明日から導入できる!リモートワークの導入ステップと注意点

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明日から導入できる!リモートワークの導入ステップと注意点

オフィスに通勤しなくても働けるワークスタイルである「リモートワーク」は、働き方の多様化が進む現代において、以前にも増して注目を集めています。

もともとは、クラウドソーシングの台頭に伴い注目された働き方ですが、その多くは企業に属さないフリーランスのワーカーを対象としたものでした。

しかし労働力人口の長期的な減少を受け、国や企業としても労働力人口を向上させるため

  • 介護・育児など事情があってオフィスに通えない人
  • 自宅で柔軟な働き方を求める人

を対象とした「リモートワーク」に注目し、先進的な企業はすでに導入しています。

この記事を読んでいる方の中には

  • そもそもリモートワークとは何か
  • リモートワークのメリットとは?
  • リモートワークの導入を検討しているが、何からやるべきなのか

など、疑問が尽きない方も多いと思います。

そこで今回は、あなたの企業が「明日からリモートワークを導入できる」ことを目標に

  • リモートワークの導入ステップ
  • 失敗しないためのリモートワークの注意点

を解説したいと思います。ぜひ参考にしてください。

リモートワークとは?

リモートワークとは?

はじめにお話しした通り、リモートワークとは、オフィスに通勤しなくても働けるスタイルです。

直訳すると「遠隔業務」という意味ですが、本質的には「場所にとらわれないワークスタイル」といってよいでしょう。

在宅勤務=テレワークもリモートワークの一例といえますが、リモートワークはもっと広い意味で

  • コワーキングスペース
  • カフェ

などの勤務も含みます。

例えば、以下のように

  • 都心のオフィスで働くメンバー
  • 地方で在宅で働くメンバー

が同じチームで仕事を行うのがリモートワークの一例です。

リモートワークの事例

また在宅固定ではなく、介護や育児など、その時の状況に応じて自宅勤務を柔軟にできるような仕組みでもあります。

現在はITの発達によって、ネットワーク環境があればリモートワーク導入自体は難しくありません。

次に

  • リモートワークのメリット
  • リモートワークに向いている業種・企業

についてお話しします。

リモートワークのメリット

リモートワークの導入には、以下の3つのメリットがあります。

  • 最大のメリット:時間の節約・生産性アップ
  • メンバーのメリット:自分に合わせた働き方が選べる
  • 企業のメリット:優秀な人材を地域問わず採用できる

自社でリモートワークを導入する価値があるか、このメリットを享受したいかで判断するのがおすすめです。

(1)最大のメリットは時間の節約・生産性アップ

最大のメリットは、通勤時間を短縮することで時間を節約し、生産性が向上することです。

  • 移動時間
  • 待ち時間

などの時間を、生産性ある仕事に回すことができます。

通勤の疲労や遅延によるストレスがないまま、一日の仕事を始めることができるため、リモートワークを導入して、全体の生産性が向上した事例も少なくありません。

(2)メンバーのメリット:自分に合わせた働き方が選べる

メンバーにとってのメリットは、リモートワークによって、オフィス通勤より多くの時間を家族と過ごしたり、個人的な時間に充てることができることです。

例えば、リモートワークの途中でも

  • 子どもの送り迎え
  • 親の介護
  • 洗濯、料理といった家事

を行っている方も多くいます。

また、子どもの送迎などの事情で通勤時間が1時間以上かかる場合、オフィスでの短時間勤務と相性が悪いこともあります。

その場合でも、リモートワークであれば、勤務時間を柔軟に決めることができます。

また、自宅で集中して仕事に没頭することももちろん可能なため、家庭の事情を優先するばかりでなく、「バリバリ働きたい方」という方にもリモートワークは対応できます。

望むライフスタイルにあわせて柔軟なワークスタイルを選ぶことができるのが、メンバーにとってのリモートワーク導入のメリットといえるでしょう。

(3)企業のメリット:優秀な人材を地域問わず採用できる

企業のメリット:優秀な人材を地域問わず採用できる
リモートワークは、企業にとっても直接的なメリットがあります。

それは、

  • 求人の対象が広がる
  • 地域にかかわらず優秀な人材が確保しやすくなる

ということです。

これまで、採用の場面で

  • 優秀な人材であっても、勤務地の都合による辞退
  • オフィス勤務を前提とすることで、採用を見送らざるを得なかったケース

などに直面したことはないでしょうか。

リモートワークが働き方の選択肢に入っていれば、通勤可能な勤務地に限らず、全国から優秀な人材を採用することができます。

リモートワークが求人の売りになる

これから遠くない将来、高齢者の割合は益々増え、大介護時代を迎えると言われています。

その中で、働き盛りであっても、家庭的な事情から好きな仕事・やりたい仕事をあきらめなければならないケースがあるかもしれません。

しかしリモートワークを導入している会社であれば「生活を取るか、仕事を取るか」という二者択一に悩む可能性を減らせます。

また、同様の理由でいったん会社を辞めざるを得なかったものの、家計を支えるために働く必要がある、という優秀な人材を自社に呼び込むことも可能でしょう。

リモートワーク導入に向いている業種・企業

リモートワークに向いているのは、

  • 必ずしも移動・オフィスへの出勤が価値につながらない業態
  • 成果物が現物でない業態

などです。

例えば、

  • コンサルティング
  • クリエイティブ系

といった仕事は、リモートワークとの相性が良いと考えられます。

特にシステム開発などは、リモートワークと非常に相性が良いものです。移動が必須ではなく、成果物はデジタルで納品することができるためです。

総じて「ナレッジワーカー(知識労働者)」はリモートワークに向いているといえるでしょう。

これらの職種では、仕組み化やセキュリティ・契約といった課題を解決すれば、すぐにリモートワークに取り組むことが可能です。

リモートワークの企業成功事例

参考までに、リモートワークにいち早く取り組み、成功している企業の事例をみてみましょう。
※厚生労働省の「働き方・休み方改善ポータルサイト」を参考にしています。

カルビー株式会社:女性が活躍できる会社をコンセプトにリモートワークを推進

カルビー
※参照:http://www.calbee.co.jp/company/
カルビーは「働き方改革」にいち早く取り組み、女性の活躍推進を課題として、社内改革を実施しています。

「効率的な働き方とプライベートの充実を追求」する改革の一環として、2014年より在宅勤務制度を本格導入しています。

フレックスタイム制・時短勤務制度とあわせて

  • ライフワークバランスの向上
  • 育児中の女性に優しいテレワーク

を実現し、注目されています。

カルビーのリモートワークの特徴
  • 全国の事務間接部門の従業員を対象に、週2日を上限とする在宅勤務制度を導入
  • 上記、上司が認めたものは誰でも適用可能
  • 営業職については、従来から直行直帰のモバイルワークを認めている
  • 必要な手続き:前日までに上司に申請することと翌日に業務報告を行うこと
  • 在宅勤務時の条件は3つ
    ①8時30分~ 17時までの所定労働時間勤務すること
    ②自宅でも会社と同じように集中して業務を行うこと
    ③呼び出しがかかればいつでも会社に出社できること

株式会社リクルートホールディングス:全従業員対象・上限日数なしのリモートワークで話題に

株式会社リクルートホールディングス
※参照:http://www.recruit.jp/
リクルートホールディングスは、雇用形態にかかわらず、全従業員を対象に、上限日数なしのリモートワークを導入したことで話題になりました。

また、会社間の同意・本人の希望があった場合を条件に、派遣社員のリモートワークも認めています。

リクルートでは、以下のルールを導入したリモートワークの実証実験を行っていました。

  • 原則週2日の出社を上限
  • 週の大半は職場でない場所で働くこと
  • 介護・育児など特別な事情を持つ社員に限らない

その結果、これらのルールが有効に働くと判断し、正式な実施に踏み切りました。

また、従業員の心身の健康や安心・安全、社外で働く際のマナー・情報管理の観点から、必要なルールを定めた「リモートワーク規定」を設けています。

リクルートホールディングスのリモートワークの特徴

  • 全従業員と、会社間の同意および本人の希望があった派遣社員を対象
  • リモートワークの上限日数は設けない(上司による最終実施判断)
  • 自宅やコワーキングスペースなど任意の場所で業務遂行が可能
  • モバイルPC、携帯電話など、セキュリティ対策がされたツールを支給
  • 個人評価はこれまで通り成果により行う
オフィス内にフリーアドレスエリアを導入

この取り組みに伴うもうひとつの施策として、オフィスでは

  • 所属を超えたコミュニケーションの活性化
  • イノベーションの創出

を目的とした、各自の席を固定しないフリーアドレスエリアを一部に設けています。

リモートワークを導入するための効果的な2ステップ

ここまでの内容で、自社でリモートワークを導入するかどうか、判断がついたのではないでしょうか。

後半では、リモートワークを実際に導入するための2ステップを具体的に説明します。

ステップ1.リモートワークに必要なツールを知る・導入する

リモートワークに必要なツールを知る・導入する

リモートワークでは、Eメールのような時間差のあるツールは適さないことがあります。

報告や日報など、リアルタイムで確認する必要がない連絡にはそこまで問題ありませんが、リモートワークで働く社員とオフィス勤務社員との一体感を求める場合、時間差があるツールだけではどうしても不便です。

リモートワークにはチャットツールが不可欠

即時的なコミュニケーションが取れる「チャットツール」が、これからリモートワークを導入する企業にはおすすめです。

メールと異なり、相手がオンラインかどうかリアルタイムで分かりますし、接続を確認したらすぐに会話を始めることができます。

また複数のメンバーで同時にアクセスし、会話することも可能です。

リアルタイムのコミュニケーションを行うことが、物理的に距離があるメンバー間のチームワーク創出には大切です。

下記、チャットツールのおすすめをご紹介していきましょう。

チャットツールには

  • チャット専用のツールを使う場合
  • グループウェアのチャット機能を使う場合

の2パターンがありますが、筆者としてはチャット機能に特化した「チャット専用ツール」をおすすめします。

グループウェアの一機能と比べると、ITリテラシーに不安がある方でも使いやすいように最適化されていることが期待できるからです。

おすすめのチャットツール:Chatwork

Chatwork
※参照:http://www.chatwork.com/ja/
Chatwork(チャットワーク)は、日本で2011年にローンチしたビジネスチャットツールです。

リモートワークでチャットツール導入を検討するなら、筆者としては特におすすめです。

Chatworkの基本的な機能には以下があります。

  • チャット機能
  • ファイル添付
  • ビデオチャット
  • タスク管理機能
  • 社外コミュニケーション対応
  • 検索機能

また、チャットワークの特徴的な機能として「タスク管理」があります。

自己のタスクだけでなく、

  • 指定のメンバー(個人・複数)
  • チャットルーム・チーム単位

でタスクやスケジュールを追加・管理できるため、総合的なビジネスツールとして活用できます。

また社外コミュニケーションも対応しているため、会社間のやり取りで、両社がチャットワークを導入している場合はスムーズにやり取りができるのがポイント。

リモートワークに有効なチャットツール

Skypeのようにインストールも不要で、PCのブラウザ上でそのまま使用できます。

スマホ対応のアプリも提供されています。

Chatworkサービスページ

Slackとの比較!IT苦手な人でも使いやすいのはChatwork

チャット専用ツールの人気サービスとして、Chatworkと並ぶのが米国に拠点を持つSlackです。

現在、両者の機能にはほとんど差がなくなっています(デフォルトの機能はChatworkの方が多いのですが、Slackは追加オプションを多く用意しているため、MAX機能では同等)。

Slack
※参照:https://slack.com/

しかし筆者の見解では、両者を比較したうえで、リモートワークにはChatworkをおすすめします。

本拠地がアメリカですべて英語のSlackに対して、Chatworkは完全日本語対応しており、ITにそこまで馴染みがない社員でも抵抗なく使用できるためです。

ファイル共有ツール

 

リモートワークには、チャット・メッセージのやり取りだけではなく、業務に必要なファイルの共有・送信ツールも必須です。

以下の4つのサービスがおすすめです。

Google Drive

Google Drive
※参照:https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/
Googleが提供するオンラインストレージサービスです。

1アカウントにつき15GB~のファイルを無料で保存することができます。この15GBというのは、同アカウントのGmail、写真共有サービスも含めたサイズですが、それでも個人としては充分といえます。

企業で導入する際にはビジネスプランがおすすめです。

このプランでは

  • 30GB上限プラン
  • 無制限プラン

のどちらかを選択でき、30日間の無料試用期間があります。

Google Driveは

  • スマホ・PCといった端末を選ばずアクセスができる点
  • ChromeなどのGoogleサービスが浸透しているため、多様なユーザーが抵抗なく使える

といった点で、リモートワークにも非常に適しています。

下記に別途ご紹介するような

  • スプレッドシート
  • ドキュメント

の機能を使えば、オンラインでそのままオフィスファイルの編集・保存が可能です。

ファイルごとの編集権限設定も可能なため、誤って編集・保存してしまうリスクを削減できるのもメリットです。

Google Driveサービスページ

Dropbox

Dropbox
※参照:https://www.dropbox.com/ja/
Dropboxはローンチから10年近くになるオンラインストレージサービスです。

ファイル容量は1アカウントあたり2GBとGoogle Driveより少ないのですが、ビジネスプランであれば5人で1TB(1人あたり200GB)をスタート時点で使用できます。

サポートに依頼することで容量を無制限に増やすことができるため、実質的にフォルダサイズに上限はありません。

注意点:ファイルごとの権限管理はできない

しかし、フォルダごとの権限管理は可能であるものの、Google Driveのようにファイルごとには権限設定ができません。

オンラインでの共同編集・作業を重視する場合は、Google Driveの方をおすすめしたいと思います。

Dropboxサービスページ

Googleスプレッドシート/Google ドキュメント

>Googleスプレッドシート/Google ドキュメント
※参照:https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/
オフィス業務には、WordやExcelといったオフィスツールが不可欠ですが、リモートワークでのオフィスファイルの共有・編集に役立つのが

  • Googleスプレッドシート
  • Googleドキュメント

です。

上記で作成したシートはGoogle Drive上に保存されるため、Google Driveの一機能といっても良いものです。

しかしURLを共有するだけでブラウザ上で編集・保存ができるという点で、それ単体でも非常に役立ちます。

同時編集をしながら、チャットもできるため、同じファイルを参照しながら会議をすることも容易です。

Googleスプレッドシートサービスページ
Googleドキュメントサービスページ

ステップ2.注意点を知り、仕組みを作る

導入するツールを決めたら、社内でそれを使いこなし、浸透させる仕組みを作る段階です。

リモートワークという新しい働き方は、放っておいても実現されていくものではありません。

経営層・現場のリーダーが率先して、リモートワークを現場になじませていきましょう。

次は、そのためにぜひ作っていきたい社内文化・習慣についてお話しします。

社内で仕組み化する際の参考にしていただければ幸いです。

(1)チャットは最低限のリテラシー

リモートワークでの主なコミュニケーションの場は「チャットルーム」になるといっても過言ではありません。

ビジネスチャットの秘訣は、できるだけ会話のやり取りに近づけること、つまり

  • 即時性のあるレスポンス
  • 長文よりも、短い文字数で会話のように内容を伝えていく

といったことです。

リモートワークを導入する場合、この「チャットを使いこなせる」ことが最低限のリテラシーだと考えています。

特に、オフィス勤務のメンバーにもチャットでのやり取りに慣れてもらえるよう、オフィス内でのチャット使用も奨励するのがおすすめです。

(2)同じワークタイムにする

極力、物理的に離れていたとしても、同じ時間に働く(ワークタイムを同じにする)ようにしましょう。

リモートワークは「場所を選ばずに柔軟に働ける」ことがメリットですが、オフィスにメンバーがいるときにリモートメンバーがいつもいない、という状態では一体感・協働意識も生まれにくいものです。

同じチームとして一体感を持つために、できるだけ同じワークタイムにして「いつでも相談できる環境」を作りましょう。

また、働き方の多様化に伴い、リモートワークと同時にフレックスタイム制を導入している企業もあります。

そういった場合は「この時間帯は全員が出社(オンライン)になっている」というコアタイムを作り、重要な会議はそこに固定化するのが有効です。

(3)雑談を奨励する

雑談を奨励する

オフィス勤務をしている方は、会議だけでなくちょっとした雑談の中でも

  • 仕事に対する気づきや指摘
  • 新しい仕事のアイディア

を得られた経験があるのではないでしょうか。

ランチでの会話や廊下ですれ違う際の会話など、仕事から離れた雑談には「イノベーションを生み出すヒント」が埋もれていることが多いものです。

しかし、リモートワークでは、どうしても雑談の機会が減ってしまいます。

そのためチャットを通じた雑談を奨励することをおすすめします。

  • 全員が勤務時間はチャットを起動したままにする
  • 雑談部屋のようなチャットを作る
  • オフィスとリモートワーカー間で、ビデオチャットをつなげたままにする

なども有効でしょう。

絵文字も使える文化を創る

チャットでのやり取りは、原則文字のみのため、ともすれば人間味のないコミュニケーションになってしまうことがあります。

  • そのつもりがなくても相手にはきつく聞こえてしまった
  • 状況を聞いただけなのに、責めているように受け取られた

となってしまっては不本意ですよね。

特に、チャットでは短い言葉のやり取りが中心になります。

人によっては「そっけない」と感じることもあるかもしれません。

絵文字が苦手な方もいるかもしれませんが、リモートワークでのチャットではできるだけ絵文字を使ってみましょう。

対外的に絵文字を使うことはビジネスマナーとして問題ですが、社内コミュニケーションに限り、絵文字はリモートワークには有効に働くと考えています。

(4)情報格差をなくす

リモートワーカーとオフィスワーカーの間に情報格差が存在すると、チームの一体感が損なわれやすくなります。

「オフィスにいなければ知らないこと・わからないこと」は極力なくすようにしましょう。

有効な施策としては

  • 議事録を社員であればどこから、誰でも見られる状態にする
  • 売上・利益・資産状況もリモートからアクセスできるようにする
  • 希望があればビデオ会議を自由に傍聴できる

といったことが考えられます。

チームで起こっている課題の共有は、一体感の醸成につながります。

また議事録はカッチリしたものでなくてかまいません。メモ書き程度でも充分雰囲気を掴むことができるでしょう。

メンバーに負担をかけずに、情報をフラットに共有することが大切です。

(5)外部コミュニケーションとの使い分け

社内でのコミュニケーションはチャットで行う方がスムーズな一方、外部のパートナーや顧客とのコミュニケーションと使い分ける必要があります。

チャットのメリットは

  • その場でリアクションがもらえる
  • やり取りに時間差が生じない

ことですが、外部とのコミュニケーションではそれがデメリットになることがあります。

即時的なコミュニケーションや要望は、社内であれば

  • 対応してあげよう
  • 相談に乗ってあげよう

と思うものですが、これが外部からの要望ではそうもいきません。

顧客によって優先順位をつけることも難しいため、想定外のコミュニケーションコストがかかり、社内の生産性を落とすことにもなりかねません。

これらの点から、外部のコミュニケーションではリアルタイムにやり取りが発生するチャットツールは使わない方がよいと考えています。

補足として、パートナー企業でもチャットツールを導入しており、

  • 双方にリテラシーが十分にある場合
  • チャットの特性を理解し、即時応答を求めないやり取りを前提とする場合

などでは、メールより簡便な対外コミュニケーションとしてチャットツールは役に立つでしょう。

さいごに

今回は、リモートワークを検討している企業担当者の方に向けて

  • リモートワークのメリットと特徴
  • リモートワークの具体的な導入ステップと注意点

についてお話ししました。

リモートワークに役立つさまざまなツールがあることもご理解いただけたと思いますが、ポイントは「オフィス勤務のメンバーにもリモートツールに慣れ親しんでもらうこと」です。

ツールがリモートワーカーからの一方的な報告ツールになってしまっては、リモートワークの本来の効果が失われてしまいます。

またオフィス勤務をしているメンバーも、これから何かのきっかけでリモートワークに働き方を転換するかもしれません。

これから政府のダイバーシティ推進政策や働き方改革によって、ますます多様な働き方が求められるようになっていくでしょう。

今回の記事が、あなたの会社がリモートワークに取り組む直接的なきっかけになれば幸いです。

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「働き方改革」何から取り組めば良い?
とお悩みの企業担当者の方へ

いざ、働き方改革!とは言ったものの、長時間労働の是正や非正規と正社員の格差など、その施策は多岐に及びます。

やるべきことが分からず、まずは今話題の残業代の抑制から取り組んでみたという企業が約86%を超える中、その半数にも及ぶ、約44%の従業員が残業代抑制に関する満足度を実感出来なかったと回答をしています。

このようにそもそもの目的を見失い、残業代を減らしたり、休みを増やしたところで、従業員の満足度が下がればその施策は無意味なものとなります。

何から始めて良いのか分からない・従業員満足度を向上させたい、とお困りの企業担当者は、まずは福利厚生アウトソーシングサービスの導入を検討しましょう。

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福利厚生サービス ベネフィット・ステーションは、

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ぜひこの機会に福利厚生制度の拡充を検討していきましょう。


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