職理由が体調不良であれば回復状況の報告、あるいは復職のタイミングや復職時の業務連携のための連絡方法を決めておく必要があります。ただし、従業員にとって連絡自体が負担になることも考えられるため、各ケースに合わせた対応が必要になることを理解しておくとよいでしょう。
連絡方法は、一般的に電話よりも従業員の体調や時間的な都合に合わせやすいメールのほうがよいとされています。また、頻度は最低でも月に1回程度を目安にしましょう。

ここで注意すべきことは、原則として休職者は就業困難な状態にあることが多いため、引き継ぎや業務マニュアルの作成をするのはほとんど不可能であるということです。休職期間に入れば従業員は労働義務がなくなり、休養に専念することになります。休職を開始した後に仕事に関する内容を具体的に聞き出すことはご法度とされていますので注意しましょう。

疾病が原因で休職する場合は診断書が必要

就業規則によりますが、適応障害やうつ病を含めた病気が原因で療養のための休職の場合、多くの企業では医師からの診断書が必要です。従業員に診断書の必要性を伝え、医師からの診断書を作成してもらうよう説明しましょう。
診断書は申請すれば誰でも発行されるというわけではありません。医師が休養や支援などが必要と判断した際に限定して発行されるものです。

従業員本人が担当医師に発行を依頼しますが、診断書の発行は原則として有料であることと、書類の発行には時間がかかる場合もあるということは担当者としてあらかじめ説明しておくと親切でしょう。病院によって異なりますが、一般的に診断書の発行料金は2,000円から10,000円、発行期間は即日から2週間程度といわれています。

休職の場合、社会保険資格の手続きは不要

休職期間中は、給与の支払義務はないものの、雇い主と従業員という関係が続いているため、退職者のように社会保険資格の喪失に関連する手続きは不要です。ただし、通常であれば給与からの天引きによって社会保険料は徴収されるため、支払方法についてあらかじめ話し合っておく必要があります。また、社会保険料は従業員側と企業側とで折半して支払うものですので、企業側の支払いは継続的におこなわなければなりません。

一方、労災保険と雇用保険からなる労働保険についてですが、こちらの保険料は月々の給与額によって決まりますので給与が0円であれば保険料も0円となり、従業員側はもちろん企業側も保険料の負担は一切ありません。

従業員が休職中に会社として必要な対応

次に、従業員が休職期間中に実施すべき企業側の対応について説明します。

定期的な連絡

休職前に決めた頻度と連絡方法に沿って従業員と定期的な連絡を取ります。その際、現在の体調を含めた状況を主にヒアリングし、従業員の精神的負担を少なくする観点から連絡方法は電話よりメールが良いとされています。

担当者をつけるポイントとして、直属の上司よりも総務部などから担当者をつけることが一般的で、対応する担当者は1名もしくは少人数が推奨されています。

復職に向けた相談

時期を見て復職に向けた相談をしていきます。回復にともない、本人から復職についての意思表示があった際に復職について判断するという流れです。
しかし、本人に復職意思があるからといってすぐに復職させてはいけません。特にメンタルヘルスに問題があって休職した場合、素人判断での職場復帰は疾患再発のリスクを高めます。

復職には主治医や産業医の許可が必要であることを説明した上で、慎重に復職の検討を踏むようにしましょう。

休職期間の延長・退職などへの対応

中には順調に回復できず休職期間がさらに必要になるケースや、復職のめどが立たないというケースもあります。その場合は、休職期間の延長や退職などの対応が必要です。休職期間を延長する場合は、就業規則によって決められている最長の休職期間がどの程度なのか、また例外規定はあるのかなどを確認した上で従業員本人と相談することになります。

退職については、あらかじめ就業規則に「休職期間内に復職できない場合は、自然退職とする」などの内容が明記されていると、企業側としても負担なく退職への対応を進めることができます。このため、休職に入る前には復職や休職をともなう退職についても確認しておくほうが安心でしょう。

場合によっては解雇という判断も

休職期間を満了しても復職できず見通しもまったく立たない場合、最終的には解雇という判断もやむを得ません。その判断は、各企業の就業規則に則って実行することになります。解雇に関しては就業規則に記載がなければなりません。なお、従業員を解雇する場合は、労働基準法により30日前に告知をするか30日分の予告手当の支払いが必要になります。

ただし、基本的な考え方として休職期間満了時に復職できないことを理由に懲戒解雇はできないため、就業規則をよく確認した上での対応となることを理解しておきましょう。

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休職は早めの対策で予防を

休職は従業員にとって給与がなくなるだけでなく、治療費や保険料の負担など経済的に大きな痛手となります。また、休職の事実そのものが精神的な負担となるかもしれません。そういったことを理解しつつ、休職前から職場復帰に至るまで企業側からの正しく詳しい情報提供や事務手続き、話し合いが必要となります。そのためにも、まずは自社の休職に関する規則がどのようになっているかを事前に確認しておくとよいでしょう。ただ、休職について最も重要なことは、従業員の不調を早期発見すること、つまり休職予防です。

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休職について正しい知識を身につけつつ、ぜひ、自社で休職予防対策をしてみてはいかがでしょうか。