幹事必見!「社員懇親会」を劇的に盛り上げる事前手配&当日進行のコツ

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る
幹事必見!「社員懇親会」を劇的に盛り上げる事前手配&当日進行のコツ

社内コミュニケーションの活性化は、チームワークやモチベーションの向上につながり、業務にもプラスの効果をもたらすことが多いものです。

その方法のひとつが「職場懇親会」でしょう。

「飲みニケーション」が効果的に働く業界とそうでない業界はあるものの、定期的な懇親会の開催は

  • 新しいメンバーや他部署との親睦を深める
  • メンバーの気分転換になる

といった効果があります。

会社によっては「懇親会を盛り上げ、社員の団結を強くする」ことを担当者の業務成果として認めることもあるほどです。

しかし「懇親会の幹事が初めてで、どうしたらいいかわからない」という方も多いはず。

そこで今回、過去3年・大小含めると20回に渡り、社内懇親会の運営を取りしきってきた筆者が

  • 職場懇親会で失敗しないための事前準備・手配
  • 盛り上がるおすすめの企画
  • 当日進行の注意点

を徹底解説します。

「職場懇親会」はあくまで会社の取り組みの一環です。

懇親会が有意義なものになれば、幹事としてのあなたの評価もプラスになると思っています。ぜひ最後までご覧ください。

懇親会を実施する目的を知る

職場懇親会は、会社が一部・または全額を負担して開催することが多くあります。

その点で「職場メンバーによる有志の飲み会」とは意味合いが違ってきます。

会社の規模によって、実質少人数の飲み会になる場合もありますが

  • 懇親会をなぜ行うのか?
  • 上司や経営層は、職場懇親会にどんな効果を求めているのか?

を知っておくと、メンバーだけでなく、上司からも喜ばれる懇親会にできることでしょう。

懇親会の代表的な目的は3つ

懇親会の代表的な目的を下記にピックアップしてみました。

  • 新しく加入したメンバーとの関係構築
  • チーム内での一体感を高める
  • 最近では、リモートワーカーとオフィスワーカーの懇親のためだったりも

これを理解しないと、職場懇親会が「普通の飲み会」になってしまうので注意しましょう。

1か月前からはじめればOK!盛り上がる懇親会の準備・当日マニュアル

しかし「懇親会の幹事がはじめてで、何から取り掛かったらいいかわからない!」という方も多いはずです。

そこで本記事のメインとして「懇親会で失敗しない事前手配・当日進行」を伝授しましょう。

まず、全体の準備・当日の流れを載せておきましょう。

  1. 日程の確定
  2. 会場の予約
  3. 上司・社長への挨拶依頼
  4. 進行の企画・作成
  5. 当日のアテンド・進行

特に「3」「2」が幹事初心者が漏れやすい項目です。

事前準備(1)2~3人の幹事チームを構成しよう

2~3人の幹事チームを構成しよう
もしあなたが名指しで懇親会の幹事を依頼された場合、ごく少数のチームでない限り、もう1~2人、手伝ってくれる人を巻き込みむのがベストです。

というのは、あなたの業務は懇親会の幹事だけではないはずだからです。

慣れている方ならともかく、新人の方はただでさえ業務のことで頭がいっぱいだと思います。

新入社員が懇親会幹事を担当したときにありがちなのは、圧倒的に「ケアレスミス」です。

  • 会場の予約を忘れていた
  • 取締役に声をかけるのを忘れていた
  • 必要な備品の手配・購入を忘れていて、当日に間に合わなかった

などです。

一人でやりきれない場合、あなたの責任になってしまう可能性が高いため、手伝ってくれそうな同期・先輩・後輩に声をかけてみましょう。

「周りを巻き込める」ことであなたの評価も上がる

これは知人の経営者の弁ですが「仕事の大小かかわらず、他のメンバーを巻き込んでいける人は、高く評価したい」と言っています。

懇親会もその例外ではありません。あなたが、人を巻き込めるというところを見せるチャンスでもあります。

2~3人で幹事を担当する場合、

  • 当日の企画を主に考える人
  • 会場の手配をする人
  • メンバーに周知・連絡をする人

という風に分けるのも有効です。

事前準備(2)日程の確定をする

懇親会の日程は、早めに確定させておくにこしたことはありません。

もし会社の慣習で、懇親会の日程が決まっている場合、このフェーズはスキップしてOKです。

日程の確定方法は、社員の人数や慣習によって変わりますが、主に、以下の2つのパターンがあります。

人数は目安と考えてください。

  • 20人以上の比較的大規模な懇親会:「決め」で日程を決定する
  • 20人未満の規模の懇親会:メンバーにヒアリングし、日程を決める

大人数だったり、全社的な懇親会の場合は「決め」で日程を置いてしまってかまいません。

一人ひとりの予定に合わせようとすると、いつまで経っても日程が決まらないからです。

注意点として、社内のキーパーソンとなる人物、例えば

  • 社長
  • 取締役
  • 部長クラス

の出欠は漏れなく確認しましょう。

少人数の懇親会の場合は、もっと柔軟に日程を決めて良いでしょう。

全員にチャットやGoogleアンケートで投げかけて、都合の良い日程を聞いてもかまいません。

ちなみに、職場懇親会を土日に開催することは、プライベートを大事にする社員の反発を避けられないため平日の夜がおすすめです。

土日に集まって皆でイベントをする、という風習の会社もあると思いますが、個人的には一年に一回までの頻度が無難だと思っています。

事前準備(3)1か月前:会場の手配をする

開催候補日の約1か月までには、会場の予約をしましょう。

もしピンポイントで懇親会日程が決まっていた場合、もっと早めに予約しておくと安心です。

では、どこで懇親会を開催するのがベストでしょうか。

懇親会でおすすめの会場には以下のようなものがあります。

  • ダイニングバー・居酒屋
  • スポーツバー
  • ホテル・結婚式場

それぞれ特徴と、注意点をお話ししていきましょう。

ダイニングバー・居酒屋:少人数の個室から二次会会場まで幅広い選択肢がある

ダイニングバー・居酒屋

職場懇親会の会場として、もっともポピュラーなものが「ダイニングバー・居酒屋」です。

  • レストラン
  • カフェバー

もこのカテゴリに含みます。

個室居酒屋から、大人数の貸切にも対応できる会場まで幅広いものがあります。

注意点として、大がかりなイベントを行いたい場合、スクリーンや音響などの設備がない場合があります。

「結婚式の二次会」を普段から行っているような会場なら、高い確率でこれらの設備があります。選ぶ際の参考にしてください。

スポーツバー:アクティブな会社の懇親会にはおすすめ

スポーツバー
スポーツ好きな社員が多い、ノリがいいチームなどの場合は、スポーツバーでの懇親会もおすすめです。

人気のある大会と合わせての開催であれば、非常に盛り上がるでしょう。

注意点は、他の会場と比べて圧倒的に騒がしいことです。社内にそういった雰囲気が苦手な人がいないか確認しましょう。

また、普段合わない社員同士の親睦を目的とする場合はあまりおすすめしません。

  • 声が聞こえにくい
  • 貸切が難しく、他のお客さんも混じってくる

といった理由からです。

ホテル・結婚式場:費用はかかるが設備は充実

ホテル・結婚式場

「結婚式場で懇親会?」と思うかもしれませんが、50人以上の職場懇親会の場合、筆者もよく利用していたのが「ホテル・結婚式場」です。

ホテルは、結婚式の入りにくい平日夜は「宴会プラン・会場貸切」を実施しています。

会社のパーティーなども多く受けているためスタッフも慣れており、設備使用の相談もしやすいでしょう。

  • 映像や音響を使っての大がかりな演出
  • 着替え室などの付帯設備

も使えることが多く、盛り上げたい懇親会には持ってこいです。

参考までに「結婚式場」としてより、「二次会場」として認知されている会場がおすすめです。

結婚式然とした会場は、会場費も高めに設定されており、懇親会のコスト制限を超えてしまうことがあるからです。

事前準備(4)できれば会場の下見に行こう

できれば会場の下見に行こう

会場の本予約をする前に、可能なら直接現地を見に行ってみましょう。

  • 写真で見るよりも狭かった
  • 新しいと思ったが、意外に古い会場だった

など、直接見てみないとわからないことも多いものです。

土日や平日ランチタイムなどの、忙しい時間帯を避ければ、中もしっかり見ることができるでしょう。

会場の雰囲気がOKなら、そのまま予約・相談ができるという利点もあります。

予約する際の注意点は3つです。

  • 借りられる備品の確認
  • 人数最終確定日
  • 支払い方法

予約する際の注意点(1)借りられる備品の確認

その会場で借りられる備品を確認しておきましょう。

事前に電話で聞くのもありですが、音響の機材など、専門的なことは受付スタッフが分かっていないこともあります。

大規模な懇親会の場合、それによって企画内容が変わるため

  • スクリーン/プロジェクター
  • マイク
  • 音響設備
  • 着替える場所

の有無を押さえておきましょう。

予約する際の注意点(2)人数の最終決定日を確認

会場からも念押しされると思いますが、懇親会の予約では一般的に「人数の最終確定日」が存在します。

一般的に、1~2週間前が多くなると思います。

これは、人数に応じて食材・ドリンクなどの手配をする必要があるためです。

最終決定日を過ぎて人数が減った場合でも、確定時点の人数分で請求が来ます。

「やっぱり行けなくなりました」という人がちらほら出てくるのも、懇親会ではよくあることです。

会場側の最終決定日の数日前を、社内出欠の締め切りに設定しておくと安心です。

予約する際の注意点(3)支払い方法

最後に、対応可能な支払い方法を確認しておきましょう。

法人で何度か利用している会場であれば、会社名義の請求書発行(後払い)に対応してくれるかもしれません。

しかし多くの場合は

  • クレジットカードでの当日払い
  • 現金での当日払い

になると思います。

会社名義のクレジットカードで支払い・清算ができるか否かで、当日メンバーから会費を(一時的にでも)集めるかどうかが変わります。

懇親会の最後でバタつかないためにも支払いの流れを確認しておきましょう。

事前準備(5)上司・関係者にスピーチの依頼をする

上司・関係者にスピーチの依頼

次の準備として、上司・取締役、場合によっては社長などに

  • 乾杯の発声
  • 締めの挨拶

の依頼をしましょう。

懇親会がどんな進行になる場合でも、上記は必須と思っておいて間違いありません。

初めて懇親会の幹事をする新卒社員が起こすミスの多くがこの「挨拶の依頼忘れ」です。

数日前・当日に言われても、何を話したらいいか困る人も多いです。

何とかそつなくこなしてくれたとしても「手配がいまいち」という印象を抱かれかねません。

また、部長・取締役・社長クラスの場合は予定が早めに埋まってしまうこともよくあります。

挨拶のお願いと共に予定を押さえておいてもらうのも忘れずに。

事前準備(6)2週間前~3週間前から企画を立てる

企画を立てる

会場が確定し、挨拶の依頼も終えたら「その会場で何をするか?」の企画を考えましょう。

ここで大切なのは「なぜ懇親会をやるのか?」の目的に立ち返ることです。

なんとなく、盛り上がりそうな企画は色々と浮かぶかもしれませんが

  • 新しく加入したメンバーとの関係構築
  • チーム内での一体感を高める

といった目的に合致しているか?を見直すと、より皆が楽しめる懇親会になるでしょう。

参考までに、これまで筆者が企画した中で、懇親会が盛り上がった成功事例をお伝えします。

実際にやってみて分かったおすすめの懇親会企画!

おすすめの懇親会企画!

ここでは、筆者が企画・運営して非常に評判が良かった企画コンテンツをご紹介します。

実施時の注意点もあわせてお伝えします。ぜひあなたの会社の懇親会に取り入れてみてください。

少人数の懇親会企画を考えるポイント

~20人くらいまでの少人数の懇親会の場合は「全員参加できる企画」にすることが大切です。

そこまで大がかりなことをする必要もありません。

アットホームに、いかに全員が親睦を深められるかという点を重視しましょう。

事例(1)こんなことを話そうカード

参加者やチームの雰囲気によっては、そんなに変わったことはしなくて良さそうというケースもあると思います。

しかし、ただ歓談の時間を設けるだけだと、目の前の人ととりとめなく話して終わりがちです。

そこで

  • 今ハマっていること
  • 最近感動したこと
  • 好きな映画の話

など「こんなことを話そうというお題」を書いたカードを各テーブルに置いておきましょう。

そのうえで、普段あまり話す機会がない人たちを同じテーブルにします。

話題が決まっているおかげで、普段話さない人とでも打ち解けやすくなり、良い親睦の時間になります。

事例(2)誕生日祝い

ベタですが、その月に誕生日の方がいる場合は、お店に頼んでケーキを準備してもらうのも良いでしょう。

前後2日間含めてピンポイントの誕生日の場合、盛大に祝ってあげると大変喜ばれます。

事例(3)業績の達成祝い+写真撮影

もし、期末や月末締め後などで、チーム目標を達成している場合はそのお祝いをするのがおすすめです。

少人数の懇親会の場合は、これが唯一のイベントでもかまいません。

お店のスタッフの方に、事前に写真撮影を頼んでおくとスムーズでしょう。達成お祝いのケーキを囲んでの写真は、きっと良い思い出になるはずです。

次は、大人数の懇親会のおすすめ企画をご紹介します。

大人数の懇親会企画を考えるポイント

大人数の懇親会の場合は、会場も必然的に広くなり、色々な企画が可能になります。

それだけに、一部だけが盛り上がったり、温度差が生まれない企画にすることが大切です。

事例(4)誰が一番か当てるゲーム

誰が一番か当てる

大規模な会場を使って行う場合、もっとも盛り上がったおすすめの企画がこちらです。

やり方は以下です。

  • 代表者を4~5人ピックアップし、前に出てもらう
  • 競争する種目を準備する
  • 誰が一番かを各チームに予想し、賭けてもらう
  • 正解のチームにポイントを与える

といったことを、数回行って優勝チームを決定する企画です。

かなりヒートアップしますので、お店に迷惑がかからない配置で行いましょう。

貸切でない場合は、やめておいた方が無難です。

何の種目をやってもらうかですが、筆者のおすすめは以下です。

  • 早食い競争(事故の起こらない・汚さない食材を選ぶこと)
  • モニターと連動できる場合、複数対戦ゲーム
  • 万歩計でのカウント数
  • 場所が広い場合はフラフープ回し(誰がもっとも長く続けられるか)

事例(5)イラスト伝言ゲーム

イラスト伝言ゲーム
会場を広く使える場合は、こちらの「イラスト伝言ゲーム」も盛り上がります。

基本的に用意するものは「スケッチブックとマジック」のみ。

各チーム代表が司会者からお題を受け取り、何も見ずにイラストを描いて、そのイラストで伝言ゲームを行います。

声でメンバーにヒントを伝えるのは禁止です。

最後のメンバーは回答役です。

正解したらポイントが入る方式にして、何回か行い優勝を決めましょう。

メンバーの絵心によって、明らかに違うものへと変貌していくチームもあり、大変盛り上がります。

ポイントは以下の3つです。

  • 各チーム、違うお題にすること
  • 極端に難易度が変わらないものにすること
  • あまりにも特徴的なお題は避けること

事例(6)MVP表彰

これは会社で人事制度の一環として導入している場合もあります。

通期や半期で活躍した人をメンバーにアンケートを取って、表彰するのも良いでしょう。

これは社員のモチベーションアップにも大きな効果があります。

やはり、日頃の頑張りや成果を皆に認められるとうれしいものですよね。

その場合、上司から与えられた評価ではなく、メンバーから挙がった声、つまり周りからどのように認められていたかを本人に伝える内容にしてあげると良いでしょう。

筆者の会社では、これが半期に一度の大規模懇親会の主要企画のひとつになっています。

事例(7)このプロフィールは誰?ゲーム

懇親会の目的として「新しく入ったメンバーとの親睦を深める」ということがあるとお話ししました。

「この人はどんな趣味があるのだろう?」といった人となりやプロフィールを知ってもらうために有効なゲームがこちらです。

やり方としては以下です。

  • 新人メンバーを複数人(4~5人目安)ピックアップする
  • 事前アンケートをもとに、どれか1名に当てはまる特徴・プロフィールをピックアップする
  • たとえば「実は動画投稿が趣味なのは誰?」など
  • 複数のチームで、誰のことかを回答してもらう

といったクイズ形式です。

複数問実施すれば、「この人はこういう趣味・背景があるんだ!」とメンバーにも理解してもらえるため、新人の方も溶け込みやすくなるでしょう。

注意点として、本人がばらされたくないと思っているような、入り込んだこと・デリケートなことは取り上げないようにしてください。

補足:メンバーにDJ趣味の人がいる場合は強い味方に

DJのイメージ

最近では、DTM(デスクトップミュージック)にはまっている人も増えてきています。

クラブでDJなどをしていなくても、自宅でのDJプレイが趣味な人もいるでしょう。

もし社内にそういった方がいれば、BGM担当として懇親会の強い味方になります。

経験上、皆の前でプレイすることが嫌いではない人が多いため、好意的に協力してもらえると思います。

懇親会当日の進行・注意点

懇親会当日の進行・注意点
ここまで行っておけば、懇親会の準備はほぼバッチリといえます。

しかし、当日が無事にお開きになってこそ幹事のミッションは完了です。

皆が満足いく会にするために、以下のポイントを覚えておきましょう。

  • 会場には30分前に着いておく
  • 時間10分前には締めに向かう
  • 閉会後は、スタッフへの挨拶をする

会場には30分前には着いておく

ある懇親会のとき、幹事ながら仕事が終わらないのか、皆が出発するときもまだ仕事をしているメンバーがいました。

案の定、彼が会場についたのは全員到着後でした。

真面目な人ほど懇親会を優先して仕事を切り上げにくいものですが、開会が遅れると、かえって幹事の印象をマイナスにしてしまいます。

「今日は懇親会があるので、現場でお待ちしてます!」くらいの声をかけられるといいですね。

こういったときも、複数人を巻き込んでおくと、1人で先に出るわけではないため気が楽になります。

どうしても終わらない仕事があったときも、先に会場に向かって準備してもらう、という対応が可能です。

時間10分前には締めに向かうこと

経験からいうと「いかにスムーズに締めるか」が意外と難しいのです。

締めの挨拶が予想以上に長くなったり、皆が席に座ったまま話し込んでしまう…となると、会場側にも迷惑がかかりますし、懇親会がすっきり終わった感じがしません。

また、あまりにメンバーを「帰りますよ!」と急き立てるのもイヤなものです。

余裕を持って、閉会時間の10分前には、締めの挨拶に向かうようにしましょう。

このタイミングが、懇親会の余韻を残しつつ「そろそろ帰るか」という頃にスタッフから声がかかるベストタイミングだと思っています。

締めの挨拶後に拍手・一本締めを持ってくること

古典的ですが、懇親会をすぱっと締める方法は、

  • 拍手
  • 一本締め

を持ってくることです。

  • 締めの挨拶に対して拍手で結ぶ
  • 挨拶中で一本締めを行ってもらう

といったことで、和やかに懇親会が結びます。

そのまま「では皆さん、忘れ物のないようにお帰りください!」と声をかけると、嫌味なく退出をうながすことができます。

閉会後は、会場スタッフへの挨拶を忘れず

最後、幹事として会場スタッフに一言お礼をいうだけで、ぐっと印象はよくなります。

多少、酔って騒いだ人がいたとしても、最後に気持ちよくお礼を言えば、片付けてくれるスタッフも喜ぶものです。

その会場が次から懇親会の定番になれば、それはあなたの功績といって良いです。

次に幹事をやることになったとしても、非常に話が早いでしょう。

さいごに

今回、筆者の経験を元に

  • 職場懇親会で失敗しないための事前準備・手配
  • 盛り上がるおすすめの企画
  • 当日進行の注意点

をお伝えしました。

最後に、懇親会の幹事だからといって、あなたが食事をおろそかにするほど動き回る必要はありません。

あれこれ手配をしていると食事の暇もないかもしれませんが、あなたにもメンバーと親睦を深めてほしい、と上司も思っているはずです。

そのためにも、ぜひ複数人を巻き込んで幹事チームを作りましょう。

交代で進行をチェックしていれば、あなたも気分を切り替えてメンバーと楽しむことができるでしょう。

今回のポイントを押さえれば、懇親会で失敗する可能性は相当小さくできます。

ぜひプレッシャーに思わずに、楽しんで幹事をやってみてください。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る

人材不足解消の特効薬
福利厚生サービス ベネフィット・ステーション

今や中小企業の70%以上が深刻な人材不足と言われています。
人材不足の悩みの多くは、以下のようなものです。
・大手企業と比較すると企業独自としてのアピールポイントが少なく、新しい人材の確保に苦戦する
・福利厚生などの待遇による満足度が低く、既存の社員が大手企業へ転職するなど、人材の流出が止まらない

中小企業の人材不足を解消するには、新規採用または既存社員の離職を減らすかのいずれかの方法しかありません。その解決策として、福利厚生に注目が集まっています。
なぜなら賃金を上げるよりも安価に拡充できるからです。

福利厚生サービス ベネフィット・ステーションは、
・東証一部上場企業の半分の数に相当する、44.7%が導入済み
・120万を超える優待サービスから自分にあったものを使える、幅広い年代層/多様なニーズに対応可能
・従業員1人あたり380円(税抜き)~と、コーヒー1杯と同等の値段で導入ができる

最短2週間で、大手企業と同等の福利厚生を簡単に申し込みができます。また、導入後も従業員が企業担当者を介さずにサービスを利用できるため導入後の事務作業はほとんどありません。

ぜひこの機会に福利厚生制度の拡充を検討していきましょう。


まずは資料を見てみる

TOPへ 人気の記事
シェア