コミュニケーションツール|社内で役立つ13のツールを一挙に紹介

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社内コミュニケーション

みなさんの会社では、普段どのように社員同士で仕事上のコミュニケーションを取っていますか?

近年、「コミュニケーションツール」を活用することで、ビジネスを円滑に進めることに成功している企業が増えてきています。

コミュニケーションツールとは、「意思疎通や情報共有などを行う際に利用されるツールの総称を指します。

一般的な電話やメール、会社の情報をストックしておくグループウェアなどもコミュニケーションツールに含まれます。

しかし最近では、それらに加えてビジネスに特化したチャットやプロジェクト管理ツールなどが登場したことにより、IT企業を中心に、ビジネスのコミュニケーションに対する考え方やあり方が大きく変わってきています。

ビジネスに特化したコミュニケーションツールは、メールやグループウェアなどの手段と比較して、素早く、手軽に情報共有することが可能です。

その他にも、クラウド(インターネット上)でファイル共有を行うことが出来るツールなど、様々な種類のものが出てきています。

一方で、数え切れないほどのツールが登場しており、自社に合った製品を何も知らない状態から選定するのは難しいでしょう。また強制ではなく積極的に社員にそのツールを使い倒してもらわなければ、せっかく導入したとしても、そのために掛けた時間や金銭的コストが無駄になってしまう可能性もあります。

今回は、コミュニケーションツールを導入するにあたり、選び方や気を付けるべきポイントをお伝えしていきます。

【注目】自社にとって本当に必要な福利厚生制度は?

もしもこの記事をご覧いただいている方の中で、自社の福利厚生制度についてお悩みの方がいらっしゃいましたら、まずはじめに「企業担当者必見!「福利厚生サービス」のおすすめ5選を解説」の記事をお読みください。

企業の約8割が社内コミュニケーションに課題があると感じている

まずは、国内の企業における社内コミュニケーションの状況はどのようになっているのでしょうか。

HR総研が調査した【社内コミュニケーションに関するアンケート】の結果によると、国内企業の約8割が社内コミュニケーション に課題を感じていると回答しています。

※引用:ProFuture株式会社|【HR総研】社内コミュニケーションに関する調査

多くの企業にとって、社員同士のコミュニケーションを円滑にするということは、大きな問題のようです。

もし社内コミュニケーションを改善することが出来れば、これまで難しかった異なる部門同士の情報共有や社内情報の標準化、組織の活性化、最終的には会社の売上向上へと繋がっていく可能性があります。

したがって、社内コミュニケーションの改善は、企業にとって解決するべき大きな経営課題の一つであると言えるでしょう。

そこで、その問題解決の立役者として注目されているのが「コミュニケーションツール」の存在です。

もしあなたの会社でも社内コミュニケーションに課題があると感じられていれば、「社内コミュニケーションはなぜ重要か?メリットや取り組み事例を紹介  でご紹介するコミュニケーションツールの導入を検討していただき、経営メリットを考えると同時に、他社との差別化を図ってみてはいかがでしょうか。

ツールの導入によって解決できること

 情報伝達スピード向上による業務効率化

一般社団法人日本ビジネスメール協会が発表した「ビジネスメール実態調査2018」の調査結果によると、仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は「メール」(96.50%)が最も多く、1日に送信するメールの平均は「11.59通」との結果が出ました。

また、同調査によると、メールの作成にかかる平均時間は5分が最も多く、全体の平均時間は6分となっています。1日の仕事で送信するメールの平均送信数は11.59通となっているため、1日につき約69分をメールの作成に費やしていることになります。

つまり、多くの社員が1日の労働時間の15%程度をメール対応に費やしているというのです。

ビジネスチャットツールを活用した場合、一通のメッセージ作成に掛かる時間を大幅に減らすことが出来ます。

例えば、「お疲れさまです。〜です。」といった定型文が不必要なため、伝えたい内容をダイレクトに相手に送ることが出来ます。

また、スタンプなどでの文字ではないコミュニケーション手段も可能となるため、情報伝達のスピードが上がり、スムーズなコミュニケーションが実現されるでしょう。

また多くのコミュニケーションツールが、同様の機能が使えるスマートフォンアプリ版もリリースしているため、PCを持ち歩かずとも社用携帯にインストールして、手軽に連絡を行うことが可能です。

特にスマホアプリの場合、プッシュ通知やアラームなどのメッセージをユーザーに知らせる機能も充実しているため、見逃すことをせずに素早く相手に反応することが出来るでしょう。

対面での会議を減らすことで時間を作る

コミュニケーションツールの多くは、プロジェクトや部署ごとの単位でグループを作成し、クローズドな空間でやりとりを行えます。

またお互いの顔を見ながら話せる、ビデオ会議の機能を備えているツールもあり、目の前で膝を突き合わせて会議をしなくとも成立する時代が来ています。

対面での会議も重要ではありますが、度重なる会議が続き、気が付いたら会議だけで1日が終わっていたという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

グループチャットの機能を有効活用すれば、必要なタイミングで必要なメンバーにのみ連絡を行うことができます。

またチャットで会議を行った場合は、そのログが履歴として残るため、別途議事録を作成しなくても良いというメリットもあります。

このように、実際の会議で手間となるようなことをオンライン作業に移行することが出来れば、移動時間やメンバー間のスケジュール調整などの時間も短縮出来るでしょう。

組織の活性化によって期待出来る仕事の品質・生産性向上

最後に、コミュニケーションツールを活用するメリットとして、組織の活性化によって実現する仕事の品質・生産性向上が挙げられます。

組織が大きくなりメンバーが増えいけばいくほど、別の部門やチーム同士の社内コミュニケーションというものは、取りづらくなるものです。

目指すべきは、社員全員が同じ目標や問題意識を持って仕事をすることですが、社内コミュニケーションの量が不足していれば、必ず認識の齟齬や価値観のズレが生じてきてしまいます。

そこで、コミュニケーションツールを活用することによって、お互いの信頼関係構築の助けや、情報共有の頻度を高めていくことが期待出来ます。

情報共有の頻度が高くなれば、それぞれのメンバーが普段から何を思い、どのような部分に課題を感じているのかを素早く感じ取ることが出来るようになるため、メンバー間の絆も深まることでしょう。

社員一人ひとりの能力の高さも大切ですが、多くの仕事は組織同士の連携(チームワーク)が重要です。チームワークが上手く機能していけば、仕事の品質や生産性も大きく向上してくことが考えられます。

 コミュニケーションツールを選ぶポイント

自社の課題を明確にし、導入目的を設定する

はっきりとした目的を持たないままコミュニケーションツールの導入をしたとしても、活用の仕方や使いどころが分からず、いつの間にか社員が誰も使わなくなっていたということにもなりかねません。

そのため、ここからはコミュニケーションツールの選び方について簡単にお話していきます。

まずは、課題・目標設定です。

最初に、社内コミュニケーションにおける自社の課題を明確にし、導入する目的とは何かを設定しておかなければいけません。

ツールを導入して、社内をどのように変えていきたいのか、誰に使ってもらいたいのかといったことを事前に考えておけば、実際に運用段階になっても焦らず効果的に社内共有することが出来ます。

コミュニケーションツールはあくまでコミュニケーションを助ける手段の一つに過ぎません。明確な目的や求められる役割があってこそ本来の効果を発揮します。

自社課題に対して適切な機能が提供されていること

多くのコミュニケーションツールは、社員一人あたり数百円〜と比較的低価格に設定されており、無料バージョンであってもある程度の業務範囲をカバー出来てしまうものもあります。

そのため、いくつものチャットや管理システムを導入した結果、どれを使っていたのか分からず結局元の状態に戻ってしまうということもあり得ます。

そのような事態を防ぐためには、自社にとって本当に必要な機能や要件とは何か、を事前にしっかりとリサーチをしておくことが重要です。

機能の重複を防げれば、導入するツールは最低限のもので済むうえ、時間的・金銭的なコストを抑えることも可能です。

コミュニケーションツール導入の失敗事例 

では、間違った選び方をしてしまった場合にどのような事態が起きるのでしょうか。ここではツールの導入に失敗してしまった事例をいくつかご紹介します。

事例:そもそものコミュニケーションが活性化しなかった

まずは「社内SNSを導入すれば、社内に活気が生まれる」と期待し、ツールを導入した結果、コミュニケーションの活性化が起こらなかった、というケースです。

コミュニケーション不足と一言で言っても、その原因は様々です。

単にコミュニケーションの頻度が問題なのか、そもそも関係性の構築がまず初めに必要な課題なのか、などによって打ち手は変わってくるはずです。

事例①の場合、元々の関係性が薄いという課題に対して、コミュニケーションの頻度を上げるという施策を行いました。関係性の改善をスキップして、無理やり交流を押し付けてしまったため、効果が現れないままツールが使われなくなってしまったという結果です。

このようにどれだけ便利な機能が付いていても、ツールの特性や使用目的が明確でなければ、望んでいる結果を得ることは難しいでしょう。

事例:全員が使いこなせず、一部の社員だけが使っている状態

コミュニケーションツールには用途に合わせて様々なタイプがあり、デザインや使い方は種類の数だけ存在します。

若手社員や日常的にITツールに触れている世代であれば、新しいツールであってもすぐに対応出来ると考えられますが、年齢層が高い上の世代を含めた全社員がすぐに使いこなせるとは限りません。

ITリテラシーの違いやジェネレーションギャップによって、ツールを使える人とそうでない人に分かれてしまう可能性があります。

このようなリスクを想定せず、導入時の使い方指導や疑問点に答えるなどのサポート体制を社内に用意しておかなければ、そのツールは一部の社員だけのものになってしまう恐れがあります。

さらに、ツールを使いこなせている社員とそうでない社員との間に溝が出来てしまい、コミュニケーション活性化が目的だったはずが、逆効果となってしまう可能性も考えられます。

新しいITツールを導入する際は、それを使う人は誰なのか、どの程度社内に影響があるのかといったことを想定しておくことが必要でしょう。

コミュニケーションツール13選

これまでツールの選び方や注意点などについて述べてきましたが、この章では、BOWGL編集部が独自に選んだ「活用できる」コミュニケーションツールについて、ご紹介していきます。

Slack

slack

Slack(スラッグ)」は、アメリカを本部とするスラック・テクノロジーズ株式会社が運営するチャットツールです。

プロジェクトやチーム、またはクライアント別など、コミュニティに応じて、それぞれのスレッドを持つことができます。

日本をはじめ、世界各国で多くの企業が活用しています。

特徴

・オフィスデータやソースコードなど送受信できるデータ種類が多い
・GoogleCalenderやMicosoftOffice製品などの外部サービスとの連携が充実
・グループチャットや非公開設定が可能

ChatWork

チャットワーク

ChatWork(チャットワーク)」は、ChatWork株式会社が提供するビジネスチャット ツールです。

社内・社外問わず、コミュニケーションツールとして活用できます。

また、スマートフォン版のアプリもあるため、場所や時間にとらわれず、スキマ時間を有効活用できます。

特徴

・ビデオ通話機能、音声通話機能
・タスク管理機能
・ファイルアップロード機能

LINE WORKS

LINE WORKS(ラインワークス)」は、LINEを運営しているワークスモバイルジャパン株式会社が提供するビジネス向けSNSです。

LINEのビジネス版と考えていただくとイメージがつきやすいと思います。

通常のLINEのUIと変わらず、スタンプが使用できたり、チームで予定やノートまたファイルを共有することができます。また、クライアントとのやりとりにも活用ができます。

特徴

・LINEと同じ感覚で利用できるインターフェース
・カレンダー機能
・端末紛失時、アカウント遠隔削除機能

WowTalk

wowtalk

WowTalk(ワウトーク)」はワウテック株式会社が運営するビジネスチャットツールです。

チャット機能はもちろん、掲示板での情報共有やタスク管理、無料電話などの機能があります。

現在、国内の3,000社以上で導入されており、個人で使いやすいような「カスタマイズ機能」が充実しているのも特徴の一つと言えます。

最近では新しく「日報機能」が追加されました。日報が提出されているかどうか、また、日々どのような業務を行なっているかなど、Web上で簡単にみることができ、情報を一元管理することができます。

特徴

・音声通話、ビデオ通話機能
・社員リスト作成機能
・ファイル共有機能

Dropbox Business

dropbox business

Dropbox Business(ドロップボックスビジネス)」はアメリカのDropbox, Inc.が提供しているオンラインストレージサービスです。

オンラインストレージサービスというと少し難しく聞こえるかもしれませんが、Dropboxを簡単にご説明すると、オンライン上でファイルの保存や共有などができるサービスのことです。

すべてオンライン上で行うため、パソコンやタブレット、スマホなど、デバイスや環境を問わずに簡単にアクセスすることができます。

また、チームメンバーやプロジェクトメンバーでファイルを共有することも可能です。

特徴

・ユーザー毎の権限設定が可能
・データの遠隔削除機能あり
・直感的なUIによる操作性の高さ

Google Drive

googledrive

Google Drive(グーグルドライブ)は、Google が提供するオンラインストレージです。

Googleアカウントを持っていることで15GBまで無料で使うことができます。

文章や写真はもちろん、デザインや動画、音楽のデータなども保存が可能です。

特徴

・低価格かつ大容量
・ファイル共同編集機能
・ファイルバージョン管理機能

Qiita:Team

Qiita

Qiita:Team(キータチーム)」はIncrements株式会社が提供するプログラミングに関する知識や質問を共有するためのサービスです。

エンジニアでは知らない人がいないと言われているほど、エンジニアから圧倒的な支持を得ているサービスと言えます。

機能もエンジニア向けのものが充実しており、もしプログラミングに関する知識や質問を共有する場を探しているのであれば、ぜひ活用を検討すると良いでしょう。

特徴

・エンジニア向け機能が充実
・マークダウン記法に対応
・プレビュー機能

Confluence

コンフルエンス

 Confluence(コンフルエンス)」は、オーストラリアのATLASSIAN社が提供する情報共有ツールです。

プロジェクトの計画書、打ち合わせの議事録など幅広いコンテンツの作成が可能です。また、画像や動画なども活用ができます。

特徴

・ファイル共有スペース制限機能
・ツリー構造式の掲示板機能
・サポート体制が充実

Trello

Trello

Trello(トレロ)」は、Confluenceを提供しているATLASSIAN社が提供しているタスク管理ツールです。

さまざまなプロジェクトが一斉に走っている際、よくある問題が今どのプロジェクトがどのような状況になっているのか、誰がそのタスクを行なっているのか、ということだと思います。

その際に、このTrelloを活用することで、現在誰が今どのような状況でなんのタスクを行っているのか、一目でタスク管理ができるようになります。

特徴

・無料プランの機能が充実
・カンバン方式のタスク管理
・シンプルなインターフェース

Backlog

backlog

Backlog(バックログ)」とは、株式会社ヌーラボが提供するプロジェクト管理ツールです。

タスク管理、バージョン管理、社内Wiki、ガントチャートなどのプロジェクト管理に関する機能が充実しています。

大手広告代理店、開発会社、Web制作会社など、さまざまな会社で活用されています。

特徴

・バージョン管理機能
・ガントチャート機能
・ファイルストレージ機能

asana

Asana

asana(アサナ)」は、Facebook共同創業者のDustin Moskovitzと元エンジニアのJustin Rosenstein2008年に創設したプロジェクト管理アプリケーションです。

世界中の約192か国で何百万人もの利用者がいます。

複数のコミュニティを1つのアカウントで使用ができるので、さまざまなプロジェクトを同時平行で行えます。

特徴

・外部連携サービスが充実
・チャット機能
・Slackとの連携が可能

Wrike

Wrike(ライク)」 はアメリカのWrike社が提供するプロジェクト管理ツールです。

タスクをプロジェクトとフォルダで管理することができ、ツール上でのコメントのやり取りやファイル共有が可能です。 

特徴

・ファイル共有機能が充実
・ガントチャート機能
・コメント機能

incentive point

incentive point(インセンティブ・ポイント)」は、株式会社ベネフィット・ワンが提供する社内ポイントサービスです。

インナーコミュニケーションとは、会社内部でのコミュニケーションにおいて、組織の一体化や労働生産性を高めることを目的とした取り組みのことを指します。

これまでご紹介してきたようなコミュニケーションツールとは異なり、社内の関係性構築といったコミュニケーションの基礎となる部分に注力したサービス内容が特徴的です。

社員が何かプロジェクトに成功したり、上司が部下を評価する際に、このサービスのポイントを相手に付与することで、受け取った社員は好きな「インセンティブ」と交換することが出来ます。

インセンティブとして登録されているアイテムには、普段は食べられない高級食材やアウトレットプライスの旅行メニュー、人気有名メーカーの家電などが取り揃えられています。

このサービスの特徴としては、「サンクスポイント」と呼ばれるメッセージ機能がある点です。

サンクスポイントでは、ポイントを相手に付与する際に、感謝のメッセージを添えることが出来ます。

社員メンバー同士はもちろん、上司や部下、通常業務では関わらない経営層といった、普段の業務ではなかなか関わらないような人でもメッセージ付きでポイントを社員に付与することが可能です。

気恥ずかしくて言葉に出しづらい感謝の言葉であっても、上司は部下にシステムを通じて伝えることが出来、部下にとってもこの人からしっかりと評価されているのだと、嬉しい体験となるはずです。

組織間や社員同士のコミュニケーションが不足している場合、コミュニケーションのきっかけとなる共通体験を提供することが、組織力強化や問題解決の糸口となる場合もあります。

incentive pointについてのより詳しい情報は、「現金報酬だけじゃない!企業のインセンティブ制度事例10」よりご参照ください。

特徴

・インセンティブ(モノや体験)の提供が可能
・提供できるインセンティブの種類が豊富
・簡単なポイント管理 

まとめ

プロジェクトの進行状況や社員がいま何に困っているのか、といった情報は、会社として細かく管理することは難しいでしょう。

しかし、コミュニケーションツールを活用することで、社員同士が気付き、助け合える環境を作り出すことは出来ます。

さらに、冒頭から述べているように、組織のコミュニケーションを活性化させることは、売上アップや労働生産性向上といった経営にインパクトを与える役割も果たします。

有益な情報の有無がビジネスを左右する現代において、コミュニケーションツールを知り活用することは、いまの企業経営にとって大きな意味を持つでしょう。

コミュニケーションツール市場は今後も加速していくことが予想されます。

今回の記事でご紹介したコミュニケーションツールの中には、無料プランが用意されているものもあります。

自社の課題ややりたいことを明確にした上で、まずは無料プランでそれらのツールを触ってみましょう。

試しに直感的に使ってみることで、自社に合うかどうかを判断する初めの材料となるからです。

この記事が御社のコミュニケーションツールを導入するきっかけとなり、組織内のコミュニケーション活性化へと繋がれば幸いです。

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