業績向上を導く!組織活性化のための6つの取り組みを解説

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業績向上を導く!組織活性化のための6つの取り組みを解説

リーダー・経営者にとって「組織が活性化し、社員が活き活きと働く会社になる」ことは理想的な状態といってもよいでしょう。

そういった組織はパフォーマンスも自然に向上していきます。

現在、あなたから見た組織は

  • メンバーの元気がない
  • メンバーのモチベーションが低い
  • 職場コミュニケーションが活発でない
  • 人が育ちにくい、離職が目立つ

という状態に陥っていないでしょうか?

今回、その問題を解決すべく「組織活性化」を図るための具体的な取り組みをまとめました。

筆者自身が実践し、成果を挙げたものもご紹介します。

  • かんたんに実践できるもの
  • 社員を巻き込みやすいもの

をピックアップしているので、ぜひ最後までご覧ください。

組織が活性化した状態とは

組織が活性化した状態とはどんなものでしょうか。

さまざまな考え方がありますが、筆者の考えでは以下のような状態だと考えています。

  • 経営理念・ビジョンが明確に共有され、共感を得ている
  • 社員が独自に動き、成長していく
  • 育成の仕組みができている
  • モチベーションが高い
  • コミュニケーションが活発である

今回ご紹介する取り組みを実践することで、上記のような状態が実現しやすくなるでしょう。

組織活性化を実現するための取り組みを紹介

ここから組織活性化に有効な6つの取り組みをご紹介していきますが、まず前提として、筆者が組織活性化のために必要と考えている要素をお伝えします。

それはメンバーに「社会的使命感」を持ってもらうことです。

社会的使命感を持ってもらうことが大切

組織活性化のためには、組織・企業の方針を「ビジョン」という形でチームに共有することが欠かせません。

なぜかというと、

  • 自分が今している仕事は、会社にとってどういう意味があるのか?
  • 社会にどのような影響を与えるのか?
  • どんな将来につながっていくのか?

をメンバーに理解してもらうことで「社会的使命感」を持てるようになるからです。

社会的使命感はモチベーションを左右する大きな要素です。

チームが困難な状況に直面したときでも、社会的使命感がメンバーのやる気を支えてくれることがあります。

メンバーが個人目標、そしてチームのビジョンに対して「社会的使命感」を感じていれば、その組織はどんどん活性化していきます。

「社会的使命感」をメンバーが感じるようになるためには、

  • 会社の方針
  • チームの役割
  • チームの貢献・存在意義

を上長が自分の言葉で語ることが大切です。

会社の経営方針や経営計画をそのまま説明するだけでは、メンバーは本当の意味で納得はしません。

「今期目標は●●●万円で、前期比率●●%」といってもピンとこないものです。

経営方針をさらにブレイクダウンして、自分のチームの担う役割は何なのか?と納得してもらうことが大切です。

会社のビジョンのブレイクダウン

社会的使命感の醸成に有効なのが「ACHIEVE(アチーブ・達成)MTG」です。

取り組み(1)ACHIEVE(アチーブ・達成)MTG

ACHIEVE MTGとは、個人的な目標からビジョンまでを語り合う場です。

半年に1~2回ほど、チーム全体でビジョンを語り合う場を設けるものです。

内容としては、1日かけて、メンバーが個人とチーム(会社)の目標を共有します。

ただ話すだけでなく、付箋などを使ってログや意見を残します。

順番は以下のようにすると良いでしょう。

  1. 会社やチームの目標について自由に話す
  2. 個人の目標を話す
  3. カテゴリー別に分類する
  4. チームの目標、ときには会社の目標に落とし込む

まず最初に、会社やチームの目標=ビジョンについて話すのは理由があります。

ビジョンというのは、羅針盤のようなもの。

会社がどのような方法を向いて進んでいるのか腹落ちして理解しないと、本質的にはバラバラの仕事をしていることもありえるのです。

また、社員のモチベーションを高める意味でも「自分の仕事の意義」を会社のビジョンにつなげて考えてもらうことが大切です。

会社のトップやリーダーから「ビジョンはこうだよ」と話すだけでなく、今自分はビジョンをこう捉えているというディスカッションをしてもらいましょう。

「実は会社のビジョンというのはこういう事を意味しているのでは?」という気づきが見えてきて、組織目標に対する自分事化も期待できます。

また「将来的にこうなりたい」という個人目標とセットにすることで、より目標を追うのが楽しくなります。

そして「では、この人にはこういう仕事を担当してもらおう」という上長の気づきにつながることも多いのです。

ちなみに経験上、個人目標→会社の目標・ビジョンについて話す順番はあまりおすすめしません。

個人目標は夢があって語り合うだけでとても楽しいものですが、ここからスタートすると話があちこちに飛んでしまい、ビジョンについて納得いくディスカッションができないことがありました。

取り組み(2)上司面談にプラスして、ナナメ面談の実施

ナナメ面談の実施
直属の上司と定期的な面談をするという仕組みは、多くの企業で取り入れられています。

Yahoo!が早くから1on1面談として実施して、組織活性化に大きな成果を出したのは有名です。

時間は30分程度が多いようですが、頻度は

  • 週に1度
  • 月に1度

などさまざまです。

もし1on1面談を実践していなければ、まずこれから取り組んでみましょう。

そして筆者としては、上司面談に加え、部署・職種を超えた「ナナメ面談」を実施することをおすすめします。

これは他部署・他職能のマネージャーと、月1~2回程度面談をするというものです。

時間は同じく30分程度で、話す内容は

  • 仕事、それ以外での困っていること
  • 悩んでいること
  • 自分の個人目標、チーム目標について
  • 上司との関係

などです。

特定の面談フォーマットは作らず、自由に相談できる空気を作ります。

それによるメンバーへの効果は以下のようなことが見込めます。

  • 普段とは違った角度のアドバイス、解決策がもらえる
  • 悩みを相談できる人が増える
  • 職種を超えたメンターができる
  • 他職種への理解が促進される

また、社員のモチベーションを左右する大きな要素は「直属の上司との人間関係」であるという調査結果ががあります。

上司本人には相談できない人間関係の悩みを打ち明けられる場としても、このナナメ面談は有効に機能します。

部門・職種という縦軸の面談だけでなく、他部門のマネージャーという「ナナメ」にネットワークができることで職場コミュニケーションが向上できます。

「こんな話せる人だったんだ!」とメンバーが感じれば、あらたな信頼関係を創出してくれるもとにもなるでしょう。

また、これはマネージャー自身の成長にもつながります。

世の中のマネージャーを対象にした調査では、固定化した業務しか経験していないマネージャーが多くいることがわかりました。

ナナメ面談を通して

  • 他の職能のメンバーがどのようなことに悩んでいるか
  • 自分たちの職能がどのように見えているか

を理解することができ、より全社的な視点が持てるようになります。

取り組み(3)無駄をなくす会議の実践

これは、筆者が在籍していた企業でも実際に行われていたもので、ぜひ実践してもらいたいことです。

サイバーエージェントでも「棚おろしMTG」として実践されているそうです。

方法としては、個々が「業務の棚卸」をして、

  • 共通の業務は何か
  • それぞれを誰が担当しているのか
  • どのように処理しているか
  • 1週間のうち、頻度はどれだけか

を持ち寄り、把握します。

そして、重複していることや無駄がないかを洗い出し、カテゴリーに分けて合理化を図っていきます。

合理化を図るためのおすすめのカテゴリー分類は以下です。

  • やめること
  • 減らす、減らすためのルールを作ること
  • 人の力を借りること
  • マニュアル化すること
  • やり方や順番を変えてみること
  • 次回のための保留案件にすること

さらにこの取り組みを実践するうえでのポイントは、3つです。

自分の仕事について、人から指摘をもらうこと

自分の仕事で「これは不要です」というのは正しい判断ができなかったり、言いにくいこともあります。

第三者の視点から「これはこのように合理化できるのでは?」と指摘してもらうことが有効です。

指摘してもらう側の心得として、指摘は素直に受け止めましょう。仕事自体が無駄と言われているわけではありません。

「やると決めたこと」は当日から実行すること

最初は、どうしてもルーティンと異なる作業は不合理に感じます。

手数が2つ3つ増えても、やり慣れた方法が早い、という方もいるでしょう。

そのため即日決行し、週1のルーティンなら1か月、毎日や隔日のルーティンなら1週間は続けてみます。

ファシリテーターを設定し、時間を区切って行うこと

「無駄をなくす会議」が会議の時間を使ってしまっては本末転倒です。

ファシリテーターは以下の心得を持っておきましょう。

ファシリテーターの心得

時間を削ることだけを意識すると、作業を減らすだけに目がいきがちです。

「どうすれば効率化しつつ最大の成果を出せるか」を問いかけるよう意識してください。

取り組み(4)マルチ担当制

このマルチ担当制とは、

  • 一人が複数の部門を担当(※業務でなく、部門であることがポイント)
  • 一つの業務に複数人の担当者をつける

ことを意味します。

合理化や責任感を持たせる意味でも、一つの業務は一人が担当した方が良いこともあります。

事実、人員削減が進んだ日本では、業務に対して「専任担当者」をつける企業が多くなっています。

特に営業の場合は、顧客の専任担当者をつけることは、信頼を得るために有効な手段です。

しかし、一つの業務を一人の担当者がみることは

  • 自由に休めない=自分がいないと動かない
  • 他の人の仕事内容を理解しきれない
  • 自分のことだけで手いっぱいになり、コミュニケーションが不足する

といった弊害もあります。

そこで、筆者の会社でもマルチ担当制を導入してみたところ、組織活性化に大きなプラスとなりました。

できれば、主体性も維持するため、一つの業務に

  • メイン担当
  • サブ担当

をつけてみましょう。

営業でいえば、顧客別の担当ではなく、エリアに分けてメイン担当・サブ担当をつけるやり方です。

マルチ担当制

以下のようなメリットが実際にあると感じています。

複数の部門を担当することで、全社的な視点が身につく

一人が一つの職種・部門でなく、複数の部門を担当することで、全社的な視点・俯瞰した視点が身に付きます。

「この部署は自分たちの仕事を理解してくれない」「この部署には負けたくない」というすれ違いや張り合いが生まれにくくなります。

大手など社員数が多い、部門数が多い会社では、一気にマルチ担当制に移行するような思い切った動きがとれないことが多いです。

おすすめは、複数部門を担当する「マルチ担当社員」を何人か任命し、各部門に割り当ててみることです。

その社員たちが発揮する効果によって、自社にマルチ担当制が有効かどうか、判断することができるでしょう。

情報が共有され、この人がいないとわからないという仕事がなくなった

また「この人がいないとわからない」という仕事がなくなったことも大きなメリットです。

メイン担当とサブ担当を持つことで、決裁権・相談先が状況に応じてスムーズに移行します。

下記の「スムーズな問題解決」とも共通しますが、

  • 引継ぎが不要になる
  • 一人で判断するのではなく、メインとサブ担当による議論

によって迅速な行動が可能になります。

スムーズな問題解決

一人のメンバーが複数の部門にかかわっていると、以下のように思考が変わります。

実践前
  • 「あの部署は自分たちの内情を理解してくれない」
  • 苦手意識・どう説得するかに意識が向く
実践後
  • 「自分がやっていた部署の仕事は、外からはこう見えるのか」
  • 協働意識・全員が腹落ちする着地を目指す

これらが実現することで、より組織活性化・コミュニケーション向上が図れるでしょう。

取り組み(5)職場懇親会の実施

懇親会は、職場コミュニケーション活性化のためにも大切なイベントです。

しかし、漫然と懇親会を行っても、ただ集まって飲むだけの会になっては意味がありません。

以下の4つのポイントを押さえて行いましょう。

ポイント(1)頻度は2か月に1回程度がおすすめ

職場懇親会の頻度は、チームの規模にもよりますが、2か月に1回程度がおすすめです。

理由としては、以下の2点があります。

  • あまりに頻度が高いと、集まって飲むだけの会になってしまう
  • 幹事メンバーに業務負荷がかかる

もちろん、有志のメンバーで飲みに行く機会は多いに越したことはありません。

ポイント(2)幹事担当は持ち回りに/新人と中堅メンバーをセットで

幹事担当は持ち回りにすること。

懇親会の幹事は、意外にやることが多いものです。

ざっと挙げても以下のようなやり取りが発生します。

  • 会場の選定・予約
  • メンバーの出欠の確認・確定
  • イベントの企画
  • 上司へのスピーチ依頼
  • 当日の司会・進行

 

また、

  • 持ち回りの担当制にすること
  • 幹事は新人と中堅メンバーをセットにする

とすることが重要です。

新入社員に幹事を担当してもらうことで、職場メンバーへの働きかけを習得してもらう期待ができます。

また新人だけに任せるのではなく、中堅メンバーと組ませることで新人が

  • 人を巻き込むスキル
  • パートナーシップ

を身に着けることができます。

新入社員は、覚えることも多く目の前の仕事で手いっぱいになっていることが多いものです。

職場懇親会が負担のかかるイベントにならないよう「楽しいイベントを考えてみようよ!」という働きかけをしてみてください。

ポイント(3)モチベーションを高めるイベントとして考えよう

さきほど、ただ飲むだけの会にならないように、とお伝えしました。

職場懇親会は、チームのモチベーションを高める場として位置づけることをおすすめします。

具体的には、懇親会の場で

  • 成果を挙げたメンバーやチーム
  • チャレンジしたメンバーやチーム
  • 失敗してしまったが、前向きに取り組んだメンバーやチーム

を表彰し、称えるイベントを企画してみましょう。

皆が集まる場所で頑張りや成果をほめられることは、モチベーションアップに非常に効果的です。

懇親会は表彰の場として

ポイント(4)懇親会で会社・チームのビジョンを共有しよう

会社やチームのビジョンは、メンバーが仕事に社会的使命感を持って、前向きに取り組むために必要です。

「何のために仕事をしているんだろう…」と定期的に思ってしまうような職場では、コミュニケーションの活性化も充分にできません。

普段の仕事よりも、楽しい場の空気を活かしてビジョンや目標を伝えた方が、浸透しやすいためおすすめです。

取り組み(6)IT活用の促進:得意な社員にミッションを持たせる

組織活性化のためには、IT(情報技術)の活用はいまや欠かせません。

IT企業では「いまさらITなんて…」と思う方も多いでしょう。

しかしIT企業でも、実際に「Excelがほとんど使えません…」という社員がいるのも事実です。

また、マネージャーがITオンチだと、さまざまな仕事に弊害が出ます。

資料を紙で提出することを求めてフォーマットを変更させる、などです。

マネージャーは自分への報告をできるだけ単純化して、その他、コアな業務にメンバーが集中できるようにするべきだと思います。

組織全体で

  • PCメール
  • メーリングリスト
  • オフィスツール

という、基本のITツールを使いこなせているのか振り返ってみましょう。

意外にできていない人がいるかもしれませんよ。

組織がこのレベルに到達していなければ、新しいチャットツールなどを導入しよう、と思っても見切り発車になってしまいます。

逆にいえば、このスキルを整備するだけでチームのコミュニケーションは改善されることが多いです。

また、組織のITスキルの改善にあたっては「ITに詳しいメンバーを推進役に任命」することをおすすめします。

業務時間を使って「あれ教えてよ、これ教えてよ」と言われてしまうと、メンバーも「忙しいのに何で人の世話を焼かなければいけないんだ!」と思うかもしれません。

「IT推進役」として任命し、それに応じた評価をするという仕組みにすると、やる気を持って取り組んでくれるでしょう。

さいごに

いかがでしたか。

今回の記事では、組織活性化のためにぜひ行ってほしい取り組みを事例を交えてお伝えしました。

改めて、まとめておきましょう。

  • 会社のビジョン・個人の目標を共有するACHIEVE MTG
  • 他部署の上司と行うナナメ面談の実施
  • 無駄をなくす会議
  • マルチ担当制
  • 懇親会の実施
  • IT活用の促進

ぜひ、自分のチーム・会社で取り入れられそうだと思ったものを実践してみてください。

組織が元気になり、皆さんが活き活きと働ける環境作りの助けになれば幸いです。

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